Você é bombardeado com toneladas de informações, mensagens e recursos ao mesmo tempo. Parece quase impossível dar conta de tudo isso, o que força você a ir atrás de maneiras de consolidar seus esforços, economizar tempo e manter-se organizado. Incorporar novas ferramentas de produtividade ao seu dia a dia nem sempre ajuda, pois pode dar a sensação de que são apenas novos problemas para resolver. Em vez disso, você precisa de um balcão único que dê conta de todas as suas necessidades.

É aí que a nossa solução de chat, o Zoom Team Chat, pode ajudar. Como ele já vem sem custos adicionais com a plataforma Zoom, você pode imaginar a solução de chat persistente como sua arma secreta: sempre pronta para entrar em ação quando precisar.  

Contudo, uma arma secreta só funciona se você souber manejá-la. Uma coisa é saber como enviar uma mensagem pelo chat, outra é saber como maximizar os recursos do Zoom Team Chat para aproveitar ao máximo seu tempo.

Para ajudar você a extrair todo o potencial da experiência de chat, criamos uma colinha com algumas das melhores práticas para usar o Zoom Team Chat durante o expediente:

Dicas Pro para usar o Zoom Team Chat

Use respostas

Quando uma conversa de chat com um colega ou equipe flui com rapidez, pode ficar difícil saber a que mensagem estão se referindo. Ao clicar em "Responder" sob uma mensagem, você responderá diretamente àquela mensagem e sua resposta ficará agrupada embaixo dela, indicando aos demais participantes que você está contribuindo com aquele tópico específico.

Incorpore e obtenha prévias de links

Mantenha suas publicações breves e livres de URLs longas usando a opção "Adicionar link" dentro do campo "Formatar" para incorporar seu link diretamente no texto." Ao adicionar um hyperlink, é possível clicar nele e selecionar "Abrir link" para obter uma prévia da URL e verificar se está correta antes de publicar, pois ninguém gosta de compartilhar o link errado!

Use @todos com moderação e @menções com atenção

Quando precisar chamar a atenção de todo mundo em um canal, o recurso @todos vai notificar todos os membros do chat em grupo ou do canal (estejam ativos ou não) sobre sua mensagem. Contudo, se fizer isso em um grupo com centenas ou milhares de membros, lembre-se de usar o recurso com moderação.

Também é possível usar @menções em uma mensagem para marcar pessoas específicas de um chat em grupo ou canal. Basta inserir o símbolo @, seguido pelo nome e, em seguida, selecionar a pessoa no menu suspenso. Deseja um clima mais descontraído? Também é possível pressionar backspace no teclado para remover o sobrenome da pessoa mencionada.

Mantenha a calma e comunique-se

Entendemos que, quando você recebe uma tonelada de mensagens, o chat pode parecer um pouco desanimador. Para evitar a sobrecarga, experimente definir as configurações de notificações do Team Chat. É possível ajustá-lo para que avise você somente quando for mencionado diretamente, receber uma mensagem no chat individual/chat em grupo ou em certos canais de sua escolha. Elimine a desordem e o caos para se concentrar nas informações de que precisa imediatamente.

Acesse outras soluções quando precisar elaborar

No atual ritmo do mundo do trabalho, às vezes você precisa ir do chat para o telefone ou uma reunião por vídeo para desenvolver melhor ou demonstrar algo. Como o Zoom Team Chat está no cliente Zoom, é possível alternar entre todas as soluções dentro do mesmo aplicativo. Você pode até iniciar uma reunião diretamente no chat em grupo ou canal clicando no ícone "Reunir com vídeo". E se você usar o cliente Zoom Mail para desktop, também poderá compartilhar seus e-mails com o Team Chat.

Mantenha tudo organizado

Aplicativos de chat podem ser um lugar muito tumultuado, em especial quando trabalhamos com várias equipes e partes interessadas externas em diferentes projetos. Há algumas maneiras de manter suas mensagens organizadas e o caos sob controle:

Não permita que uma reunião perdida gere silos

O recurso chat em reunião contínuo permite que os participantes comuniquem-se antes, durante e após a reunião graças à criação de um chat em grupo dedicado, no Zoom Team Chat, para os participantes. Quando habilitado, as mensagens de chat dentro da reunião aparecerão nesse chat em grupo à medida que forem enviadas durante a reunião, permitindo que as conversas continuem após seu término.

Utilização de pastas

Quando a sua barra lateral do Zoom Team Chat começa a parecer uma terra sem lei, as pastas são uma ótima maneira de organizar e agrupar suas conversas, canais e contatos. Ao criar pastas baseadas nos projetos em que você está colaborando, ou nas equipes com as quais está trabalhando, você pode localizar com facilidade as conversas e canais que precisa. Também recomendamos criar uma pasta para canais corporativos internos importantes para que você não perca uma atualização e possa localizar informações importantes com facilidade.

