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Práticas recomendadas para organizar um evento digital

Práticas recomendadas para organizar um evento digital

Os organizadores de eventos devem ser uma classe específica de super-heróis por todo o esforço que dedicam para projetar, planejar e colocar em prática experiências que sejam impactantes para os participantes. No entanto, as preocupações atuais com a saúde e as restrições de viagens relacionadas à pandemia da COVID-19 levaram ao cancelamento ou adiamento de muitos eventos em todo o mundo e podem prejudicar eventos futuros também. Embora talvez não seja viável hospedar essas experiências presencialmente, isso não significa que elas não possam acontecer.

Os organizadores de eventos que procuram maneiras de se adaptar rapidamente e hospedar feiras, conferências de usuários, lançamentos de vendas e outros eventos on-line encontram no Zoom uma ótima alternativa. A plataforma de comunicações unificadas primeiro em vídeo da Zoom é uma opção incrível para realizar um evento presencial porque você pode conectar palestrantes, patrocinadores e participantes, replicando grande parte da interação face a face, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo. 

Na Zoom, realizamos inúmeros eventos on-line com sucesso usando nossa própria tecnologia. Veja a seguir nossas práticas recomendadas para criar uma experiência de evento virtual impactante e de classe mundial usando o Zoom.

Escolha sua solução: Meetings x Webinars

Os eventos virtuais podem ter vários formatos diferentes, e o Zoom oferece uma solução sob medida para atender a qualquer caso de uso. Quando você estiver planejando um evento on-line, pense em como quer que seja a experiência do usuário e faça a si mesmo a seguinte pergunta:

Que nível de interação espero dos meus participantes?

Se você espera que os participantes apenas ouçam, o ideal é que você use o Zoom Video Webinar. Mas se você precisa de maior interação entre o público e o anfitrião, o Zoom Meeting pode ser a melhor opção. Veja a seguir mais informações para ajudá-lo a decidir se deseja hospedar seu evento on-line como um webinar ou uma reunião.

Quando organizar um webinar

Pense em webinars como uma sala de aula ou um auditório. Os webinars são ideais para eventos abertos ao público e grandes públicos. Normalmente, os participantes de webinars não interagem entre si. Embora a Zoom ofereça opções para você socializar mais com os participantes, os webinars em geral têm uma ou poucas pessoas conversando com um público específico.

Quando realizar uma reunião

O Zoom Meetings é ótimo para hospedar sessões interativas nas quais você deseja que haja maior participação do público ou quer dividir a sessão em grupos menores. O recurso Salas simultâneas do Zoom permite atribuir facilmente participantes a sessões virtuais paralelas e trazê-los de volta para a reunião principal. Se você estiver hospedando um evento interno seguro, sugerimos usar nosso recurso Sala de espera. Você pode enviar todos os participantes para a Sala de espera quando acessarem sua reunião ou pode enviar apenas os convidados, ou seja, os participantes que não estão na sua conta Zoom. Você pode então admitir os participantes um por um ou todos de uma vez. Embora o Zoom Meetings também ofereça ferramentas para gerenciar a interação dos participantes, ele é mais útil quando você deseja ter uma participação mais ampla.

Na maior parte dos casos, o Zoom Webinar será a solução preferida para muitos eventos digitais porque fornece uma plataforma mais simples para gerenciar grandes públicos. 

Organize um evento virtual usando o Zoom Video Webinars

Se você precisa hospedar eventos de marketing digital, reuniões gerais, anúncios de produtos ou sessões de treinamento, o Zoom Video Webinar é uma opção fácil de usar para gerenciar e interagir com seu público. Por exemplo, você pode promover rapidamente um participante a palestrante para que ele possa interagir ao vivo. Outros recursos como levantar a mão, perguntas e respostas e enquetes permitem um maior envolvimento.

Veja a seguir outros benefícios de usar o Zoom Video Webinars para o seu evento digital:

Dicas de organização

O anfitrião dá o tom para o evento. A prática e a preparação com antecedência garantirão que seu público tenha a melhor experiência. Veja a seguir algumas dicas profissionais para garantir que você tenha um evento digital de sucesso:

