Como manter convidados indesejados fora do seu evento Zoom

Como manter convidados indesejados fora do seu evento Zoom

Estamos felizes em saber que você está usando o Zoom para se manter conectado neste momento de distanciamento social, aprendizado remoto e rotinas de trabalho em home office. Vimos nossa plataforma ser usada de muitas maneiras – para trabalho, happy hours, celebrações públicas, salas de aula virtuais, sessões de ioga e muitos outros eventos e experiências.

No entanto, se nenhuma precaução for tomada, eventos que visam reunir pessoas poderão receber participantes que não foram convidados.

Como ocorrem as interrupções nas reuniões

Quando se trata de eventos virtuais, podem ocorrer interrupções quando o evento (e, portanto, as informações da reunião) é aberto ao público. Um usuário poderia compartilhar um link de reunião privada nas redes sociais, mandar as informações da sua sala de aula virtual para um amigo, enviar por e-mail um convite para um evento virtual, etc. Mas publicar esses links nas redes sociais ou em outros fóruns públicos torna seu evento totalmente público e qualquer pessoa com o link pode ingressar. Em eventos, como casamentos e outros encontros rotineiros, salas de aula ao estilo palestra, celebrações culturais, festas ao vivo e aulas de ginástica, que são comumente compartilhados publicamente, isso pode significar que eles estão vulneráveis a interrupções.  

Dicas para evitar interrupções

Como as pessoas usam a plataforma Zoom para hospedar seus eventos virtuais, gostaríamos de compartilhar algumas dicas para garantir que todos que entrem nos eventos tenham sido convidados.  

Portanto, veja a seguir alguns lembretes sobre o uso do Zoom ao hospedar eventos públicos:

  • A Zoom criou o OnZoom, um mercado completo de experiências envolventes. No momento disponível apenas para usuários pagos nos EUA, a plataforma pode ser usada por organizações e indivíduos para criar seus próprios eventos públicos ou séries de eventos. Os anfitriões podem ajustar as configurações antes e durante o evento a fim de criar um ambiente seguro para os participantes.
  • Há também a solução Zoom Video Webinars, que foi projetada para oferecer suporte a eventos privados ao vivo e sob demanda. Com o Zoom Webinars, apenas anfitriões, coanfitriões e palestrantes podem falar, exibir vídeos e compartilhar telas. Os anfitriões e coanfitriões também podem ajustar os recursos de chat e perguntas e respostas para garantir que apenas determinados conteúdos sejam transmitidos a um público mais amplo.
  • Embora o Zoom Meetings não tenha sido criado para hospedar eventos públicos, se você decidir usá-lo para hospedar tais eventos, não utilize sua ID pessoal de reunião (PMI) nessas ocasiões. Sua PMI é basicamente uma reunião contínua, e você não quer que pessoas indesejadas invadam seu espaço virtual pessoal depois que a festa terminar.
  • Não importa qual solução Zoom você usa para o seu evento, familiarize-se com as configurações e os recursos do Zoom para entender como proteger seu espaço virtual quando precisar. Por exemplo, o recurso Sala de espera do Zoom Meetings ajuda a controlar quem entra e sai de um evento. (Veja mais informações sobre isso abaixo.)

Se você usa o Zoom Meetings para hospedar um evento, continue lendo este artigo para ver uma lista de recursos que ajudam a manter uma experiência segura e contínua.  

Gerencie o compartilhamento de tela

Você não quer que pessoas aleatórias no seu evento público assumam o controle da tela e compartilhem conteúdo indesejado com o grupo. É possível restringir essa ação antes e durante a reunião na barra de controle do anfitrião. Assim, você será o único que pode compartilhar a tela.

Para evitar que os participantes compartilhem a tela durante uma chamada, acesse os controles do anfitrião na parte inferior, clique na seta ao lado de “Compartilhar tela” e vá até “Opções avançadas de compartilhamento”. Em “Quem pode compartilhar?”, escolha “Apenas o anfitrião” e feche a janela.  

Você também pode alternar os privilégios de compartilhamento no ícone Segurança na sua janela ou alterar a opção de compartilhamento padrão nas configurações do Zoom.

