Persoonsgegevens overdragen naar landen buiten Europa: een update van Zooms AWG

Persoonsgegevens overdragen naar landen buiten Europa: een update van Zooms AWG

Elke dag verbindt het platform van Zoom miljoenen mensen over de hele wereld met elkaar.Om onze services te kunnen leveren, moeten we soms klantgegevens naar andere landen overdragen. Zooms Addendum wereldwijde gegevensverwerking (AWG) bevat bepalingen die door de Europese Commissie zijn opgesteld, de ‘Modelcontractbepalingen’ (ofwel de Standard Contractual Clauses of ‘SCC’s’) genoemd. Die zetten de procedure uiteen voor gegevens van Europese ingezetenen, waaronder inwoners van het Verenigd Koninkrijk, indien die gegevens worden overgedragen en daardoor Europa verlaten. Deze SCC’s werden onlangs gewijzigd en daarom verstrekken we deze informatie en instructies aan Zooms klanten die Zoom gebruiken voor het verwerken van gegevens van Europese ingezetenen en die een AWG hebben dat moet worden bijgewerkt met de nieuwe contractbepalingen, zoals hieronder in detail wordt beschreven.

Details van de SCC’s

De SCC’s zijn bijgewerkt (zie de nieuwe SCC’s) en bedrijven hebben tot 27 december 2022 de tijd om hun AWG’s dienovereenkomstig aan te passen. Deze nieuwe SCC’s bieden betere gegevensbescherming, zoals de vereisten met betrekking tot ‘ken uw overdracht’, welke partijen verplichten om per geval te beoordelen of de gegevensoverdracht rechtmatig is. Die beoordeling wordt een ‘Data Transfer Impact Assessment’ ofwel ‘DTIA’ genoemd, wat een effectbeoordeling van de gegevensoverdracht is.

Zoom heeft in februari 2022 de nieuwe SCC’s opgenomen in Zooms AWG, wat inhoudt dat Zoom-klanten van wie het gebruik van de Zoom-diensten wordt gereguleerd door de online servicevoorwaarden van Zoom vanaf dat moment beschermd werden door de nieuwe SCC’s. Voor deze klanten is geen verdere actie nodig.

Voor klanten van wie het AWG nog steeds de oude SCC’s bevatten:

  1. Klanten die online een aankoop hebben gedaan of een Zoom-offerte voor Zoom hebben uitgevoerd, kunnen ervoor kiezen om Zooms bijgewerkte AWG uit te voeren, aan de hand van de hieronder verstrekte instructies.
  2. Klanten die een Master Subscription Agreement en afzonderlijk Addendum wereldwijde gegevensverwerking hebben uitgevoerd voor Zoom, kunnen hun overeenkomst bijwerken door contact op te nemen met hun verkoopvertegenwoordiger. Als u advies nodig hebt over hoe u contact kunt opnemen met uw verkoopvertegenwoordiger, raadpleeg dan Zoom-ondersteuning.

Update met Zooms bijgewerkte, internationale AWG

Na een succesvolle samenwerking tussen Zoom en de Nederlandse overheid heeft Zoom in februari 2022 haar standaard, internationale AWG bijgewerkt met verbeterde beschermingsmaatregelen en toezeggingen tot transparantie. Voorbeelden hiervan zijn verbeterde auditrechten, verduidelijking van de functies en verplichtingen van controllers en verwerkers, betere bescherming bij verzoeken om toegang van de overheid en een meer operationele flexibiliteit. Deze wijzigingen werden toegevoegd aan de bestaande, krachtige beschermingsmaatregelen die Zoom al bood. Samen met ons transparantierapport en de DTIA, krijgen Zoom-klanten met deze wijzigingen de hulpmiddelen die ze nodig hebben om onze praktijken op het gebied van gegevensbescherming te begrijpen

Bedrijven die online een aankoop hebben gedaan of een Zoom-offerte voor Zoom hebben uitgevoerd en hun bestaande AWG willen vervangen met de bijgewerkte AWG van Zoom, kunnen op deze link klikken.

Veelgestelde vragen over de SCC-update

Wie moet het AWG ondertekenen?

De bevoegde ondertekenaar van uw organisatie is de juiste persoon om het nieuwe AWG te tekenen. Als u twijfelt, vraag dit dan even na bij uw juridische afdeling.

Hoe zit het met het VK?

Zooms bijgewerkte AWG houdt rekening met de AVG-vereisten van het VK en bevat de juiste overdrachtsmechanismen voor het VK.

Hoe weet ik welke AWG-versie ik heb?

Als uw AWG voorafgaand aan september 2021 voor de eerste keer getekend werd door Zoom, dan is de kans groot dat uw versie de oude SCC’s bevat. U kunt ervoor kiezen om dat AWG te vervangen met het nieuwe en verbeterde AWG van Zoom.

Mijn organisatie heeft een aangepaste AWG onderhandeld met Zoom, voordat de nieuwe SCC’s geïntroduceerd werden. Wat kan ik het beste doen?

Neem contact op met uw verkoopvertegenwoordiger, die samen met u uw AWG dienovereenkomstig zal bijwerken. Heeft u hulp nodig, neem dan contact op met Zoom-ondersteuning.

Stopt de service van Zoom of zijn er andere gevolgen voor onze gebruikers als we de nieuwe SCC’s niet aanvaarden?

Het korte antwoord daarop is nee. De SCC-versie in uw AWG heeft geen directe gevolgen voor de levering van Zooms diensten.

Kom ik in aanmerking voor dit proces?

U komt mogelijk in aanmerking om van dit proces gebruik te maken, als u aan de volgende criteria voldoet:

  • U bent onderworpen aan naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie.
  • U hebt voorafgaand aan februari 2022 online Zoom-diensten gekocht of een Zoom-offerte voor Zoom uitgevoerd.

Ik heb nog meer vragen over Zoom en de nieuwe SCC’s.

Als u advies nodig hebt over hoe u contact kunt opnemen met uw verkoopvertegenwoordiger, raadpleeg dan Zoom-ondersteuning. Neem voor verdere vragen contact met ons op via privacy@zoom.us

Don't forget to share this post