Jesteśmy stale bombardowani przez nowe informacje, wiadomości i zasoby. Aby być na bieżąco, musimy szukać sposobów na skupienie swoich wysiłków, zaoszczędzenie czasu i zachowania organizacji. Dodawanie coraz to nowszych narzędzi zwiększających produktywność nie zawsze pomaga, ponieważ w pewnym momencie zaczyna wydawać się, że tylko dodajesz sobie kolejne aplikacje do sprawdzania. Zamiast tego potrzebujesz kompleksowego rozwiązania, które będzie oferowało wszystko to, na czym Ci zależy.

W tym może pomóc nasze rozwiązanie w zakresie czatu, Zoom Team Chat. Wchodzi w skład platformy Zoom bez dodatkowych kosztów, więc możesz z niego korzystać jak ze swojej tajnej broni – takiej, którą masz zawsze przy sobie, gdy musisz podjąć szybkie działania.  

Jednak tajna broń jest skuteczna tylko wtedy, gdy wiesz, jak nią władać. Wiedzieć, jak wysłać wiadomość przez czat, to jedno, ale wiedzieć, jak zmaksymalizować funkcje Zoom Team Chat, aby jak najlepiej wykorzystać swój czas, to zupełnie co innego.

Aby pomóc Ci jak najlepiej wykorzystać naszą aplikację do czatu, stworzyliśmy ściągawkę, w której przedstawiamy najlepsze praktyki korzystania z Zoom Team Chat w ciągu dnia pracy:

Korzystaj z Zoom Team Chat jak profesjonalista

Używaj odpowiedzi

Kiedy rozmowa na czacie ze współpracownikiem lub zespołem toczy się szybko, śledzenie, do której wiadomości wszyscy się odnoszą, może być trudne. Klikając „Odpowiedz” pod daną wiadomością, odpowiesz bezpośrednio na tę wiadomość. Twoja odpowiedź zostanie zgrupowana pod nią wraz z innymi odpowiedziami, wskazując innym uczestnikom, że komentujesz ten sam temat.

Osadzanie i podgląd linków

Publikuj krótkie posty bez długich adresów URL, używając opcji „Dodaj link” w polu „Formatowanie”, aby osadzić link bezpośrednio w tekście. Po dodaniu hiperłącza możesz je kliknąć i wybrać „Otwórz link”, aby wyświetlić podgląd adresu URL i sprawdzić, czy jest poprawny przed opublikowaniem – nikt nie lubi udostępniać niedziałającego linku!

Używaj oszczędnie oznaczeń @all, rozważnie korzystaj ze wzmianek @mention

Kiedy musisz zwrócić uwagę wszystkich osób na wiadomość na kanale, korzystanie z funkcji @all powiadamia wszystkich członków czatu grupowego lub kanału (niezależnie od tego, czy są aktywni, czy nie). Jeśli jednak robisz to w grupie z setkami lub tysiącami członków, korzystaj z tej funkcji oszczędnie.

Możesz także użyć wzmianek @mention w wiadomości, aby oznaczyć określone osoby na czacie grupowym lub kanale. Po prostu wpisz symbol @ i nazwę użytkownika, a następnie wybierz odpowiednią osobę z menu rozwijanego. Chcesz zwrócić się bardziej nieformalnie? Możesz kliknąć klawisz Backspace na klawiaturze, aby usunąć nazwisko osoby ze wzmianki.

Keep calm and czatuj dalej

Wiemy, że gdy otrzymujesz setki wiadomości, czat może stać się przytłaczający. Aby uniknąć tego uczucia, spróbuj dostosować ustawienia powiadomień na czasie zespołowym. Możesz otrzymywać powiadomienia tylko wtedy, gdy ktoś bezpośrednio cię wspomni, otrzymasz wiadomość na czacie indywidualnym lub w czacie grupowym, lub na niektórych wybranych kanałach. Ogranicz bałagan i chaos, aby skupić się tylko na potrzebnych informacjach.

Uzyskaj dostęp do innych rozwiązań, gdy musisz przekazać coś więcej

W dzisiejszym szybkim środowisku pracy musisz czasami przenieść się z czatu na połączenie telefoniczne lub spotkanie wideo, gdy trzeba bardziej rozwinąć temat lub coś zademonstrować. Zoom Team Chat jest dostępny z poziomu klienta Zoom, dlatego możesz przełączać się między rozwiązaniami Zoom w tej samej aplikacji. Możesz nawet rozpocząć spotkanie bezpośrednio na czacie grupowym lub kanale, klikając ikonę „Spotkanie z użyciem wideo”. Jeśli korzystasz z klienta stacjonarnego Zoom Mail, możesz również udostępnić na czacie zespołowym swoje e-maile.

