2020년 초반에 대면 이벤트를 완전한 가상 경험으로 빠르게 전환해야 했던 때를 기점으로 하이브리드 이벤트는 큰 발전을 이루어 왔습니다. 요즘은 하이브리드 업무 스타일이 화제입니다. 그런데 하이브리드 이벤트란 도대체 무엇일까요? 가장 간단한 형태로 보자면, 하이브리드 이벤트는 원격 참석자와 대면 참석자를 한데 모아 라이브 경험을 제공하는 기술을 사용하는 이벤트를 통칭합니다. 우리는 다들 어떠한 형태로든 하이브리드 이벤트를 경험한 적이 있습니다. 자녀가 아플 때 집에서 업무 미팅에 전화를 걸었을 수도 있고, 지역 식당에서 친구들과 TV로 라이브 경기를 시청했을 수도 있습니다. 

오늘날에는 어디서나 깜짝 놀랄 이벤트를 만들고, 기존 컨퍼런스 센터나 이벤트 공간의 한계를 넘어 청중을 확장할 수 있습니다. 이는 곧 브랜드의 잠재 고객과 ROI의 증가를 의미합니다. 또한 더 유연한 하이브리드 작업 공간이 일반화됨에 따라 청중이 기대하게 된 형태이기도 합니다. 이러한 변화와 하이브리드 이벤트의 다양한 장점으로 인해 향후 이벤트 전략을 계획할 때에는 라이브 경험에 가상 구성 요소를 갖추는 것이 필수가 되었습니다. 

최근 Zoom은 자체 하이브리드 이벤트 플랫폼인 Zoom Events에서 2023년도 사용자 컨퍼런스인 Zoomtopia를 개최했습니다. 지금부터 이 이벤트의 무대 뒤 이야기를 살펴보며 그 시사점과 하이브리드 전략이 이벤트의 미래인 이유를 알려 드리겠습니다.

1. 청중이 많을수록 커지는 영향력

하이브리드 이벤트에서 가장 두드러지는 장점은 규모와 도달 범위 확장에 따른 모든 이점입니다. 잠재 고객 관리를 위한 올바른 도구를 사용하면 이벤트는 ROI 및 인지도 향상을 위한 가장 중요한 채널 중 하나가 될 수 있습니다. 

물론 참석자가 많을수록 더 복잡해질 수도 있습니다. 따라서 대규모 청중의 이점을 명확하게 얻으려면 조기에 신중하게 계획해야 합니다. 목표는 두 가지 별개의 경험이 아닌 하나의 통합된 이벤트를 만드는 것입니다. Zoomtopia의 경우, Zoom Events를 사용하여 가상 참석자와 대면 참석자를 이벤트 로비에 모두 모았습니다. 하나의 중앙 이벤트 허브를 사용하면 관리도 훨씬 쉽고, 대면 청중과 가상 청중이 소속감을 느끼는 데 도움이 됩니다. 

모든 이벤트 참가자가 하나의 플랫폼에서 등록하고 네트워킹한 덕분에 파이프라인을 추적하고 인사이트를 얻기도 편했습니다. Zoom의 고객 관계 관리(CRM) 플랫폼을 통합하고 Zoom Events의 이벤트 후 분석 보고서를 활용하면 풍부한 데이터 분석 결과를 얻을 수 있었습니다. 

2. 공평한 하이브리드 이벤트를 만드는 데 도움이 되는 기술 

청중이 어디에 있든 소속감을 느끼게 되면 청중과 상호 작용하기도 쉽고, 타깃에게 도달하기도 쉬워집니다. 하지만 어떻게 해야 모든 참가자에게 공평한 경험을 만들 수 있을까요? 무릎에 고양이를 안고 홈 오피스에 앉아 있는 사람은 대면 이벤트에서 돌아다니는 것과 같은 경험을 하지 못할 것입니다. 하지만 모든 사람이 자신들에게 가치 있는 방식으로 경험에 참여하게끔 할 수 있는 방법은 다양합니다. 

대면 또는 가상으로 Zoomtopia에 등록한 모든 사람은 이틀간의 이벤트 전후에 자신의 프로필을 설정하고, 세션을 찾아보고, 자신의 주제를 작성하고, 네트워킹하고, 리소스에 액세스할 수 있었습니다. 또한 저희는 이러한 구성이 어떤 식으로 결합되었는지 모두에게 보여주기 위해 무대 뒤 투어도 포함시켰습니다. 커튼 뒤를 엿보고 싶지 않을 사람은 없을 테니까요. Eric Yuan이 기조 연설을 위해 무대에 오른 순간부터 Charlie Munger가 청중에게 현명한 조언을 해주며 이벤트를 마무리할 때까지 열기가 이어졌습니다.

