일상 생활에서 예의를 대체할 수 있는 것은 없으며, 직장 미팅에서 예의의 중요성은 그 어느때 보다도 더욱 커지고 있습니다. 시간 약속을 지키고, 시선을 마주치고, 다른 사람들의 말에 집중하는 등 좋은 미팅 에티켓으로 여겨지는 오래된 가이드라인이 있으며, 이를 비디오 미팅에도 적용하면 생산적인 비즈니스 환경 구축에 큰 도움이 될 수 있습니다. 또한 개인적 평판을 “훌륭한 미팅 호스트”의 영역으로 확장하는 데에도 도움이 될 것입니다.

전통적 비즈니스 회의는 다수의 지연과 방해가 발생한다는 점에서 비생산적으로 여겨졌습니다. Zoom과 같이 안정적이고 사용이 쉬운 비디오 회의 플랫폼은 미팅이 평판을 회복하는 데 도움이 되었지만 모든 참석자의 시간을 최대한으로 활용하기 위한 개선의 여지는 여전히 남아 있습니다.

가장 상식적인 미팅 예의를 몇 가지 예로 들면 미팅 중 식사와 음주를 피하고, 신체적 언어에 주의를 기울이고, 말하는 사람을 존중하는 등 아주 당연한 것들입니다. 다음은 집중적이고 효과적인 Zoom 미팅 보장에 도움이 되는 추가적인 7가지 팁입니다. 

1. 처음에 모든 사람을 소개합니다.

실제 미팅이나 사교 행사에서는 서로 만난 적 없는 두 사람을 소개하지도 않고 대화를 시작하는 일은 없을 것입니다. 가상 미팅에서도 마찬가지입니다. 미팅에 참가한 모든 사람을 미팅 초반에 반드시 소개하고 환영하는 분위기를 조성하며 참여를 독려합니다.

2. 깨끗하고 업무에 적합한 백그라운드를 갖춥니다.

여러분은 참가자들이 지저분한 사무실이나 멋진 미술 컬렉션보다는 미팅의 내용에 집중하기를 바라실 것입니다. 업무에 적합한 예술품과 장식으로 깔끔하게 정돈된 환경은 참가자들의 주의가 산만해질 가능성을 줄여줍니다. 또한 주변의 소음과 움직임이 최소화된 조용한 장소에서 미팅에 참석해야 합니다. Zoom의 가상 백그라운드 기능을 활용하면 지저분하거나 어수선한 곳에서 미팅을 진행한다 하더라도 손쉽게 백그라운드 방해 요인을 제거할 수 있습니다. 

3. 발언할 때는 본인을 보지 말고 카메라를 봅니다.

화면상의 본인을 보며 이야기한다면 다른 곳에 주의하고 있는 것처럼 보일 수 있습니다. 참석자에게 이야기할 때 카메라와 시선을 마주하면 여러분이 측면이 아닌 참석자들을 직접 보고 있는 듯한 인상을 줍니다. 이를 통해 모두가 대화에 참여하고 의견을 개진할 수 있는 환경이 조성됩니다. 웹 카메라와 모니터를 눈높이에 배치하여 카메라를 들여다보고 다른 참석자들과 시선을 맞출 수 있도록 합니다. 

4. 방해 요인을 제거하고 주제에 집중합니다.

메시징 애플리케이션의 알림, 벨소리 및 데스크톱에서 실행되는 애플리케이션은 주의를 산만하게 할 수 있으며 참석자들에게 여러분이 무례하며 참석자를 존중하지 않는다는 인상을 줄 수 있습니다. 이러한 방해 요인을 최소화하면 집중적이며 방해가 없는 미팅 환경을 조성하는데 도움이 됩니다. 

5. 오디오 및 비디오 설정에 유의합니다.

마이크가 음소거 해제되어 있고 카메라가 켜져 있는지 확인하여 모든 참석자가 여러분을 볼 수 있고 들을 수 있는지 확인합니다. 미팅에서 누군가가 말을 하고 있지만 마이크가 음소거되어 있다는 것을 발견한다면 참가자 관리 탭에서 오디오 음소거 해제를 요청하여 음소거 상태임을 알릴 수 있습니다. 또한 Zoom Meeting 설정에서 비디오 켜짐, 회의 입장 시 음소거 등 미팅 시작 및 참여 방법도 관리할 수 있습니다.

6. 참석할 필요가 있는 미팅 참가자만 초대합니다.

미팅에 참여하거나 의사결정이 필요하지 않은 동료를 초대하면 미팅의 질이 떨어질 수 있습니다. Zoom Team Chat을 통해 다른 이해 관계자에게 미팅의 요약 내용을 보낼 수 있으므로 참석자 목록을 제한하고 미팅을 간소화하세요. 다른 사람으로부터 받은 모든 미팅 초대를 초대받은 사람으로써 검토하고 정말로 참석이 필요한 미팅인지 확인하세요. 참석이 필요하지 않은 미팅의 경우, 미팅 녹화본이나 요약을 요청해 필요한 정보를 얻으세요. 

7. 호스트일 경우 가까이에서 대기합니다.

미팅 호스트의 일반적인 규칙은 모든 사람이 미팅에서 나갈 때까지 기다리는 것입니다. 이를 통해 참석자는 본인의 속도에 맞춰 미팅에서 퇴장할 수 있고 호스트는 연결 해제 전에 참석자가 하는 마지막 말을 놓치지 않을 수 있습니다. 기존 호스트가 먼저 미팅에서 나갈 경우 Zoom이 대체 호스트를 할당하기는 하지만, 이는 보기에 좋지 않습니다. 다른 사람보다 호스트가 먼저 미팅에서 나가는 것은 자신이 주최한 파티에 참가하지 않는 것과 마찬가지입니다.

좋은 비디오 미팅 에티켓 연습하기

비생산적인 미팅을 많이 예약하는 사람으로 조직 내에서 알려지기를 원하는 사람은 없습니다. 좋은 비디오 미팅 에티켓을 연습하는 것은 전문적이며 효율적이고 가치있는 미팅을 진행하는 데 매우 중요합니다.

훌륭한 비디오 미팅 경험을 호스팅하기 위한 추가적인 팁과 요령을 알아보시려면 지금 바로 Zoom 제품 전문가와의 1:1: 데모를 예약하세요.