Aumente a produtividade com o chat pessoal

Mantenha anotações, recursos, lembretes e outras quinquilharias no "Chat pessoal", que fornece o seu próprio espaço de trabalho dedicado diretamente no Zoom Team Chat (ele não fica disponível para outros usuários). Para usar o "Chat pessoal" no cliente para desktop, clique na aba "Team Chat". Na seção "Favoritos", encontre seu nome, depois digite suas anotações e pressione "Enviar". Isso enviará uma mensagem para você mesmo, para que você possa olhar mais tarde, não importa qual dispositivo você está usando para acessar o aplicativo de chat.

Pesquise para encontrar o que precisa

Vamos ser sinceros: com mensagens, arquivos, capturas de tela e mais, vindo através do aplicativo de chat, pode ser difícil encontrar exatamente o que você está procurando. Mas com a funcionalidade de busca robusta do Team Chat, você pode localizar facilmente os ativos que precisa. No cliente de desktop, clique no botão "Pesquisar" na parte superior da sua barra de navegação. Insira palavras-chave relevantes para pesquisar e, por padrão, o Zoom irá buscar seus chats, canais, mensagens e contatos para encontrar arquivos ou mensagens correspondentes ao seu critério de busca. Você também pode aplicar qualquer um desses filtros para filtrar sua pesquisa: "Principais resultados", "Contatos", "Canais", "Mensagens" e "Arquivos".

Simplifique o trabalho

Tempo é o seu recurso mais valioso, e o Zoom Team Chat pode ajudar você a agilizar as coisas quando você mais precisa. Alguns modos de simplificar suas atividades diárias com o Team Chat:

Defina lembretes para mensagens importantes

No caos do trabalho do dia a dia, às vezes mensagens importantes se perdem. Ao invés de estressar sobre o que você pode ter perdido, seja lembrado de mensagens importantes quando for melhor para você. Com o recurso lembre-me, você pode selecionar quando deseja ser notificado novamente sobre uma mensagem recebida, o que pode ajudar você a se certificar de que mensagens não tenham sido perdidas ou negligenciadas.

Economize tempo com a ajuda da IA

Se você precisa dar uma resposta rápida, você pode usar o compositor do Team Chat com o Zoom IQ (avaliação gratuita para clientes em planos selecionados)* para criar rascunhos de mensagem para você em um contexto conversacional. Você ainda pode alterar o tom e tamanho da mensagem para personalizar as respostas sugeridas.

Considere configurar uma mensagem de status

Uma mensagem de status permite que você exiba uma observação como parte do seu perfil do Team Chat que outros podem ver quando selecionam o seu contato ou conversam com você pelo chat.

Esse é um ótimo modo de compartilhar atualizações com seus colegas, tal como estar fora do escritório, quando você demorará para responder, ou quando estará na rua durante o dia. Você também pode definir sua mensagem de status para expirar em dado momento, como por exemplo, no fim do seu período de folga.

Simplifique fluxos de trabalho com integrações

Quer enviar um documento importante rapidamente para um membro da equipe? Quer acessar um aplicativo poderoso de terceiros sem sair da plataforma Zoom? O Zoom Team Chat integra com dezenas de aplicativos populares, empoderando equipes para economizar tempo e simplificar fluxos de trabalho.

Preste atenção nos ícones de presença

Saiba imediatamente se seus colegas estão disponíveis para conversar com ícones de presença. Esses ícones no nosso aplicativo de chat fazem com que seja mais fácil saber se as pessoas estão disponíveis, e informa os outros do seu status (presença).

Existem diversos status de presença, incluindo um círculo cinza vazio para indicar que você está offline, um círculo verde para online, um ícone de câmera de vídeo para quando você está em uma reunião Zoom, e mais. É bom para saber o que significam. Geralmente o melhor horário para entrar em contato com alguém é quando mostram o ícone verde (disponível). Para ser informado assim que estiver disponível, clique nos três pontos ao lado do nome do contato e selecione "Notifique-me quando disponível".

Saiba mais sobre o nosso aplicativo de chat

Em um período onde se está utilizando cada vez mais informações, um aplicativo de chat fornece uma fundação importante para a colaboração e produtividade organizada. Com o Zoom Team Chat, você ganha mais do que apenas um aplicativo de chat: você ganha um hub de colaboração criado não só para organizar a comunicação por chat como também para consolidar toda a plataforma Zoom em um lugar só. Nosso aplicativo de chat flui através do resto das modalidades do Zoom para reduzir a complexidade e habilitar fluxos de trabalho simplificados, empoderando a colaboração através de reuniões, telefone, quadro de comunicação, e mais.

Junte-se a nós em um webinar onde você aprenderá como usar o Zoom Team Chat para reduzir custos enquanto escala para atender novas demandas da empresa. Inscreva-se agora.

*A composição do Team Chat com o Zoom IQ está disponível atualmente apenas em inglês para pacotes do Zoom One (Empresarial Plus, Empresarial, Corporativo Plus, Corporativo, Pro) e pacotes herdados do Zoom (Empresarial Anfitrião Nomeado, Empresarial Anfitrião Ativo, Zoom Meetings Empresarial, Zoom Meetings Corporativo, Zoom Meetings Pro), como uma avaliação gratuita por um tempo limitado. Verticais e geografias selecionadas podem ser excluídas. 

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