가상 참석자가 계속 집중하는 데 도움이 되었던 주요 순간은 다음과 같습니다.

• 온라인 참가자에게 발표자의 무대 화면에 실시간으로 나타날 수 있는 기회 제공
• 세션마다 가상 MC 호스트 배치 및 현장 질문 진행
• 전용 모바일 앱을 통해 모든 가상 참가자와 대면 참가자를 위한 라이브 채팅 및 질문과 답변 진행
• 참가자들에게 이모티콘 도구를 사용하도록 권장. 이모티콘은 모든 세션에 🔥를 가져왔고 참석자들은 전 세계에서 실시간으로 반응

이러한 모든 부가 기능은 집, 사무실, 행사장에 있는 사람들이 마치 현장에 참여하고 있는 듯한 느낌을 주어 이탈률을 줄이고 전반적으로 참여도를 높이는 데 도움이 되었습니다. 

이벤트를 공평하게 만든다는 것은 이벤트를 접근 가능하게 만든다는 뜻입니다. 수화 통역사와 AI로 생성된 라이브 트랜스크립션을 통해 청각 장애나 난청이 있는 청중의 참여를 돕고, 라이브 번역으로 도달 범위를 전 세계로 확장할 수 있었습니다. Zoomtopia 세션은 17개 언어로 번역되어 참석자들은 전 세계에서 데스크톱, 노트북 및 모바일 기기를 통해 Zoomtopia를 시청할 수 있었습니다 

3. 하이브리드 이벤트를 더 쉽게 계획할 수 있게 해 주는 AI

Zoomtopia와 같은 대규모 이벤트에서는 매 순간이 중요합니다. Zoom의 AI 어시스턴트인 Zoom AI Companion은 변화무쌍한 수많은 순간을 관리할 수 있도록 도와준 구세주였습니다. 예를 들어, Zoom 팀이 일정이 빡빡하여 이벤트에 앞서 수많은 계획 미팅에 참석할 수 없을 때 미팅 요약을 통해 미팅 정보를 계속 확인할 수 있었습니다. Zoom 팀은 Zoom Team Chat을 사용하여 협업하기 때문에 메시지 작성에도 AI Companion을 활용했습니다. 이 편리한 도구 덕에 저희는 귀중한 시간을 절약하고 여러 이벤트 작업 흐름을 처리할 때 더 효율적으로 커뮤니케이션할 수 있었습니다.

이 기능은 11월 20일에 Zoom Events에 추가될 예정이며, 그 외에도 이벤트 호스트와 참석자에게 도움이 되는 훨씬 다양한 AI 기반 기능도 준비되어 있습니다. 이벤트 로비에서 AI로 생성된 Zoom Events 채팅 메시지를 작성하는 기능을 통해 참석자와 호스트는 라이브 세션 콘텐츠에 계속 집중하면서 다른 게스트와 빠르게 연결할 수 있습니다. 또한 호스트는 AI Companion으로 이메일을 작성할 수 있으며 Zoom Events 플랫폼을 통해 초대 및 마케팅 이메일을 빠르게 생성하여 무대 뒤에서 이루어지는 관리 작업의 부담을 덜 수 있습니다. 

4. 예상치 못한 상황에 대한 대비 

대규모 이벤트를 주최하려면 신중한 계획이 필요하지만, 아무리 세심하게 계획된 이벤트라도 돌발 상황은 생길 수 있습니다. 사용하기 쉬운 이벤트 플랫폼을 사용하면 팀이 프로덕션을 간소화하고 동기화를 유지하여 잠재적인 문제가 발생할 가능성을 줄일 수 있습니다. 이벤트에 규칙적인 흐름이 있는 경우 분석을 면밀히 검토하면 다음 이벤트를 더 철저하게 준비할 수 있습니다.

Zoom Events 플랫폼은 간단한 단계별 프로세스를 안내하여 이벤트를 처음부터 구축하는 데 도움이 됩니다. Zoomtopia의 경우 Zoom Event Services 팀의 지원도 더해졌습니다. 이러한 부가적인 지원을 통해 고객은 더 복잡한 하이브리드 이벤트에 필요한 기술 및 프로덕션 전문 지식을 얻을 수 있습니다. 또한 저희는 작년 데이터를 살펴보고 참석자의 행동과 반응을 분석하여 정보를 기반으로 2023년 전략을 철저히 준비했습니다. 

