우리는 늘 수많은 정보와 메시지, 리소스에 둘러싸여 있습니다. 일일이 다 파악하는 것이 불가능하게 느껴지는 탓에, 노력을 통합하고, 시간을 절약하고, 체계적으로 관리할 수 있는 여러 방법을 고심하게 만들죠. 생산성 도구를 더 많이 사용한다고 해서 항상 상황이 개선되는 것은 아닙니다. 오히려 업무 부담이 증가하고 확인할 사항만 늘어나는 느낌을 줄 수 있습니다. 그보다는 모든 요구사항을 한 곳에서 처리할 수 있는 포괄적인 솔루션이 필요합니다.

Zoom의 채팅 솔루션인 Zoom Team Chat은 바로 이러한 상황에 도움이 될 수 있습니다. Zoom Team Chat 솔루션은 추가 비용 없이 Zoom 플랫폼에 원활하게 통합되어, 비밀 무기와 같이 원할 때 언제든지 쉽고 빠르게 사용할 수 있는 귀중한 도구가 됩니다.  

하지만 비밀 무기는 다루는 방법을 제대로 알고 있는 경우에만 효과적인 법입니다. 채팅으로 메시지를 전송하는 방법을 아는 것과 Zoom Team Chat 기능을 극대화해서 활용도를 높이는 방법을 아는 것은 전혀 다른 이야기죠.

채팅 환경을 개선하고 업무 시간 중 Zoom Team Chat 사용을 최적화하기 위해 Zoom에서 최신 사용 방법이 담긴 간편한 치트 시트를 준비했습니다.  

전문가가 알려주는 Zoom Team Chat 사용 팁

회신 사용하기

동료 또는 팀과의 채팅 대화가 빠르게 진행될 때는 사람들이 각자 어떤 메시지를 언급하는지 확인하기 어려울 수 있습니다. 메시지 아래에서 '회신' 옵션을 선택하면 특정 메시지에 직접 응답할 수 있고, 응답 내용이 바로 아래에 정리되어 다른 참가자에게 동일한 주제에 대한 의견을 제공할 때도 이를 명확하게 전달할 수 있습니다.

링크 포함 및 미리보기 

'형식' 필드 내에서 '링크 추가' 옵션을 사용해서 링크를 텍스트 내에 직접 포함함으로써 URL을 길게 표시할 필요 없이 게시물을 간결하게 유지할 수 있습니다. 하이퍼링크를 추가한 후에는 텍스트를 게시하기 전 링크를 클릭하고 '링크 열기'를 선택해서 URL을 미리 보며 올바른지 확인할 수 있습니다. 잘못된 링크 공유하는 것을 좋아하는 사람은 아무도 없습니다.

@all과 @mentions는 신중하게 사용하기 

채널에 있는 모든 사람의 주의를 집중하고 싶을 때는 @all 기능이 유용합니다. 이 기능을 사용하면 수신 상대가 현재 활성 상태인지 여부에 관계없이 그룹 채팅 또는 채널의 모든 멤버에게 메시지를 전달할 수 있습니다. 하지만 수백 또는 수천 명이 포함된 그룹에서 이 기능을 사용할 때는 주의가 필요합니다. 

또한 메시지 내에서 @mentions를 사용하여 그룹 채팅 또는 채널의 특정 사용자를 멘션할 수 있습니다. @ 기호와 사용자 이름만 입력하고 드롭다운 메뉴에서 선택하면 됩니다. 조금 더 간단하게 사용하고 싶으신가요? 그렇다면 키보드에서 백스페이스를 눌러 멘션에서 사용자의 성을 제거할 수도 있습니다. 

침착하게 계속 채팅하기

수신되는 메시지가 너무 많으면 누구나 부담을 느낄 수밖에 없습니다. 메시지의 늪에 빠지지 않도록 팀 채팅에서 알림 설정을 조정해 보세요. 자신에 대한 직접 언급이 있을 때만 알림을 받거나, 일대일이나 그룹 채팅 또는 자신이 선택한 특정 채널에서만 메시지를 받도록 지정할 수 있습니다. 이렇게 하면 혼란을 줄이고 언제든지 가장 중요한 정보에 집중할 수 있습니다.

