Wydarzenia hybrydowe przeszły długą drogę od pierwszych miesięcy 2020 roku, kiedy musieliśmy szybko przekształcić wydarzenia osobiste w całkowicie wirtualne doświadczenia. Hybrydowy styl pracy to obecnie gorący temat, ale czym jest wydarzenie hybrydowe? W swojej najprostszej formie wydarzenie hybrydowe to każde wydarzenie wykorzystujące technologię do łączenia uczestników zdalnych i osobistych w celu zapewnieniu doświadczenia na żywo. Wszyscy uczestniczyliśmy w wydarzeniu hybrydowym w jakiejś formie, niezależnie od tego, czy był to udział w spotkaniu służbowym z domu, gdy dziecko było chore, czy oglądanie meczu na żywo w telewizji z przyjaciółmi w lokalnej restauracji.

Dziś możesz stworzyć oszałamiające wydarzenie z dowolnego miejsca i poszerzyć grono odbiorców poza tradycyjne mury centrum konferencyjnego lub przestrzeni eventowej. Oznacza to więcej potencjalnych klientów i zwrot z inwestycji dla marek. Jest to również to, czego oczekują odbiorcy, ponieważ bardziej elastyczne, hybrydowe miejsce pracy staje się normą. Ta zmiana i wiele korzyści płynących z wydarzeń hybrydowych sprawiają, że posiadanie wirtualnego komponentu do doświadczenia na żywo jest cenną koniecznością przy planowaniu przyszłej strategii eventowej.

W Zoom niedawno zorganizowaliśmy konferencję użytkowników 2023, Zoomtopia, na naszej własnej platformie wydarzeń hybrydowych, Zoom Events. Zabieramy Cię za kulisy, aby podzielić się naszymi wnioskami i pokazać, dlaczego strategia hybrydowa jest przyszłością wydarzeń.

1. Większa publiczność wywiera większy wpływ

Pierwszą i najbardziej oczywistą zaletą każdego wydarzenia hybrydowego jest skala i wszystkie korzyści wynikające z rozszerzenia zasięgu. Dzięki odpowiednim narzędziom do zarządzania potencjalnymi klientami wydarzenie może być jednym z najważniejszych kanałów tworzenia ROI i świadomości marki.

Oczywiście większa liczba uczestników może oznaczać większą złożoność. Staranne i wczesne planowanie jest konieczne, aby czerpać wyraźne korzyści z większej liczby odbiorców. Celem jest stworzenie jednego zintegrowanego wydarzenia, a nie dwóch różnych doświadczeń. W przypadku Zoomtopii wykorzystaliśmy Zoom Events, aby zebrać wszystkich wirtualnych i osobistych uczestników w holu wydarzenia. Posiadanie jednego centralnego hubu wydarzeń znacznie ułatwiło zarządzanie oraz pomogło osobistym i wirtualnym członkom publiczności poczuć większe zaangażowanie.

Ponieważ wszyscy uczestnicy wydarzenia byli zarejestrowani i nawiązywali kontakty na jednej platformie, śledzenie grupy odbiorców i wyciąganie wniosków było również bardzo proste. Integracja naszej platformy zarządzania relacjami z klientami (CRM) i korzystanie z raportów analitycznych Zoom Events po wydarzeniu umożliwiło uzyskanie bogatej analizy danych.

2. Technologia pomaga stworzyć równe doświadczenie dla wszystkich uczestników wydarzenia hybrydowego

Gdy odbiorcy czują się włączeni bez względu na to, gdzie się znajdują, ich zaangażowanie może być większe, a osiągnięcie celów – łatwiejsze. Jak jednak stworzyć doświadczenie równowartościowe dla każdego uczestnika? Ktoś, kto siedzi w swoim domowym biurze z kotem na kolanach, nie będzie miał takich samych wrażeń, jak ktoś, kto uczestniczy w wydarzeniu osobiście. Istnieje jednak wiele sposobów na to, by każdy stał się częścią doświadczenia w sposób, który będzie dla tej osoby wartościowy.

Każdy, kto zarejestrował się na Zoomtopii, zarówno osobiście, jak i wirtualnie, mógł założyć własny profil, przeglądać sesje, tworzyć swój harmonogram, nawiązywać kontakty i uzyskiwać dostęp do zasobów przed i podczas dwudniowego wydarzenia. Dodaliśmy nawet kilka „wycieczek za kulisy”, aby pokazać wszystkim, jak powstało to wydarzenie – bo kto nie lubi zajrzeć za kurtynę? Utrzymywaliśmy tempo od momentu, gdy Eric Yuan wbiegł na scenę, aby wygłosić przemówienie, aż do momentu, gdy Charlie Munger pożegnał nas swoimi mądrymi słowami na zakończenie.

