Hybride evenementen hebben zich sterk ontwikkeld sinds de eerste maanden van 2020, toen fysieke evenementen snel moesten worden getransformeerd tot volledig virtuele ervaringen. De hybride werkstijl is een actueel thema op dit moment, maar wat is een hybride evenement? In zijn eenvoudigste vorm is een hybride evenement een evenement dat technologie gebruikt om deelnemers op afstand en fysiek aanwezige deelnemers samen te brengen voor een live-ervaring. We hebben allemaal ervaring met hybride evenementen in een bepaalde vorm, zoals thuis inbellen bij een werkvergadering omdat je kind ziek is of een livewedstrijd op tv kijken terwijl je met vrienden in een lokaal restaurant zit.

Tegenwoordig kun je een fantastisch evenement creëren ongeacht waar je bent, en kun je je doelgroep uitbreiden tot buiten de muren van een vergadercentrum of evenementenhal. Dit betekent dat merken meer leads en rendement op investering kunnen behalen. Het publiek verwacht dit ook nu een flexibelere hybride werkruimte de norm wordt. Vanwege deze verschuiving, en vanwege de vele voordelen van hybride evenementen, is het essentieel om een virtuele component in te bouwen in de live-ervaring terwijl je je evenementenstrategie voor de toekomst uitstippelt.

Bij Zoom hebben we onlangs onze gebruikersconferentie van 2023, Zoomtopia, georganiseerd op ons eigen platform voor hybride evenementen, Zoom Events. We nemen je mee achter de schermen om onze bevindingen te delen en je te laten zien waarom een hybride strategie de toekomst is voor evenementen.

1. Een groter publiek creëert meer impact

Schaal is het eerste en meest voor de hand liggende voordeel van elk hybride evenement, net als alle voordelen die het heeft om je bereik te vergroten. Met de juiste hulpmiddelen voor leadbeheer kan je evenement een van je meest cruciale kanalen worden voor het genereren van rendement op investering en merkbewustzijn.

Natuurlijk kan een groter aantal deelnemers betekenen dat je evenement complexer wordt. Een zorgvuldige, vroege planning is essentieel om de duidelijke voordelen van een groter publiek te oogsten. Het doel is om één geïntegreerd evenement te creëren in plaats van twee afzonderlijke ervaringen. Voor Zoomtopia hebben we Zoom Events gebruikt om alle deelnemers, zowel fysiek als op afstand aanwezig, samen te brengen in de evenementlobby. De aanwezigheid van één centrale evenementhub maakte het een stuk gemakkelijker om het evenement te beheren en hielp zowel fysiek als op afstand aanwezige deelnemers om zich betrokken te voelen.

Doordat alle deelnemers van het evenement zich op één platform registreerden en op hetzelfde platform netwerkten, was het ook eenvoudig om de pijplijn te volgen en inzichten te verzamelen. Dankzij integratie van ons CRM-platform (platform voor customer relationship management) en het gebruik van de Zoom Events-rapporten voor analyse na het evenement konden we uitgebreide data-analyses genereren.

2. Technologie helpt bij het creëren van een hybride evenement dat iedereen een gelijkwaardige ervaring biedt

Wanneer je publiek het gevoel heeft erbij te horen, waar het zich ook bevindt, kan dit helpen om je merkbetrokkenheid te vergroten en je doelen gemakkelijker te behalen. Maar hoe kun je een gelijkwaardige ervaring voor elke deelnemer creëren? Iemand die in zijn thuiskantoor zit met de kat op schoot, heeft uiteraard niet dezelfde ervaring als iemand die rondloopt tijdens een fysiek evenement. Toch zijn er veel manieren waarop je iedereen kunt meenemen in de ervaring op een manier die waardevol voor hen is.

Iedereen die zich registreerde voor fysieke of virtuele deelname aan Zoomtopia kon een eigen profiel invullen, door sessies bladeren, een agenda samenstellen, netwerken en informatiebronnen raadplegen, zowel voor als gedurende het tweedaagse evenement. We voegden zelfs een paar rondleidingen achter de schermen toe om iedereen te laten zien hoe het evenement tot stand is gekomen. Zo kon iedereen een blik achter de schermen werpen! We hielden het momentum vast vanaf het ogenblik dat Eric Yuan op het podium zoooooomde voor de keynotepresentatie totdat Charlie Munger ons zijn wijze woorden meegaf aan het einde van het evenement.

