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재택근무가 처음이신가요? 전문가처럼 회의하는 요령을 알려드립니다 

재택근무가 처음이신가요? 전문가처럼 회의하는 요령을 알려드립니다 

전 세계의 코로나 바이러스에 대한 건강 우려가 지속되는 가운데 현재 많은 기업들이 재택근무를 권장하거나 심지어 의무화하고 있고 이로 인해 수백만 명이 일상생활과 업무 방식에 영향을 받게 될 것으로 예상됩니다. 그러나 모두가 재택근무에 익숙한 것은 아닙니다. 일상적으로 일하지 않던 공간에서 작업 모드로 돌입하기가 힘겨운 적응 과정이 될 수도 있습니다.

재택근무의 장점은 출퇴근 시간이 줄어들고 가족과 더 많은 시간을 보낼 수 있으며 집안 일을 처리하기가 용이하다는 점입니다. 그러나 외로움, 연결 상태 유지, 집중을 방해하는 요인 증가와 같은 단점이 직원의 정신 건강과 생산성에 상당한 영향을 미칠 수 있습니다. Zoom이 도와드리겠습니다!

남는 침실이나 커피숍, 도서관, 아파트 건물 로비 등 어디에서 일을 하든 업무 공간을 준비하고 집중 방해 요소를 제한하며 보안을 유지하고 전문가답게 회의하는 데 도움이 되는 팁을 모았습니다.

올바른 라이선스 취득 및 소프트웨어 다운로드

1단계: Zoom 무료 회원으로 가입하세요! 프로 버전도 있으나 간단한 비디오 회의 솔루션만 필요하다면 무료 버전의 기능으로도 충분합니다. 유료,무료 버전 모두 30초면 Zoom 계정을 만들 수 있습니다. 요금제별 차이점은 아래에서 간단하게 설명하겠습니다.

  • Zoom 기본: 무료 버전입니다. 1:1 무제한 비디오 통화와 그룹 통화에 적합합니다(미팅 호스트가 무료 사용자인 경우 40분 시간제한 있음). Zoom Chat에서 다이렉트 메시지와 팀 메시지 보내기는 무제한으로 사용 가능합니다.
  • Zoom 프로: 월 $14.99로 기본 요금제의 모든 기능과 고급 관리자 컨트롤 기능을 미팅에 이용할 수 있으며 클라우드 녹화도 가능합니다. 요금제와 가격을 비교하여 나에게 맞는 요금제를 찾아보세요. 

2단계: 데스크톱과 모바일에 Zoom Meetings 소프트웨어를 다운로드합니다. 다운로드 센터는 여기입니다. 로그인하면 바로 시작할 수 있습니다!

업무 환경 설정

Mac이든 PC든 노트북에 카메라와 오디오가 내장되어 있을 테지만, 질 좋은 웹캠과 괜찮은 마이크를 별도로 갖춰두면 회의에 참여하는 본인도 좋고 다른 사람에게 훨씬 좋은 품질을 전달할 수 있습니다. 

카메라에 비치는 내 모습을 최고로 연출하고 싶다면 Logitech Brio 웹캠과 Airpods 세트(또는 Plantronics Focus UC 또는 Logitech Zone 무선 헤드셋)에 투자하는 것도 좋습니다. 마이크 이용이 가능한 유선 헤드폰도 유용합니다. 이 테스트를 확인해 보세요. 흔하게 보는 다양한 환경의 오디오 및 비디오 데모를 간단하게 확인해 볼 수 있습니다.


좋은 조명도 중요합니다. 창문과 가까운 곳에서 일하거나 소형 웹캠 조명을 구입하여 얼굴이 잘 보이게 해보세요. 

Zoom 재택근무 - 조명 비교

인터넷 연결도 잊지 마세요. 일반적으로 가정용 인터넷은 사무실 네트워크만큼 강력하지는 않기 때문에 가족들이 영화를 스트리밍하고 게임을 플레이한다면 대역폭 문제가 발생할 수 있습니다. 하지만 걱정 마세요. Zoom은 효율성에 최적화되어 있으며 집이나 카페, 모바일 네트워크에서도 사용하기 좋다고 알려져 있으니까요. 대역폭이 부족한 경우에도 사용자의 말이 잘 들릴 수 있도록 Zoom은 비디오보다 오디오에 우선순위를 둡니다.  

