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보다 행복하고 생산적인 미팅을 위한 간단한 팁

보다 행복하고 생산적인 미팅을 위한 간단한 팁

미팅에 모든 시간을 써버리고 있다고 느끼는 사람이 아주 많습니다. 미팅 과학자 Joseph Allen 박사에 따르면, 관리자들은 팬데믹 이전에 업무 시간의 75%를 미팅 준비, 조직, 참석에 사용했음에도 불구하고 절반 이상의 미팅이 만족스럽지 않다는 평가를 받고 있다고 합니다.

목적이 분명하고 사전에 계획하여 적절하게 운영된 미팅은 강력한 도구가 될 수 있지만 비생산적이거나 불필요한 미팅이 많습니다. 그렇다면 좋지 않은 미팅을 지속하는 이유는 무엇일까요? 그리고 어떻게 하면 미팅의 질을 향상시킬 수 있을까요? 

Allen이 Zoomtopia 2020에서 Logitech의 Nicole Baer, Philippe Depallens와 함께 이러한 질문에 답하고 더 많은 이야기를 나눕니다. “집중하는 미팅을 위한 팁” 세션을 시청하시거나 Zoom의 편리한 체크리스트를 다운로드하여 조직의 미팅 문화를 개선해보세요.

미팅 전 준비

스스로에게 물어보세요. ‘이 미팅은 정말로 필요한가?’

간단한 질문 세트를 사용하여 미팅이 정말로 필요한지 평가해 보세요.

  • 미팅의 목적/목표는 분명한가?
  • 나의 목표 달성에 협업과 공개 토론이 필수적인가?
  • 복잡하거나 민감한 정보를 논의해야 하는가?

답변이 ‘예’라면 귀하의 목적을 위해서는 미팅이 가장 적합한 형식입니다. 답변이 ‘아니요’라면, 이메일이나 인스턴트 메시징 또는 간단한 통화로 미팅을 대신하는 것을 고려해 보세요.

참석자 목록 정리

미팅 초대 목록에 있는 모든 참석자가 미팅의 목표 달성에 적극적인 역할을 수행합니까? 협업이 목적일 경우, 참석자를 5-7명으로 유지하세요. 그렇지 않으면 사람은 많지만 실제로 기여하는 사람은 소수인 경우가 발생하게 됩니다. 

주제 작성 및 배포

주제는 대화를 순조롭게 진행하는데 도움이 되며 보다 생산적인 미팅으로 만들어줍니다. 미리 주제를 준비하고 모든 참석자에게 보내어 각자의 생각을 정리하고 해당 주제를 빠르게 이해할 수 있도록 하세요.

적절한 미팅 시간

미팅을 45분 미만으로 진행하도록 노력하고 연속적으로 회의를 예약하는 것을 지양하여 사람들에게 회복할 시간을 주세요. 한 시간 이상 미팅을 진행해야 할 경우(예: 기획 세션), 참석자들이 휴식하고 재충전할 수 있도록 짧은 휴식 시간을 고려하세요.

올바른 마음 가짐 준비

미팅 리마인더가 표시되면 현재 작업을 중단하고 몇 분간 시간을 내어 당면한 미팅에 집중할 수 있도록 마음 가짐을 다잡으세요. 물을 한 잔 마시고, 명상하고 음악을 듣거나 산책을 하세요. 에너지를 충전시키고 방해 없이 미팅에 참여할 수 있도록 하는 행동이라면 무엇이든 좋습니다.

미팅 중에 활용할 수 있는 팁

간단한 잡담으로 시작하기

개인적인 유대감 형성에 시간을 할애하면 보다 효과적인 미팅으로 이어집니다. 업무를 논의하기 전에, 주말에 대한 대화를 하거나 사람들이 어떻게 지내는지 물어보고 적절한 분위기를 조성하세요. 

활발한 조정자가 되기

모든 사람에게 발언 기회를 주는 활발한 대화를 주도하여 사람들이 카메라를 켤 이유를 제공하세요. 참석자의 이름을 불러 참여를 독려하세요. 화면 공유부터 갤러리 보기, 스포트라이트로 빈번하게 화면을 전환하면 참석자의 주의를 집중시키는데 도움이 됩니다.

참여적인 참석자 되기

멀티태스킹이나 탭 서핑을 지양하고, 미팅에 최대한 열심히 참여하고 관여하세요. 미팅 리액션을 사용하여 발표자에게 여러분이 듣고 있다는 것을 표시하세요. 방해하고 싶지 않다면 미팅 중 채팅으로 코멘트를 공유하세요.

주제에 집중하기 

대화가 주제와 관련이 없는 방향으로 흘러가기 시작하면 절차적 의사소통을 통해 해당 목표에 다시 집중하도록 하세요. 관련 없는 논의는 표로 작성하여 오프라인으로 후속 조치를 진행하는 것을 제안하여 미팅이 계속해서 주제에서 벗어나지 않도록 합니다.

포용성에 집중하기

여성 및 유색인종은 직장 내 무의식적 편견을 경험하는 경향이 있으며, 가상 미팅에서는 이러한 불평등이 심화될 수 있습니다. 누가 발언하고 있는지, 누구를 대상으로 말하고 있는지 유념하고 모든 사람이 동등하게 참여할 수 있도록 노력하세요.

미팅 후 후속 조치

핵심 요약 & 후속 조치 보내기

미팅 녹화, 트랜스크립트메모 앱을 활용하여 모든 이해관계자에게 핵심 요약을 보내세요. 이를 통해 모든 사람이 하루 종일 미팅에 시간을 할애하지 않아도 정보를 얻을 수 있습니다. 

기여할 수 있는 추가 기회 제공하기

메모나 녹화본을 보낼 때 추가적인 피드백이나 기여를 요청하세요. 이를 통해 미팅에서 발언하는 것을 불편해 하는 사람이나 미팅에 참석하지 않은 사람을 위해 보다 포용적인 환경을 만들 수 있습니다.

미팅 평가 & 불필요한 미팅 취소

모든 미팅, 특히 고정적으로 진행되는 미팅 이후에는 각 미팅을 평가하고 원래 의도한 목적에 부합하는지 확인하세요. 그렇지 않을 경우 미팅 시간, 빈도를 줄이거나 완전히 취소하세요. 

집중하는 미팅 체크리스트 다운로드

저희의 비디오 온디맨드 라이브러리에서 교육, 의료, Zoom을 통한 연결 및 훌륭한 업무 공간 구축과 같은 주제에 대해 Zoomtopia 2020에서 진행한 세션을 살펴보세요.

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