자세한 설명이 필요할 때 다양한 솔루션 활용하기

빠르게 변화하는 오늘날의 작업 환경에서는 자세한 설명이나 시연을 위해 채팅에서 전화 또는 비디오 미팅으로의 전환이 필요할 수 있습니다. Zoom Team Chat은 Zoom 클라이언트에 포함되어 있으므로, 한 앱 내에서 다른 Zoom 솔루션으로 빠르게 이동할 수 있습니다. '비디오로 미팅' 아이콘을 클릭하여 그룹 채팅이나 채널에서 직접 미팅을 시작할 수도 있습니다. 데스크톱 Zoom Mail 클라이언트를 사용하는 경우에는 이메일을 팀 채팅에 공유할 수도 있습니다.

정리된 상태 유지

다양한 프로젝트에서 여러 팀 및 외부 관계자들과 협업할 때는 채팅 앱이 매우 바쁜 장소가 될 수 있습니다. 메시지를 정리하고 혼돈을 줄이는 데 도움이 되는 몇 가지 방법이 있습니다. 

미팅 불참으로 인한 정보 단절 방지  

지속되는 미팅 채팅 기능을 통해 Zoom Team Chat에 미팅 참가자를 위한 전용 그룹 채팅을 생성할 수 있어, 미팅 참가자가 미팅 전이나 중간에는 물론, 미팅 후에도 소통할 수 있습니다. 이 기능이 활성화되면 미팅에서 채팅을 전송할 때 미팅 중 채팅이 해당 그룹 채팅에 표시되어 미팅이 끝난 후에도 대화를 계속할 수 있습니다.

폴더 활용 

Zoom Team Chat 사이드바가 혼란스럽게 보이기 시작할 때 대화, 채널 및 연락처를 정리하고 그룹화할 수 있는 훌륭한 방법이 바로 폴더입니다. 협업 중인 프로젝트 또는 팀에 따라 폴더를 만들면 필요한 대화와 채널을 쉽게 찾을 수 있습니다. 또한 중요한 내부 기업 채널에 대한 폴더를 만들어서 업데이트를 놓치지 않고 중요한 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 하는 것이 좋습니다.

개인 채팅으로 생산성 향상 

'개인 채팅'에 중요한 메모, 리소스, 알림 및 기타 소소한 정보를 보관하여 Zoom Team Chat 안에서 다른 사람에게 보이지 않는 전용 작업 공간으로 활용할 수 있습니다. 데스크톱 클라이언트에서 '개인 채팅'을 사용하려면 먼저 '팀 채팅' 탭을 클릭합니다. '별표 표시' 섹션에서 이름을 찾은 후 메모를 입력하고 '전송'을 누릅니다. 그러면 자신에게 메시지가 전송되어, 나중에 아무 기기에서나 채팅 앱에 액세스하여 메모를 참조할 수 있습니다.  

필요한 항목 검색

솔직히 말해서, 채팅 앱에는 메시지, 파일, 스크린샷 등 정보가 넘쳐나서 정작 필요한 것을 찾기가 어려울 수 있습니다. 다행히도 Zoom Team Chat의 강력한 검색 기능을 사용하면 필요한 자산을 쉽게 찾을 수 있습니다. 데스크톱 클라이언트에서 탐색 모음 상단의 '검색' 버튼을 클릭해 보세요. 검색할 관련 키워드를 입력하면 Zoom이 사용자의 채팅, 채널, 메시지, 연락처를 기본적으로 검색하여 검색 조건과 일치하는 파일 또는 메시지를 찾아줍니다. 또한 검색 범위를 좁히기 위해 '상위 결과', '연락처', '채널', '메시지', '파일'과 같은 필터를 사용할 수도 있습니다.

작업 간소화

시간은 가장 중요한 리소스입니다. Zoom Team Chat은 가장 필요할 때 속도를 높일 수 있게 해줍니다.  팀 채팅을 통해 일상적인 활동을 원활하게 수행할 수 있는 방법을 소개해 드리겠습니다. 

중요 메시지에 대한 미리 알림 설정

일상 업무가 정신없이 돌아가다 보면 중요한 메시지를 놓칠 수도 있습니다. 무언가 놓쳤을지도 모른다는 걱정에 스트레스를 받기보다는 가장 적합한 시간에 중요한 메시지에 대한 미리 알림이 표시되도록 설정하세요. 미리 알림 기능을 사용하면 수신된 메시지에 대해 다시 알림을 받을 시간을 선택하여 해당 메시지를 잊어버리거나 무시하는 일이 없도록 주의할 수 있습니다.