이벤트가 시작되면, 하이브리드 이벤트를 안심하고 진행할 수 있도록 도와주는 몇 가지 기능이 있습니다. 첫째, Zoom Events 백스테이지 기능입니다. 이 기능은 패널리스트가 무대 뒤에서 준비하고 채팅할 수 있는 사실상의 가상 대기실로서, 라이브 세션으로의 원활한 흐름을 보장합니다. 둘째, 이동이 예상치 못하게 지연되거나 이벤트 발표자 라인업이 갑자기 변경될 때 가상 구성 요소를 사용하면 원활하게 계속 진행할 수 있습니다. 

5. 귀중한 리소스의 절약

인원수는 하이브리드 이벤트의 비용을 절감해 주는 가장 명백한 요소입니다. 대면 참석자와 발표자가 적다는 것은 현장에 있는 사람이 적다는 것을 의미합니다. 이벤트 프로덕션 비용도 절약할 수 있습니다. 

저희는 막대한 프로덕션 비용을 피하기 위해 소회의 콘텐츠 세션 중에 Zoom Events에 내장된 프로덕션 스튜디오를 사용하여 가상 청중을 위한 TV 품질의 그래픽을 제작했습니다. 프로덕션 스튜디오를 이용하면 이벤트를 더 경제적으로 구성할 수 있을 뿐만 아니라 한 명의 운영자가 노트북에서 전체 가상 이벤트를 실행할 수 있어 이벤트 운영이 간소화됩니다. 

이벤트 후 콘텐츠를 위한 공간을 찾을 때도 별도의 플랫폼에 투자할 필요가 없습니다. 모든 Zoomtopia 세션과 리소스가 이벤트 로비에 있으니까요. 저희 팀은 이 온디맨드형 이벤트 라이브러리에서 애셋을 가져와 지속적인 콘텐츠로 재활용하고 여러 플랫폼에서 공유할 수 있습니다. 

6. 탄소 배출 절감 

지속 가능성은 하이브리드 이벤트의 또 다른 중요한 장점입니다. 이벤트 장소로 이동하는 발표자와 참석자의 수가 적고 현장에 필요한 인쇄 자료도 적어 비즈니스의 탄소 배출량을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. 2050년까지 순배출 제로 경제를 달성하겠다는 백악관의 목표에 따라 모든 비즈니스는 지속 가능한 관행을 확장할 방법을 모색하고 있습니다. 하이브리드 및 가상 이벤트 주최를 늘리는 것은 환경과 관련된 비즈니스 목표에 보탬이 되는 한 가지 방법입니다. 

미래를 바꾸는 하이브리드 이벤트의 장점 

2020년에 가상 전용 이벤트가 필요해졌을 때 저희는 온라인에서 성공적인 경험을 호스팅하는 것이 가능하다는 사실을 깨달았습니다. 2022년에 다시 대면 이벤트로 돌아온 것은 오랜 단절 끝에 함께 모인 모든 사람에게 참신하게 다가왔습니다. 지금까지 무엇이 훌륭한 현장 경험을 만들고 가상 구성 요소가 얼마나 가치 있는지에 대해 간략하게 알아보았습니다. Zoomtopia 2022는 올해 이벤트에서 Zoom Events에 포함되고 시연된 기능을 테스트할 수 있는 최초의 대규모 하이브리드 이벤트였습니다.

Zoomtopia 2023에서는 전체 Zoom Events 플랫폼을 활용하여 하이브리드 이벤트의 모든 장점을 발견하면서 즐거운 시간을 가졌습니다. 두 시나리오의 가장 좋은 점을 취하여 뛰어난 하이브리드 이벤트를 구축하면 어떻게 도달 범위를 확장하고, 경제적이면서도 지속 가능한 방식으로 수요를 창출할 수 있는지 직접 확인했습니다. 작년보다 10배 많은 참석률을 달성하고, 전 세계 청중을 참여시키고, 1년 내내 사용할 수 있는 콘텐츠 번들을 수집할 수 있었으며, 2024년에도 하이브리드 이벤트 전략을 계속 발전시킬 계획에 정말 기쁩니다. 이 모험에 여러분도 함께해 주세요!

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