Je krijgt elke dag een heleboel informatie, berichten en andere middelen binnen. Het lijkt soms wel onmogelijk om alles bij te houden, waardoor je op zoek moet naar een manier om alle activiteiten te consolideren, tijd te besparen en het overzicht te bewaren. Het is dan echter niet altijd handig om nog meer productiviteitstools te gebruiken, omdat het dan kan voelen alsof je nog meer dingen in de gaten moet houden. Gebruik in plaats daarvan één centrale oplossing,

zoals onze chatoplossing Zoom Team Chat. Zoom Team Chat is al inbegrepen in het Zoom-platform, zonder dat je daarvoor extra hoeft te betalen. Deze permanente chatoplossing is jouw geheime wapen, één dat je altijd bij je hebt als je snel iets moet regelen.  

Een geheim wapen is echter alleen effectief als je weet hoe je het moet gebruiken. Weten hoe je een chatbericht stuurt is iets heel anders dan weten hoe je de functies van Zoom Team Chat zo goed mogelijk inzet om je tijd optimaal te benutten.

We hebben een spiekbriefje met een aantal aanbevolen procedures voor je gemaakt waarmee je optimaal gebruik kunt maken van alle functies van Zoom Team Chat tijdens je werkdag:

Pro-tips voor Zoom Team Chat

Gebruik antwoorden

Als er in een chatgesprek met een collega of team snel veel berichten op elkaar volgen, kan het lastig zijn om bij te houden op welk bericht iedereen reageert. Als je onder een specifiek bericht op 'Beantwoorden' klikt, reageer je rechtstreeks op dat bericht. Jouw antwoord verschijnt vervolgens onder dat bericht, zodat andere deelnemers kunnen zien dat je daarop reageert.

Sluit links in en bekijk een voorbeeld ervan

Met de optie 'Link toevoegen' in het veld 'Opmaak' zorg je ervoor dat er geen lange URL's in jouw posts terechtkomen door de link rechtstreeks in de tekst in te sluiten. Dit komt de leesbaarheid van je berichten ten goede. Zodra je de hyperlink hebt toegevoegd, kun je erop klikken en 'Link openen' selecteren om een voorbeeld van de URL te bekijken. Zo zie je gelijk of je de goede link hebt gebruikt, voordat je die post.

Wees spaarzaam met @all en gebruik @-vermeldingen doordacht

Wanneer je een bericht in een kanaal bij iedereen onder de aandacht wilt brengen, kun je de functie @all gebruiken om alle leden van de groepschat of het kanaal hiervan op de hoogte te brengen (of ze nu actief zijn of niet). Let er wel op dat je niet te kwistig met deze functie omspringt in een groep met honderden of duizenden deelnemers.

Je kunt ook @-vermeldingen gebruiken in een bericht om specifieke personen in een groepschat of kanaal te taggen. Voer daarvoor gewoon het @-symbool in, gevolgd door de naam van die persoon en selecteer diegene in het vervolgkeuzemenu. Is het een informeel gesprek? Je kunt ook de BACKSPACE-toets op je toetsenbord gebruiken om de achternaam van die persoon te verwijderen in de @-vermelding.

Blijf rustig doorchatten

We snappen dat je je soms weleens overweldigd voelt als je een heleboel berichten binnenkrijgt. Probeer dan eens de meldingsinstellingen in Zoom Team Chat aan te passen. Je kunt het zo instellen dat je alleen een melding ontvangt wanneer je rechtstreeks wordt vermeld, een bericht in een één-op-één-chat of groepschat krijgt of in bepaalde kanalen van jouw keuze. Ga voor minder rommel en chaos, zodat je je kunt concentreren op de informatie die je op dat moment nodig hebt.