Kluczowe momenty, które pomogły wirtualnym uczestnikom pozostać na bieżąco, obejmowały:

• umożliwienie uczestnikom online pojawienia się na żywo na ekranie prelegenta;
• wirtualnych prowadzących wydarzenie, odpowiadających na pytania podczas każdej sesji;
• prowadzenie czatu na żywo oraz sesji pytań i odpowiedzi dla wszystkich wirtualnych i osobistych uczestników za pośrednictwem specjalnej aplikacji mobilnej;
• zachęcanie uczestników do korzystania z narzędzia emoji. Emoji wprowadziły 🔥 do wszystkich naszych sesji, a uczestnicy reagowali w czasie rzeczywistym na całym świecie.

Wszystkie te dodatki pomogły ludziom w domu, w biurze i na miejscu poczuć się częścią akcji, zmniejszając wskaźnik rezygnacji i zwiększając ogólne zaangażowanie.

Równowartościowe wrażenia dla wszystkich uczestników oznaczają również uczynienie wydarzenia dostępnym. Tłumacze języka migowego i transkrypcja na żywo generowana przez sztuczną inteligencję umożliwiły uczestnictwo osobom niesłyszącym lub niedosłyszącym, a tłumaczenie na żywo pomogło nam rozszerzyć nasz globalny zasięg. Dzięki przetłumaczeniu sesji Zoomtopii na 17 języków uczestnicy byli w stanie brać udział w Zoomtopii z komputerów stacjonarnych, laptopów i urządzeń mobilnych w lokalizacjach na całym świecie.

3. Sztuczna inteligencja ułatwia planowanie wydarzeń hybrydowych

Przy tak dużym wydarzeniu jak Zoomtopia liczy się każda minuta. Zoom AI Companion, nasz asystent AI, był ratunkiem podczas zarządzania wieloma ruchomymi elementami. Na przykład nasze podsumowania spotkań pomogły zespołowi być na bieżąco, gdy uczestnicy nie mogli wziąć udziału w wielu spotkaniach planistycznych poprzedzających wydarzenie z powodu napiętych harmonogramów. Ponieważ nasz zespół używa Zoom Team Chat do współpracy, korzystaliśmy również z AI Companion, aby pomóc w tworzeniu wiadomości. To przydatne narzędzie pozwoliło nam zaoszczędzić cenny czas i pomogło nam komunikować się bardziej efektywnie podczas żonglowania wieloma strumieniami pracy związanymi z wydarzeniem.

Już 20 listopada w Zoom Events pojawi się jeszcze więcej funkcji opartych na AI, które pomogą gospodarzom wydarzeń i uczestnikom. Możliwość tworzenia wiadomości na czacie Zoom Events generowanych przez AI w holu wydarzenia umożliwi uczestnikom i gospodarzom szybkie nawiązanie kontaktu z innymi gośćmi bez utraty koncentracji na treści sesji na żywo. Ponadto prowadzący będą mogli tworzyć wiadomości e-mail za pomocą AI Companion, co spowoduje odciążenie od zadań administracyjnych za kulisami poprzez szybkie generowanie zaproszeń i e-mail marketingowych za pośrednictwem platformy Zoom Events.

4. Przygotuj się na nieoczekiwane

Organizacja wydarzenia na dużą skalę wymaga starannego planowania, ale nawet najbardziej skrupulatnie zaplanowane wydarzenia mogą rzucać nam kule pod nogi. Posiadanie łatwej w użyciu platformy eventowej pomaga zespołowi usprawnić produkcję i zachować synchronizację, zmniejszając ryzyko potencjalnych problemów. Jeśli wydarzenie odbywa się regularnie, dokładne przeanalizowanie danych może również pomóc w dokładniejszym przygotowaniu się do następnego wydarzenia.

Platforma Zoom Events przeprowadzi Cię przez prosty proces krok po kroku, który pomoże Ci zbudować wydarzenie od podstaw. W przypadku Zoomtopii dodaliśmy wsparcie naszego zespołu ds. usług eventowych, który jest dostępny jako dodatek, aby zapewnić klientom wiedzę techniczną i produkcyjną w przypadku bardziej złożonych wydarzeń hybrydowych. Przyjrzeliśmy się również zeszłorocznym danym, aby przeanalizować zachowanie i reakcje uczestników, aby dokładnie przygotować naszą strategię na 2023 rok.