Zachowaj porządek

Aplikacje do czatu mogą być bardzo aktywnym miejscem, zwłaszcza gdy pracujesz z wieloma zespołami i zewnętrznymi interesariuszami przy różnych projektach. Oto kilka sposobów na lepszą organizację wiadomości i oswojenie chaosu:

Nie dopuszczaj do rozczłonkowania informacji po spotkaniu

Nasza funkcja ciągłego czatu podczas spotkania pozwala uczestnikom komunikować się przed spotkaniem, w jego trakcie i po nim, tworząc dedykowany czat grupowy w Zoom Team Chat dla jego uczestników. Po włączeniu czaty w trakcie spotkania będą wyświetlane na czacie grupowym w takiej samej formie, w jakiej zostały wysłane, umożliwiając kontynuowanie rozmów po zakończeniu spotkania.

Wykorzystaj foldery

Gdy Twój pasek boczny Zoom Team Chat zaczyna wyglądać trochę chaotycznie, foldery to świetny sposób na zorganizowanie i grupowanie konwersacji, kanałów i kontaktów. Za pomocą folderów obejmujących projekty, nad którymi pracujesz, lub zespoły, z którymi prowadzisz współpracę, możesz z łatwością zlokalizować rozmowy i kanały, których szukasz. Polecamy również utworzenie folderu na kluczowe, wewnętrzne kanały służbowe, aby nigdy nie przeoczyć aktualizacji i łatwo znaleźć najważniejsze informacje.

Zwiększ produktywność za pomocą czatu osobistego

Zachowuj ważne notatki, zasoby, przypomnienia i inne informacje w „czacie osobistym”, który zapewnia własną, dedykowaną przestrzeń roboczą w Zoom Team Chat, niewidoczną dla innych użytkowników. Aby skorzystać z „czatu osobistego” w kliencie stacjonarnym, kliknij kartę „Czat zespołowy”. W sekcji „Oznaczone gwiazdką” znajdź swoje imię i nazwisko, a następnie wpisz notatki i naciśnij „Wyślij”. W ten sposób wysyłasz wiadomość do siebie i możesz ją później odnaleźć, niezależnie od tego, jakiego urządzenia używasz do czatu.

Wyszukuj tak, aby znaleźć to, czego potrzebujesz

Spójrzmy prawdzie w oczy – przez aplikację do czatu przechodzi tyle wiadomości, plików, zrzutów ekranu i innych informacji, że trudno jest znaleźć dokładnie to, czego szukasz. Dzięki zaawansowanej funkcji wyszukiwania Zoom Team Chat możesz łatwo zlokalizować potrzebne zasoby. W kliencie stacjonarnym kliknij przycisk „Wyszukaj” u góry paska nawigacyjnego. Wprowadź odpowiednie słowa kluczowe do wyszukiwania, a Zoom zacznie przeszukiwać Twoje czaty, kanały, wiadomości i kontakty, aby znaleźć pliki lub wiadomości pasujące do podanych kryteriów. Możesz także zastosować dowolny z tych filtrów, aby zawęzić wyszukiwanie: „Najlepsze wyniki”, „Kontakty”, „Kanały”, „Wiadomości” i „Pliki”.

Usprawnij pracę

Czas jest Twoim najcenniejszym zasobem, a Zoom Team Chat może pomóc Ci przyspieszyć pracę, gdy najbardziej tego potrzebujesz. Oto kilka sposobów, w jakie możesz usprawnić codzienne zajęcia dzięki Zoom Team Chat:

Ustaw przypomnienia dla ważnych wiadomości

W chaosie codziennej pracy czasami można przeoczyć ważne wiadomości. Zamiast stresować się tym, że możesz coś przegapić, ustaw przypomnienie o ważnych wiadomościach w najdogodniejszym dla Ciebie momencie. Dzięki funkcji „przypomnij mi” możesz wybrać, kiedy chcesz otrzymać ponowne powiadomienie o otrzymanej wiadomości. Dzięki tej pomocy masz pewność, że wiadomości nie zostaną zapomniane ani zaniedbane.