Toegang tot andere oplossingen wanneer je dieper op iets wilt ingaan

In de snelle werkomgeving van tegenwoordig moet je soms van de chat overschakelen naar een telefoongesprek of videovergadering om dieper op iets in te gaan of iets te demonstreren. Zoom Team Chat is geïntegreerd in de Zoom-client, dus kun je binnen dezelfde app schakelen tussen alle Zoom-oplossingen. Je kunt zelfs rechtstreeks vanuit een groepschat of kanaal een vergadering starten door op het pictogram 'Vergaderen met video' te klikken. En als je de Zoom Mail-client gebruikt, kun je ook je e-mails delen via Zoom Team Chat.

Houd het overzicht

Het kan er vaak druk aan toegaan in chat-apps, vooral wanneer je met meerdere teams en mensen buiten je organisatie aan verschillende projecten werkt. Er zijn een aantal manieren waarop je jouw berichten kunt organiseren en orde kunt brengen in de chaos:

Zorg ervoor dat een gemiste vergadering niet tot silo's leidt

Dankzij de functie doorlopende chat tijdens vergadering kunnen deelnemers voor, tijdens en na een vergadering met elkaar communiceren door een speciale groepschat voor die deelnemers aan te maken in Zoom Team Chat. Wanneer deze functie is ingeschakeld, verschijnen chats tijdens een vergadering in die groepschat, waarmee het gesprek ook na het einde van een vergadering kan worden voortgezet.

Gebruik mappen

Wanneer de zijbalk van Zoom Team Chat er ietwat onoverzichtelijk begint uit te zien, kun je mappen gebruiken om je gesprekken, kanalen en contactpersonen te ordenen en groeperen. Als je mappen maakt op basis van de projecten waar je aan werkt of de teams waar je mee samenwerkt, kun je heel snel de juiste gesprekken en kanalen vinden. We raden je ook aan om een map te maken voor belangrijke interne bedrijfskanalen, zodat je nooit meer een update mist en altijd snel belangrijke informatie kunt vinden.

Word nog productiever met een persoonlijke chat

Bewaar belangrijke notities, bronnen, herinneringen en andere informatie in je 'Persoonlijke chat", waarmee je je eigen werkruimte binnen Zoom Team Chat creëert, een die niemand anders kan zien. Klik op het tabblad 'Teamchat' om 'Persoonlijke chat' te gebruiken in de desktopclient. Zoek je naam in het gedeelte 'Met ster', typ je notities en druk op 'Verzenden'. Hiermee stuur je een bericht naar jezelf dat je later makkelijk kunt terug vinden, welk apparaat je ook gebruikt om de chat-app te openen.

Zoek en vind

Laten we eerlijk zijn: met al die berichten, bestanden, schermafbeeldingen en wat nog niet meer in de chat-app is het soms lastig zoeken. Maar met de uitgebreide zoekfunctie van Zoom Team Chat vind je zo wat je nodig hebt. Klik in de desktopclient boven aan de navigatiebalk op de knop 'Zoeken'. Wanneer je relevante trefwoorden invoert, doorzoekt Zoom standaard je chats, kanalen, berichten en contactpersonen op bestanden of berichten die aan de opgegeven zoekcriteria voldoen. Je kunt ook een van de volgende filters toepassen om gerichter te zoeken: 'Topresultaten', 'Contactpersonen', 'Kanalen', 'Berichten' en 'Bestanden'.

Stroomlijn je werkzaamheden

Tijd is je kostbaarste bezit. Zoom Team Chat helpt je sneller te werken op de momenten dat het gevraagd is. Er zijn een aantal manieren om je dagelijkse werkzaamheden te stroomlijnen met Zoom Team Chat:

Stel herinneringen in voor belangrijke berichten

In de dagelijkse hectiek van het werk mis je soms belangrijke berichten. In plaats van te stressen over wat je mogelijk hebt gemist, kun je je aan belangrijke berichten laten herinneren wanneer het jou het beste uitkomt. Met de functie 'Herinner me' kun je selecteren wanneer je opnieuw een melding over een reeds ontvangen bericht wilt krijgen. Zo zorg je ervoor dat berichten niet worden vergeten of genegeerd.

