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Como combater a fadiga de reunião e e-mail com o Chat

Como combater a fadiga de reunião e e-mail com o Chat

Soluções de comunicação como o e-mail e reuniões por vídeo têm revolucionado como nos conectamos e colaboramos a distância. Mas uma agenda lotada e uma caixa de e-mail transbordando não ajudam você a fazer o seu trabalho.

Com ferramentas de colaboração em tempo real como o Zoom Chat, você pode evitar aquela temida fala durante uma reunião "mas isso poderia ter sido resolvido por e-mail" e manter a sua caixa de entrada reservada para comunicações complexas e de alta prioridade.

Utilize o chat para diminuir ao máximo o número de reuniões

Comunicar com as equipes e mantê-las no ritmo em relação aos projetos e campanhas em andamento é fundamental. No entanto, reuniões frequentes para atualizações de status, sessões de brainstorm e avaliações com diferentes equipes podem tomar o seu tempo e atrasar todo o trabalho.

Aqui estão algumas maneiras de criar um espaço no seu calendário e conseguir economizar algum tempo com o Zoom Chat:

  • Simplifique as reuniões: ao usar os canais de chat, é possível encurtar as reuniões sobre atualização de status e usar esse tempo para esclarecer e responder perguntas, ao invés de examinar atualizações de tarefas.
  • Comece com o chat: ao invés de agendar uma reunião para cada projeto ou tarefa, é possível fazer uma primeira comunicação usando o canal de chat ou por meio de uma mensagem rápida. Caso você ou outras partes precisarem de mais esclarecimentos ou tenham perguntas, é possível agendar uma reunião posteriormente ou até mesmo iniciar uma reunião diretamente do chat, usando o ícone de vídeo.
  • Organize-se: para as reuniões de equipe e de projeto, envie uma programação por meio de um canal de chat, antes da reunião. Dessa maneira todos estarão preparados e você pode ir direto ao ponto assim que a reunião começar, reduzindo a duração da reunião.

Por que o chat é melhor do que o e-mail

Conseguir achar as mensagens mais importantes em meio a uma avalanche de e-mails pode roubar um tempo precioso, até que você consiga achar todos os e-mails de uma conversa e, finalmente, poder respondê-los. Com o chat, é muito mais fácil clicar nas mensagens, identificar quais itens são direcionados a você e encontrar rapidamente as informações de que você precisa.

Eis o porquê do chat ser uma ótima alternativa ao e-mail:

  • É mais rápido e mais eficiente: usar o chat ao invés do e-mail é como usar mensagens de texto ao invés de mensagens de voz para se comunicar. Em vez de ficar procurando as informações que você quer em longas mensagens, é possível revisar rapidamente as mensagens e ir direto ao ponto.
  • É possível por o trabalho em dia rapidamente: por o trabalho em dia, após ficar fora do escritório ou analisar o progresso de um projeto com o qual você não está familiarizado pode ser um processo árduo, principalmente, se você estiver usando apenas o e-mail. O chat permite que você visualize rapidamente conversas inteiras e exatamente na ordem como elas progrediram com o tempo, permitindo que você entenda o progresso de um projeto ou por o trabalho em dia.
  • A organização não demanda esforço: adicionar e-mails a varias pastas e acompanhar tudo o que está na sua caixa de entrada é um desafio. O chat o ajuda a manter a ordem com o uso de canais, favoritos e @menções, então é fácil de encontrar o que você está procurando com um mínimo de esforço.
  • É possível personalizar as notificações: quando você recebe um e-mail é quase impossível saber o quão urgente ele é sem abri-lo e ler a mensagem. Com o chat é possível personalizar as suas notificações para alertar você apenas quando receber mensagens de certos canais ou pessoas ou quando você receber uma @menção, ajudando-o a priorizar tarefas e responder rapidamente às mensagens mais importantes.

Com o Zoom Chat, é possível fazer mais coisas ao mesmo tempo em que você consegue economizar um tempo precioso, fundamental para você ter sucesso. Para saber mais sobre como o Zoom pode ajudá-lo com os suas necessidades de chat e simplificar os seus fluxos de trabalho, acesse nosso webinar mensal.

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