소프트웨어와 환경 설정, 인터넷 연결까지 준비가 완료되었으면 www.zoom.us/test에서 오디오와 비디오를 테스트하세요. 간단한 테스트 미팅에 참여하여 커뮤니케이션 설정이 모두 제대로 되었는지 확인할 수 있습니다.

미팅과 협력 시작!

Zoom을 사용하여 생산적이고 완벽한 미팅을 하기 위한 조언은 다음과 같습니다. 

가상 백그라운드(이미지 또는 비디오)로 어지러운 방 감추기

멋진 배경이나 비디오를 업로드하면 어지럽거나 산만한 배경을 감출 수 있습니다. 특히 남은 침실에서 일하거나 주변을 맴도는 개가 있거나 친인척의 식탁에서 자주 일하는 분들에게 유용한 기능입니다.

가상 백그라운드

키보드 스페이스바를 누르는 동안 일시적으로 음소거 해제

필자는 대규모 미팅 중에 개가 짖거나 초인종 소리가 울릴 경우에 대비하여 음소거를 켜 놓는 편입니다. 이때 스페이스바를 누른 채로 있으면 잠시 음소거가 해제되어 간단하게 말을 할 수 있으므로 오디오 조절이 간편합니다. 다시 말씀드리지만 이 기능은 모든 Zoom Meeting 요금제에 포함되어 있습니다. 

Zoom - 키보드 음소거

화면 공유

Zoom에서는 화면을 공유하고 협업하기가 쉽습니다. 여러 사람이 동시에 화면을 공유할 수도 있습니다. 엔지니어처럼 협업이 필수적인 팀에게 유용한 기능입니다.

화이트보드

Zoom 화이트보드 기능에서 실시간 협업을 지원합니다. 터치 스크린이 없는 대부분의 기기에서는 화이트보드 기능이 어려울 수도 있지만 iPad 사용자라면 미팅에 참여한 다음 iPad의 공유/화이트보드 기능을 이용해 보세요. 

캘린더 통합

필자가 사용하는 Gmail의 워크플로를 알려드리겠습니다. Office 365 또는 Exchange의 캘린더 통합은 여기에서 확인하시기 바랍니다.

  1. Zoom 관리자 포털에 가서 캘린더에 연결합니다. (약 1분 소요)
  2. G-Suite용 Zoom 플러그인을 설치하면 Zoom Meeting 링크를 모든 캘린더 이벤트에 매우 쉽게 추가할 수 있습니다.

여기에서 캘린더 통합(Gmail 데모) 방법을 알려주는 1분 미만의 비디오를 확인하세요.

공유 콘텐츠에 주석 달기

공동으로 주석을 달고 편집하면 디자인이나 문서 편집이 훨씬 간편합니다. 간단하게 협업하려면 꼭 공동 주석 기능을 이용하세요. 

Zoom 공동 주석

파일과 자료 공유를 위해 미팅 중 채팅 활용

필자는 미팅 중에 논의할 링크나 자료를 공유할 수단으로 미팅 중 채팅을 사용합니다. 예를 들어 팀원이 Google 문서나 URL, 진행 중인 대화를 방해하지 않는 수준의 간단한 코멘트를 공유할 수 있습니다. 

Zoom - 미팅 중 채팅

“내 모습 수정” 활성화로 영상에 효과 주기

이 기능은 Zoom 설정에서 활성화할 수 있습니다. 눈 밑 붓기와 가벼운 홍조를 감소시켜 매끈한 모습으로 가다듬어 줍니다.

Zoom - 내 모습 수정

안전한 미팅

사무실에서는 보안 설정이 갖춰진 곳에서 전화 통화를 했을지도 모르지만 원격 작업 환경에서는 약간의 도움이 필요합니다. Zoom에는 미팅을 보호하고 개인정보를 보호하기 위한 수많은 훌륭한 기능이 있습니다.
Zoom의 보안 기능은 다음과 같습니다.