Bespaar tijd met AI

Als je snel iemand wilt antwoorden, kun je Team Chat gecombineerd met Zoom IQ (gratis proefversie voor klanten met geselecteerde abonnementen)* gebruiken om een bericht voor je op te stellen op basis van de context van het gesprek. Je kunt de toon en de lengte van het bericht wijzigen om de voorgestelde reacties aan te passen.

Stel een statusbericht in

Met een statusbericht kun je een notitie weergeven als onderdeel van je Zoom Team Chat-profiel dat anderen kunnen zien wanneer ze jou selecteren in hun lijst met contactpersonen of met je chatten.

Hiermee kun je snel updates met je collega's delen, bijvoorbeeld wanneer je niet op kantoor bent, je niet gelijk reageert of een dag ergens op locatie bent. Je kunt dit statusbericht ook op een bepaalde tijd laten vervallen, bijvoorbeeld aan het einde van je vakantie.

Vereenvoudig workflows met integraties

Wil je een belangrijk document snel doorsturen naar een teamlid? Wil je een krachtige app van derden openen zonder dat je daarvoor het Zoom-platform hoeft te verlaten? Zoom Team Chat integreert met tientallen populaire toepassingen, waarmee teams tijd besparen en workflows een stuk eenvoudiger worden.

Let op de aanwezigheidspictogrammen

Door goed naar de aanwezigheidspictogrammen te kijken, weet je gelijk of je collega's tijd hebben om te chatten. Met deze pictogrammen in onze chat-app zie je gelijk of iemand beschikbaar is en kun je anderen laten weten wat jouw status (aanwezigheid) op dat moment is.

Er zijn meerdere aanwezigheidsstatussen, waaronder een lege grijze cirkel om aan te geven dat je offline bent, een groene cirkel voor wanneer je online bent, een pictogram van een videocamera voor wanneer je in een Zoom-vergadering zit en meer. Het is handig om te weten wat ze allemaal betekenen. Normaal gesproken kun je het beste contact met iemand opnemen wanneer diegene een groene cirkel (beschikbaar) heeft. Je kunt op de drie stipjes naast de naam van een contactpersoon klikken en 'Melding versturen bij beschikbaarheid' selecteren om een melding te ontvangen wanneer die persoon weer beschikbaar is.

Ontdek alles over onze chat-app

In een tijd waarin je steeds meer informatie binnenkrijgt, zorgt een chat-app voor een belangrijke solide basis voor georganiseerde samenwerking en productiviteit. Met Zoom Team Chat krijg je veel meer dan alleen een chat-app – je krijgt een hub voor samenwerking waarin je niet alleen het overzicht kunt bewaren over alle communicatie in de chat, maar vanaf één centrale plek kunt profiteren van alle functies van het volledige Zoom-platform. Onze chat-app is geïntegreerd in de rest van de Zoom-modaliteiten om alles minder complex te maken voor naadloze workflows, waarmee je eenvoudig kunt samenwerken via vergaderingen, telefoongesprekken, whiteboards en meer.

Neem deel aan een webinar waarin je leert hoe je Zoom Team Chat kunt inzetten om kosten te besparen en kunt op- en afschalen om aan nieuwe zakelijke behoeften te voldoen — registreer je nu.

*Team Chat opstellen met Zoom IQ is momenteel alleen beschikbaar in het Engels voor Zoom One-pakketten (Enterprise Plus, Enterprise, Business Plus, Business, Pro) en geselecteerde verouderde Zoom-bundels (Enterprise Named Host, Enterprise Active Host, Zoom Meetings Enterprise, Zoom Meetings Business, Zoom Meetings Pro) — als gratis proefversie gedurende een beperkte tijd. Bepaalde sectoren en geografische gebieden zijn mogelijk uitgesloten.

De functies van deze gratis proefversie kunnen op elk moment worden stopgezet of gewijzigd en kunnen onderworpen zijn aan gebruiksbeperkingen, regionale beperkingen, licentiebeperkingen en andere voorwaarden.