  • Tenha uma conexão de Internet com fio: isso ajudará a evitar problemas com uma conexão Wi-Fi instável, o que pode afetar a qualidade do áudio e a experiência geral dos participantes.
  • Teste o áudio antes do início do webinar: isso garantirá que os alto-falantes e o microfone estejam funcionando corretamente antes do início do evento ao vivo. Veja como testar o áudio do seu dispositivo.
  • Minimize o ruído de fundo: tente hospedar seu webinar em um local silencioso. Se você precisa estar em um ambiente barulhento, usar um fone de ouvido com microfone geralmente reduz o ruído de fundo em comparação com o microfone integrado do computador. Na verdade, utilizar um fone de ouvido é uma prática recomendada geral para áudio de alta qualidade, pois ele funciona melhor que outras opções integradas.
  • Vista-se para impressionar: você estará no vídeo, então use roupas formais. Recomendamos cores lisas em vez de roupas com estampas. Esteja atento ao uso de acessórios ou joias se você for expressivo com as mãos, pois o barulho e o movimento podem causar distrações.
  • Defina as expectativas adequadas: crie título e descrição claros para o conteúdo que será entregue no webinar. Certifique-se de abordar o conteúdo que foi prometido nas divulgações que antecedem o evento digital.
  • Comece no horário certo: recomendamos que você comece seu evento 5 minutos antes para permitir que os participantes acessem antes do início do conteúdo. O anfitrião deve informar aos participantes quando o evento começará e se o conteúdo será gravado e compartilhado posteriormente.

Para ver outras práticas recomendadas de webinar sobre como organizar o conteúdo e criar impacto, confira estas dicas do fundador do Let’s Do Video David Maldow. 

Envolva seu público

Um dos principais benefícios de um evento presencial é a interação. Os eventos on-line também podem oferecer uma experiência informativa e interativa enquanto você desfruta do conforto da sua casa ou escritório.

É importante investir tanta dedicação na experiência on-line quanto em um evento presencial. Veja a seguir algumas dicas para ajudá-lo a maximizar o envolvimento do público:

  • Defina o tom: dê as boas-vindas aos participantes quando eles acessarem o webinar ou a reunião. Comece com uma pergunta para quebrar o gelo e peça aos participantes que enviem suas respostas no chat. “De onde todos estão acessando hoje?”, “O que você está ansioso para ouvir/aprender?”… Cite algumas das respostas que ouvir e compartilhe sua própria resposta com o público.
  • Habilite perguntas e respostas: designe palestrantes ou outros anfitriões para ajudar a responder às perguntas que surgirem durante o evento. Recomendamos que você incentive os participantes a fazerem perguntas durante a sessão. Assim, você pode coletar perguntas à medida que avança na interação e decidir se vai respondê-las ao vivo ou esperar até o fim. Não há nada pior do que ficar no vácuo, então prepare algumas perguntas com antecedência caso precise preencher alguma lacuna.
  • Enquetes são fundamentais: crie 3 a 4 perguntas de enquete que podem ser configuradas antes do evento. Esta é uma ótima oportunidade para avaliar em quais informações seu público está interessado, o nível de especialização das pessoas e o entendimento atual ou opiniões delas sobre o conteúdo que você está compartilhando.
  • Peça feedback: com o Zoom Video Webinars, você pode incluir uma pesquisa pós-evento para coletar feedback sobre os apresentadores, o conteúdo e a satisfação do público. Tudo o que você precisa é o URL da sua ferramenta de pesquisa favorita. Conforme os participantes saem do webinar, a pesquisa será iniciada automaticamente.  
  • Reações: o Zoom é rico em recursos e capaz de hospedar reuniões gerais ou outros eventos internos para grandes públicos. Os participantes agora podem reagir durante uma reunião enviando um sinal de positivo ou batendo palmas para comunicar seu entusiasmo sem interromper a apresentação.

Monetize seus eventos

A integração do Zoom com o PayPal permite cobrar uma taxa de inscrição para eventos hospedados na plataforma de webinar. Esse processo simples de pagamento garante que você possa se concentrar em oferecer uma ótima experiência de evento digital sem se preocupar em coletar taxas. Tudo o que você precisa é de uma conta pessoal ou corporativa do PayPal.

Ao se inscrever no seu evento, o participante será redirecionado para o PayPal para concluir o pagamento. Para isso, ele precisará efetuar login na conta do PayPal ou usar o cartão de crédito durante a finalização da compra. Assim que o pagamento for concluído, ele receberá instruções sobre como acessar o webinar.

Aumente seu alcance

Você já pensou em crescer mais com seu evento digital? Quando o conteúdo estiver definido, seus alto-falantes estiverem preparados e prontos, chegou a hora de entrar ao vivo.

Os webinars e reuniões Zoom podem ser transmitidos em canais de redes sociais como Facebook Live, Facebook Workplace e YouTube Live, bem como por uma integração de transmissão ao vivo personalizada. Isso permite que os participantes acessem via Zoom ou assistam nas redes sociais, para que seu conteúdo alcance um público maior sem nenhum esforço extra. 

Recursos adicionais

Veja a seguir alguns recursos adicionais para ajudar você a fornecer uma experiência de evento on-line de sucesso:

Ainda tem dúvidas? Confira nossa página de suporte para conhecer as práticas recomendadas para reuniões e webinars ou assista ao nosso webinar sobre as “Práticas recomendadas para organizar eventos digitais”:

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Você também pode entrar em contato com um especialista do produto Zoom para saber mais sobre nossos serviços de consultoria de eventos on-line ou obter uma demonstração personalizada hoje mesmo!

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