AI 지원으로 시간 절약 

적시에 응답을 제공해야 하는 경우에는 Zoom IQ(일부 요금제 고객에게 무료 평가판을 제공)가 포함된 팀 채팅 작성 기능을 사용해서 대화 상황에 따라 메시지 초안을 작성할 수 있습니다. 메시지 톤과 길이를 변경하여 제안된 답변을 맞춤화할 수 있습니다.

상태 메시지 설정 

상태 메시지를 사용하면 다른 사용자가 연락처에서 나를 선택하거나 나와 채팅하려고 할 때 보이는 팀 채팅 프로필에 메모를 표시할 수 있습니다. 

이렇게 하면 부재중이거나, 응답이 느릴 수 있거나, 현장 방문 중과 같이 동료들에게 자신의 상태 정보를 편리하게 공유할 수 있습니다. 또한 특정 시간에 만료되는 상태 메시지(예: PTO 종료 시점)를 설정할 수도 있습니다.

통합으로 워크플로 간소화 

팀 멤버에게 중요한 문서를 빠르게 전달하고 싶으신가요? Zoom 플랫폼을 종료하지 않은 상태에서 유용한 타사 앱을 사용하고 싶으신가요? Zoom Team Chat은 수십 개의 인기 있는 애플리케이션과 통합되어 팀의 시간을 절약하고 워크플로를 간소화할 수 있게 도와줍니다.

현재 상태 아이콘 주의 

현재 상태 아이콘을 통해 동료와 채팅할 수 있는지 여부를 즉시 확인할 수 있습니다. 채팅 앱에 표시되는 이러한 아이콘을 통해 다른 사람의 현재 상태를 확인하고 자신의 상태(현재 상태)도 다른 사람들에게 알릴 수 있습니다. 

현재 상태는 다양한 유형으로 표시됩니다. 회색 빈 원은 오프라인 상태를 나타내고, 녹색 원은 온라인 상태를 나타내고, 비디오 카메라 아이콘은 Zoom 미팅에 참여 중임을 나타냅니다. 이러한 상태가 무엇을 의미하는지 알아두는 것이 좋습니다. 일반적으로 다른 사람에게 연락하기 가장 좋은 경우는 녹색(사용 가능)으로 표시되었을 때입니다. 사용 가능한 상태가 되었을 때 즉시 알림을 받으려면 연락처 이름 옆에 있는 3개의 점을 클릭하고 '대화 가능할 때 알림'을 선택하세요.

채팅 앱에 대해 자세히 알아보기

정보가 기하급수적으로 증가하고 있는 요즘, 채팅 앱은 조직적인 협업을 촉진하고 생산성을 향상시키기 위한 중요한 역할을 수행합니다. Zoom Team Chat을 사용하면 채팅 앱 이상의 효과를 얻을 수 있습니다. 채팅 커뮤니케이션이 가능할 뿐만 아니라 전체 Zoom 플랫폼을 한 곳에 통합할 수 있도록 설계된 협업 허브를 얻는 셈입니다. 이 채팅 앱은 Zoom의 다른 모든 기능과 원활하게 통합되어 프로세스를 단순화하고 원활한 워크플로를 보장합니다. 이러한 통합은 미팅, 전화, 화이트보드 세션 등을 포함한 다양한 모드에 걸쳐 협업을 지원합니다.

Zoom Team Chat을 사용해서 비용을 줄이고 새로운 비즈니스 요구에 맞게 확장하는 방법을 배울 수 있는 웹 세미나에 참석해 보시기 바랍니다. 지금 바로 등록하세요..

*Zoom IQ가 포함된 팀 채팅 작성 기능은 현재 Zoom One 패키지(엔터프라이즈 플러스, 엔터프라이즈, 비즈니스 플러스, 비즈니스, 프로)와 일부 Zoom 레거시 번들(Enterprise Named Host, Enterprise Active Host, Zoom Meetings 엔터프라이즈, Zoom Meetings 비즈니스, Zoom Meetings 프로)에서 영어로만 제공되며, 제한된 기간 동안 무료 평가판으로 이용할 수 있습니다. 일부 업종과 지역은 이용 대상에서 제외될 수 있습니다. 

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