Compartilhamento de tela

Gerencie seus participantes

  • Permita que apenas usuários conectados ingressem: se alguém tentar ingressar no seu evento sem estar conectado ao Zoom com o e-mail ao qual o convite foi enviado, receberá uma mensagem que diz: “Esta reunião é apenas para participantes autorizados.” Isso é útil se você deseja controlar sua lista de convidados e convidar apenas as pessoas que deseja no seu evento, como alunos da sua escola ou colegas.
  • Bloqueie a reunião: é sempre inteligente trancar a porta da frente, mesmo quando você está em casa. Quando você bloqueia uma Reunião Zoom que já foi iniciada, nenhum novo participante pode ingressar, mesmo que possua a ID e a senha da reunião. Basta clicar no ícone Segurança na parte inferior da janela do Zoom. No pop-up, clique no botão “Bloquear reunião”.
  • Configure sua própria autenticação de dois fatores: você não precisa compartilhar o link real da reunião. Gere uma ID da reunião aleatória ao agendar seu evento e exija uma senha para ingressar. Você pode compartilhar esses detalhes em particular com os respectivos participantes.
  • Remova participantes indesejados ou indisciplinados: você pode remover alguém da sua reunião usando o ícone Segurança ou o menu Participantes. No menu Participantes, se você pode passar o mouse sobre o nome de um participante, várias opções aparecerão, incluindo “Remover”. Clique nela para expulsar alguém da reunião.
  • Permita que participantes removidos ingressem novamente: quando você remove alguém, essa pessoa não pode retornar à reunião. Mas você pode alternar suas configurações para permitir o retorno de participantes removidos caso tenha excluído a pessoa errada.
  • Desabilite o vídeo: os anfitriões podem desabilitar o vídeo de um participante. Isso permitirá que os anfitriões bloqueiem gestos indesejados ou inapropriados e distrações no vídeo.
  • Desabilite o áudio dos participantes: os anfitriões podem habilitar ou desabilitar o áudio de participantes específicos ou de todos os participantes. Assim, é possível bloquear ruídos indesejados ou inapropriados de outros participantes. Você também pode habilitar o recurso “Silenciar ao entrar” nas configurações para evitar alvoroços em grandes reuniões.
  • Suspenda atividades dos participantes: os anfitriões e coanfitriões podem pausar a reunião para remover e denunciar um infrator e evitar interrupções futuras. Clique no ícone Segurança e selecione “Suspender atividades do participante” para interromper temporariamente todo o vídeo, áudio, chat na reunião, anotações, compartilhamento de tela e gravação, e encerrar as salas simultâneas. Você pode retomar a reunião habilitando novamente os recursos individuais.
  • Desative a transferência de arquivos: o recurso de transferência de arquivo permite que as pessoas compartilhem arquivos pelo chat na reunião. Desative essa opção para impedir que o chat seja inundado por fotos, GIFs, memes e outros conteúdos não pertinentes.
  • Desative as anotações: você e os outros participantes podem rabiscar e agrupar conteúdos usando anotações durante o compartilhamento de tela. Você pode desativar o recurso de anotação nas configurações do Zoom para impedir que as pessoas escrevam nas telas.
  • Desabilite o chat privado: o Zoom possui um chat na reunião, onde os participantes podem enviar mensagens para todo o grupo ou para um usuário em particular. Você pode restringir a capacidade das pessoas de conversar entre si enquanto o evento está acontecendo para reduzir distrações. Clique em “Chat” nos controles de reunião e, na parte inferior da janela de Chat de grupo na reunião Zoom, clique nos três pontos. Lá, você pode habilitar as opções de quem pode conversar com quem na sua reunião.
  • Denuncie um usuário: os anfitriões podem denunciar usuários à equipe de Confiança e Segurança da Zoom, que analisará qualquer possível uso indevido da plataforma e tomará as medidas apropriadas. Encontre essa opção no ícone Segurança, onde você pode anexar capturas de tela e outras documentações conforme necessário.

Experimente a Sala de espera

A Sala de espera é um recurso importante para proteger uma Reunião Zoom. Como o nome sugere, a Sala de espera é uma área de preparação virtual que impede que seus convidados ingressem até que você esteja pronto. É como o saguão de entrada de uma festa onde o segurança monitora cuidadosamente quem poderá entrar.

Os anfitriões da reunião podem personalizar as configurações da Sala de espera para um controle maior, e você pode personalizar a mensagem que as pessoas veem quando acessam esse espaço para que saibam que estão no lugar certo. Essa mensagem pode incluir as regras e diretrizes do seu evento, por exemplo, para quem ele se destina.

Waiting Room Message

A Sala de espera é uma ótima maneira de rastrear quem está tentando entrar no seu evento e manter convidados indesejados de fora.

Use o Zoom de maneira responsável

Esperamos que essas dicas ajudem você a continuar hospedando eventos seguros e bem-sucedidos na nossa plataforma. Seja em um happy hour ou uma sessão de ioga, aproveite os recursos de segurança do Zoom para fazer com que seu evento aconteça conforme planejado.

E não se esqueça de nos enviar fotos dos seus eventos virtuais no Zoom sempre! Compartilhe-as conosco no LinkedIn, Facebook e Twitter. Nós vamos curtir seu conteúdo, adicioná-lo como favorito e retuitar sempre que possível!

Nota do editor: esta postagem foi atualizada a partir da versão original de 20 de março para incluir informações mais recentes sobre a prevenção de interrupções.

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