Jeśli chodzi o samo wydarzenie, kilka rzeczy zapewni Ci spokój ducha podczas organizowania wydarzenia hybrydowego. Pierwszą z nich są kulisy Zoom Events. Funkcja ta jest w rzeczywistości wirtualnym zielonym pokojem, w którym paneliści mogą się przygotować i porozmawiać za kulisami, co pomaga zapewnić płynny przebieg sesji na żywo. Po drugie, w przypadku nieprzewidzianych opóźnień w podróży i innych zmian w składzie prelegentów w ostatniej chwili posiadanie wirtualnego komponentu zapewnia, że wydarzenie może nadal się odbyć.

5. Oszczędzanie cennych zasobów

Liczba osób jest najbardziej widoczną oszczędnością kosztów w przypadku wydarzeń hybrydowych; mniejsza liczba uczestników i prelegentów osobistych oznacza mniej osób na miejscu. Istnieje jednak również możliwość zaoszczędzenia na produkcji wydarzenia.

Wykorzystaliśmy wbudowane studio produkcyjne Zoom Events do stworzenia grafiki o jakości telewizyjnej dla naszej wirtualnej publiczności podczas sesji podziału, aby uniknąć wysokich kosztów produkcji. Poza zwiększeniem opłacalności organizacji wydarzenia studio produkcyjne upraszcza obsługę wydarzenia, umożliwiając jednemu operatorowi prowadzenie całego wirtualnego pokazu z laptopa.

Nie ma potrzeby inwestowania w oddzielną platformę, aby znaleźć miejsce dla treści po wydarzeniu. Wszystkie nasze sesje i zasoby Zoomtopia są dostępne na żywo w holu wydarzenia. Nasz zespół może pobierać zasoby z tej biblioteki wydarzeń na żądanie, zmieniać ich przeznaczenie w stale aktualne treści i udostępniać je na wielu platformach.

6. Obniżenie śladu węglowego

Zrównoważony rozwój to kolejna istotna zaleta wydarzeń hybrydowych. Dzięki mniejszej liczbie prelegentów i uczestników podróżujących na wydarzenie oraz mniejszej liczbie drukowanych materiałów potrzebnych na miejscu możesz pomóc zmniejszyć ślad węglowy swojej firmy. Mając na uwadze cel Białego Domu, jakim jest osiągnięcie gospodarki o zerowej emisji netto do 2050 r., każda firma szuka sposobów na rozszerzenie swoich zrównoważonych praktyk. Organizowanie większej liczby wydarzeń hybrydowych i wirtualnych jest jednym ze sposobów wspierania celów środowiskowych firmy.

Korzyści płynące z wydarzeń hybrydowych kształtują przyszłość

Kiedy w 2020 r. konieczne stało się organizowanie wydarzeń wyłącznie wirtualnych, odkryliśmy, że możliwe jest zorganizowanie udanego wydarzenia online. Powrót do wydarzeń osobistych w 2022 roku był nowością dla wszystkich zaangażowanych po tak długiej przerwie. Szybko nauczyliśmy się, co sprawia, że doświadczenie na miejscu jest wspaniałe i jak cenny może być wirtualny komponent. Zoomtopia 2022 była naszym pierwszym wydarzeniem hybrydowym na dużą skalę, co pozwoliło nam przetestować funkcje, które od tego czasu osadziliśmy w Zoom Events i zademonstrowaliśmy na tegorocznym wydarzeniu.

Na Zoomtopia 2023 świetnie się bawiliśmy, korzystając z pełnej platformy Zoom Events i odkrywając wszystkie zalety wydarzeń hybrydowych. Widzieliśmy na własne oczy, jak wykorzystanie najlepszych z obu scenariuszy i stworzenie wyjątkowego wydarzenia hybrydowego może pomóc w zwiększeniu zasięgu i generowaniu popytu w sposób opłacalny i zrównoważony. Po osiągnięciu dziesięciokrotnie większej frekwencji niż w poprzednich latach, zaangażowaniu globalnej publiczności i zebraniu pakietów treści, które możemy wykorzystać przez cały rok, jesteśmy podekscytowani możliwością dalszego rozwijania naszej strategii wydarzeń hybrydowych w miarę zbliżania się do 2024 roku. Mamy nadzieję, że dołączysz do nas podczas tej przygody!

Dowiedz się więcej

Dowiedz się więcej o tym, jak Zoom Events może pomóc Ci w organizacji kolejnego wydarzenia hybrydowego.