De belangrijkste momenten die virtuele deelnemers hielpen om betrokken te blijven, waren:

• De momenten waarop online deelnemers de kans kregen om live te verschijnen op het sprekerspodiumscherm
• De aanwezigheid van virtuele 'masters of ceremony' die optraden als host en vragen beantwoordden tijdens elke sessie
• Het hosten van een livechat en V&A voor alle fysiek en virtueel aanwezige deelnemers via de speciale mobiele app
• Het aanmoedigen van deelnemers om de emoji-tool te gebruiken. Emoji's zorgden voor 🔥 in al onze sessies omdat deelnemers overal ter wereld in real time konden reageren

Al deze toevoegingen gaven deelnemers thuis, op kantoor en op locatie het gevoel dat ze echt onderdeel waren van het evenement, waardoor de uitval daalde en de betrokkenheid over de hele linie toenam.

Als je alle deelnemers een gelijkwaardige ervaring wilt bieden, betekent dit ook dat je het evenement toegankelijk moet maken. Dankzij gebarentolken en AI-gegenereerde live transcriptie konden dove en slechthorende deelnemers het evenement ook volgen, terwijl live transcriptie ons hielp om ons wereldwijde bereik uit te breiden. Zoomtopia-sessies werden in 17 talen vertaald, zodat deelnemers aan Zoomtopia konden meedoen vanaf desktopcomputers, laptops en mobiele apparaten op locaties over de hele wereld.

3. AI maakt het plannen van hybride evenementen gemakkelijker

Bij een grootschalig evenement zoals Zoomtopia telt elke minuut. Zoom AI Companion, onze AI-assistent, was een redder in nood bij het beheren van talloze verschillende aspecten. Onze samenvattingen van vergaderingen, om een voorbeeld te noemen, hielpen teamleden op de hoogte te blijven als ze vanwege hun overvolle agenda's niet aanwezig konden zijn bij de vele planningsbijeenkomsten voorafgaand aan het evenement. Ons team gebruikt Zoom Team Chat om samen te werken en daarom gebruikten we AI Companion ook om te helpen bij het opstellen van berichten. Deze handige tool bespaarde ons waardevolle tijd en hielp ons efficiënter te communiceren bij het combineren van meerdere werkstromen van het evenement.

Op 20 november voegen we nog meer AI-gestuurde mogelijkheden aan Zoom Events toe om hosts en deelnemers van evenementen te ondersteunen. Dankzij de mogelijkheid om AI-gegenereerde Zoom Events-chatberichten op te stellen in de evenementlobby zullen deelnemers en hosts snel contact kunnen maken met andere gasten zonder hun aandacht voor de inhoud van de livesessie te verliezen. Daarnaast zullen hosts de mogelijkheid krijgen om e-mailberichten op te stellen met AI Companion. Dit betekent dat ze snel uitnodigings- en marketinge-mails kunnen genereren via het Zoom Events-platform, wat administratieve taken achter de schermen een stuk gemakkelijker maakt.

4. Wees voorbereid op het onverwachte

Het organiseren van een grootschalig evenement vraagt om een zorgvuldige planning, maar zelfs bij minutieus geplande evenementen kunnen onverwachte situaties roet in het eten gooien. Een gebruiksvriendelijk evenementenplatform helpt je team om de productie te stroomlijnen en op één lijn te blijven, wat de kans op eventuele problemen verkleint. Als je een regelmatig terugkerend evenement organiseert, kan het zorgvuldig bestuderen van de analyses ook helpen om je beter voor te bereiden op de volgende keer.

Het Zoom Events-platform leidt je door een stap-voor-stapproces om je evenement vanaf de grond op te bouwen. Voor Zoomtopia hebben we ondersteuning van ons Eventservices-team toegevoegd als add-on om klanten te voorzien van technische en productie-expertise, wat nodig kan zijn bij het organiseren van complexere hybride evenementen. Daarnaast hebben we de data van vorig jaar bestudeerd om het gedrag en de reacties van deelnemers te analyseren, zodat we die informatie konden gebruiken om onze strategie voor 2023 grondig voor te bereiden.