  • 미팅을 잠그고 참여할 때 암호 요구하기
  • 대기실 기능을 활성화하고 참여를 받아들일 준비가 되었을때만 사용자 입장 허용/부팅
  • 미팅 참가자를 같은 도메인으로 인증된 사용자로만 제한
  • 민감한 미팅 내용의 경우 오디오와 비디오에 워터마크 사용
  • 참가자가 보면 안되는 내용을 공유하지 않도록 콘텐츠를 컴퓨터 전체가 아닌 특정 애플리케이션으로 화면 공유 제한

그 외 재택근무 팁

사무실에서 커피 메이커나 정수기를 이용하기 위해 움직이거나 동료와 직접 대면하는 미팅은 일반적으로 잠깐의 휴식을 제공합니다. 집에서도 비슷한 루틴을 유지하는 것이 좋습니다. 사무실에 출근한 것처럼 비슷한 루틴을 유지할 것을 권장합니다. 이를 닦고 샤워하고 아침식사를 하는 등 아침에 하는 모든 일을 계속해서 하세요. 그러면 변화를 받아들이고 일에 집중하는 데 도움이 됩니다. 

그 외 재택근무에 도움이 되는 Zoom 사용자들의 팁을 소개합니다.

  • 옷 입기: 머리 끝에서 발끝까지 차려입으세요. 창고 정리할 때나 입는 추레한 오래된 옷 말고 출근 복장 그대로 셔츠나 제대로 된 옷을 갖춰 입으세요.
  • 규칙적인 5분 휴식: 사무실과 마찬가지로 매 시간 능동적으로 쉬는 시간을 가져 번아웃을 피하세요. 개를 산책시키거나(개가 좋아할 거예요!) 세탁을 하거나, 아이들과 15분간 밖에서 놀아주세요(아이들도 좋아할 거예요!).
  • 스트레칭!: 한 시간마다 비디오를 멈추고 스트레칭하세요. 다음 통화를 대기하는 동안 부엌을 한 바퀴 돌거나 야구공 또는 안마기를 등에 대고 근육을 풀어주세요. 더 재미있게 보내려면 운동 비디오가 나오는 가상 배경을 틀고 미팅 중간에 한 랩씩 운동하세요!
  • 가능한 시간 알리기: 내 캘린더를 게시하여 보여주면 내가 언제 약속이 잡혀있는지 다른 사람들이 금방 알 수 있습니다. 프로젝트에 집중하기 위해 업무 시간을 지정해서 확보하고 중요한 작업을 위해서는 알림을 설정하세요. 저녁식사 시간도 예약해 두세요. 프로젝트에 집중해야 할 때는 Zoom Chat 상태를 바쁨으로 전환하세요.
  • 방해 요소 제거: 방문을 닫아 나만의 공간에서 프라이버시를 지키세요. 특히 집에서는 이 점이 중요합니다. 공간 분리를 위해 커튼을 다는 것도 도움이 됩니다. SNS를 자주 확인할 마음이 들지 않도록 알림을 끄고 탭을 닫아 두는 것도 좋습니다. 하루에 10분짜리 회의를 한두 개 정도 설정해서 진행 상황을 확인하면 잠시 휴식을 취하면서 나아갈 방향을 확인할 수 있습니다.
  • 고독과 외로움을 피할 것: 팀원과의 인간적인 접촉을 필요로 하는 사람이 많으니 매일 팀끼리 스탠드업 회의를 하거나 서로 확인하는 시간을 가지면 도움이 됩니다.
    Zoom에서 ‘그룹 점심’을 먹는 것도 좋습니다. 라이브로 대화하거나, 오디오는 비활성화 하고 그룹 또는 1대 1 비공개로 채팅을 하는 등 필요한 만큼 대화하고 사람들과 연결하세요.

추가 자료 

재택근무와 디지털 환경 호스팅에 대한 모범 사례 참고 자료가 엄청나게 많습니다. 몇 가지만 소개하겠습니다.

재택근무의 시작

팀원 모두가 같은 배에 타고 있다는 사실을 기억하세요. 미팅 중에 개가 짖거나 초인종이 울린다고 세상이 끝나는 것은 아닙니다. 최선을 다해 작업 공간을 준비하고 새로운 루틴과 업무 환경에 적응하되 사소한 일은 무시하고 넘기세요. 여러분은 이미 잘하고 있습니다!!

지금 바로 Zoom 무료 기본 라이선스를 사용해 보세요. 조직에 Zoom을 도입하는 방법이 궁금하신 분은 Zoom 제품 전문가와 상담해 보세요.

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