Oszczędzaj czas z pomocą sztucznej inteligencji

Jeśli chcesz udzielić terminowej odpowiedzi, możesz użyć funkcji tworzenia treści na czacie zespołowym z pomocą Zoom IQ (bezpłatna wersja testowa dla klientów w wybranych planach)*, aby przygotować wiadomość na podstawie kontekstu konwersacji. Możesz zmienić ton i długość wiadomości, aby dostosować sugerowane odpowiedzi.

Rozważ ustawienie wiadomości w stanie obecności

Wiadomość o stanie obecności pozwala wyświetlić notatkę w ramach Twojego profilu w Zoom Team Chat, który inni mogą zobaczyć, gdy klikną Twój kontakt lub zaczną z Tobą rozmowę.

To świetny sposób na udostępnienie współpracownikom aktualizacji, takich jak przebywanie poza biurem, kiedy będziesz wolno odpowiadać lub kiedy jesteś cały dzień w terenie. Możesz także ustawić stan tak, aby wygasł w określonym czasie – na przykład z końcem Twojego urlopu.

Uprości przepływy pracy dzięki integracjom

Chcesz szybko przesłać ważny dokument do członka zespołu? Chcesz uzyskać dostęp do potężnej aplikacji zewnętrznej bez opuszczania platformy Zoom? Zoom Team Chat integruje się z dziesiątkami popularnych aplikacji, umożliwiając zespołom oszczędzanie czasu i uproszczenie przepływów pracy.

Zwracaj uwagę na ikony obecności

Dzięki ikonom obecności zawsze wiesz, czy Twoi współpracownicy są dostępni. Te ikony w naszej aplikacji czatu sprawiają, że z łatwością zobaczysz, czy inni są dostępni oraz poinformujesz wszystkich o swojej obecności.

Istnieje wiele stanów obecności: szare kółko wskazuje, że jesteś w trybie offline, zielone kółko oznacza, że jesteś online, ikona kamery wskazuje, że jesteś na spotkaniu Zoom i wiele innych. Dobrze jest znać je wszystkie. Ogólnie rzecz ujmując, najlepszy moment na kontakt z inną osobą jest wtedy, gdy jej ikona stanu jest zielona (dostępny). Aby otrzymać powiadomienie, gdy tylko dana osoba będzie dostępna, kliknij trzy kropki obok nazwy kontaktu i wybierz „Powiadom mnie o dostępności”.

Dowiedz się więcej na temat naszej aplikacji do czatu

Obecnie, gdy stale wykorzystuje się mnóstwo informacji, aplikacja do czatu stanowi ważną podstawę zorganizowanej współpracy i wydajności. Dzięki Zoom Team Chat otrzymujesz coś więcej niż tylko aplikację do czatu – otrzymujesz centrum współpracy zaprojektowane nie tylko do organizowania komunikacji czatu, ale także konsolidacji całej platformy Zoom w jednym miejscu. Nasza aplikacja czatu współpracuje z resztą modalności Zoom, aby umożliwić płynne przepływy pracy i zmniejszyć ich złożoność oraz wspierać współpracę na spotkaniach, przez telefon, za pomocą tablic i innych.

Dołącz do naszego webinaru, na którym nauczysz się korzystać z Zoom Team Chat, aby obniżyć koszty i dostosowywać skalę w celu spełnienia nowych wymagań biznesowych – zarejestruj się teraz.

*Funkcja tworzenia treści Zoom Team Chat za pomocą Zoom IQ jest obecnie dostępna jedynie w języku angielskim wraz z pakietami Zoom One (Dla przedsiębiorstw Plus, Dla przedsiębiorstw, Dla firm Plus, Dla firm, Dla profesjonalistów) oraz z wybranymi pakietami Zoom (Dla przedsiębiorstw Named Host, Dla przedsiębiorstw Active Host, Zoom Meetings Dla przedsiębiorstw, Zoom Meetings Dla firm, Zoom Meetings Dla profesjonalistów) – jako bezpłatna wersja testowa przez ograniczony czas. Niektóre sektory i lokalizacje mogą być wykluczone.

Bezpłatne funkcje w wersji testowej mogą przestać być udostępniane lub zostać zmodyfikowane w dowolnym momencie i mogą podlegać limitom użytkowania, ograniczeniom regionalnym lub licencyjnym oraz innym warunkom.