Wanneer de grote dag is aangebroken, zijn er een paar dingen die gemoedsrust geven als je een hybride evenement organiseert. Het eerste is de backstage-mogelijkheid van Zoom Events. Deze functie is in feite een virtuele artiestenfoyer waarin je panelleden zich kunnen voorbereiden en achter de schermen met elkaar kunnen praten, wat bijdraagt aan een naadloze doorstroming naar de livesessie. Ten tweede kan een virtuele component ervoor zorgen dat de show door kan gaan bij onvoorziene reisvertragingen en andere lastminuteveranderingen aan de kant van de sprekers.

5. Bespaar waardevolle middelen

Personeel is de meest opvallende kostenbesparing van hybride evenementen: bij minder 'fysieke' aanwezigen en sprekers hoeft er immers minder personeel ter plaatse te zijn. Maar het is ook mogelijk te besparen op de productie van het evenement.

Wij gebruikten de ingebouwde productiestudio van Zoom Events om grafische voorstellingen van televisiekwaliteit te creëren voor virtuele gasten die deelnamen aan aparte informatiesessies. Zo konden we hoge productiekosten voorkomen. De productiestudio helpt niet alleen om je evenement kosteneffectiever te ontwikkelen, maar vereenvoudigt ook de uitvoering doordat één operator het complete virtuele evenement vanaf zijn laptop kan beheren.

Je hoeft niet in een apart platform te investeren wanneer je een plek zoekt om post-evenement-content op te plaatsen. Al onze Zoomtopia-sessies en -bronnen blijven aanwezig in de evenementlobby. Ons team kan bronnen ophalen uit deze on-demand evenementbibliotheek, ze hergebruiken om blijvende content te creëren en ze delen via meerdere platforms.

6. Verlaag je CO2-uitstoot

Duurzaamheid is een ander groot voordeel van hybride evenementen. Minder sprekers en gasten hoeven naar het evenement te reizen en ter plaatse heb je minder gedrukte materialen nodig, wat de CO2-uitstoot van je bedrijf kan verlagen. Vanwege het doel van de Amerikaanse regering om tussen nu en 2050 een economie met een uitstoot van 'netto nul' te bereiken, is elk bedrijf op zoek naar manieren om zijn duurzame praktijken uit te breiden. Het organiseren van meer hybride en virtuele evenementen is een manier om de milieudoelstellingen van je bedrijf te ondersteunen.

De voordelen van hybride evenementen geven de toekomst vorm

Toen puur virtuele evenementen in 2020 noodzakelijk werden, ontdekten we dat het organiseren van een succesvolle online ervaring heel goed mogelijk is. De terugkeer naar fysieke evenementen in 2022 was een hele verandering voor alle betrokkenen, na zo'n lange onderbreking. We hebben snel geleerd wat een ervaring op locatie geweldig maakt en hoe waardevol een virtuele component kan zijn. Zoomtopia 2022 was ons eerste grootschalige hybride evenement, dat ons de kans bood functies te testen die we sindsdien hebben geïntegreerd in Zoom Events en hebben gedemonstreerd tijdens het evenement van dit jaar.

Tijdens Zoomtopia 2023 hebben we ervan genoten om het complete Zoom Events-platform te gebruiken en alle voordelen van hybride evenementen te ontdekken. We zagen met eigen ogen hoe we het beste van beide werelden konden gebruiken om een geweldig hybride evenement te ontwikkelen. En die informatie kan jou weer helpen om je bereik te vergroten en nieuwe vraag te genereren op een kosteneffectieve en duurzame manier. Het publiek dat op Zoomtopia 2023 afkwam, was tien keer zo groot als het publiek van vorige jaren. Er waren mensen uit de hele wereld aanwezig en we hebben bundels met content verzameld die we het hele jaar door kunnen gebruiken. Nu 2024 nadert, blijven we onze strategie voor hybride evenementen verder ontwikkelen. We hopen dat je met ons meegaat op avontuur!

Kom meer te weten

Lees meer over hoe Zoom Events je kan helpen met je volgende hybride evenement.