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Etiqueta da reunião por vídeo: 7 dicas para garantir uma ótima experiência do participante

Etiqueta da reunião por vídeo: 7 dicas para garantir uma ótima experiência do participante

Certamente não há substituto para as boas maneiras em todas as nossas interações diárias, e elas certamente são mais apreciadas do que nunca nas reuniões de trabalho. Existem algumas diretrizes antigas que abrangem a boa etiqueta em reuniões, como ser pontual, manter contato visual, prestar atenção, e aplicar esses mesmos princípios às nossas reuniões por vídeo pode ajudar muito a criar um ambiente de negócios produtivo. Isso também pode ajudar a elevar sua reputação pessoal à categoria de “excelente anfitrião de reuniões”.

As reuniões de negócios tradicionais são muitas vezes consideradas improdutivas porque há muitos atrasos e interrupções. Plataformas de videoconferência confiáveis e fáceis de usar, como o Zoom, ajudaram a restaurar a reputação das reuniões, mas ainda há maneiras de garantir que todos os participantes aproveitem ao máximo o tempo alocado.

Alguns dos decoros de reunião mais comuns, como evitar comer e beber, cuidar da linguagem corporal e ser respeitoso com quem está falando, são óbvios. Veja a seguir sete dicas de etiqueta adicionais para ajudar a garantir uma Reunião Zoom focada e eficaz. 

1. Apresente todos no início.

Assim como em uma reunião ou evento social presencial, você não iniciaria uma conversa entre duas pessoas que não se conhecem sem apresentá-las. A mesma prática se aplica a uma reunião virtual. Certifique-se de apresentar todos os presentes no início para criar um ambiente acolhedor e estimular o engajamento.

2. Use um plano de fundo sóbrio e apropriado para o trabalho.

Queremos que o foco dos participantes seja no conteúdo da reunião, não no seu escritório bagunçado ou na sua incrível coleção de arte. Com um ambiente clean e obras de arte e decorações adequadas ao trabalho, você reduz a chance de os participantes se distraírem. Você também deve acessar a reunião de uma área silenciosa que tenha o mínimo de movimento e ruído de fundo. O recurso de plano de fundo virtual do Zoom é uma maneira fácil de eliminar distrações quando você precisa se reunir em um local bagunçado ou movimentado. 

3. Olhe para a câmera ao falar em vez de olhar para si mesmo.

Se você estiver se olhando na tela enquanto fala, vai parecer que sua atenção está em outro lugar. O contato visual direto com a câmera enquanto fala dá aos participantes a impressão de que você está olhando para eles e não para os lados, o que cria um ambiente onde todos se sentem envolvidos e presentes na conversa. Certifique-se de posicionar sua webcam e o monitor no nível dos olhos para poder olhar para a câmera e simular a conexão olho a olho com os outros participantes. 

4. Elimine distrações e concentre-se na programação.

Notificações de aplicativos de mensagens, toques de chamadas e aplicativos em execução no seu desktop podem ser uma distração e fazer com que os participantes se sintam desrespeitados e subestimados. Mitigar essas distrações ajuda a manter a reunião focada e livre de interrupções. 

5. Teste suas configurações de áudio e vídeo.

Verifique se o som do seu microfone está ativado e se a câmera está ligada para garantir que todos os participantes possam ouvi-lo e vê-lo enquanto você fala. Se perceber que alguém na reunião está falando, mas o microfone dele está desativado, você pode alertá-lo, solicitando que ative o áudio na aba Gerenciar participantes. Você também pode gerenciar como iniciar e acessar reuniões – com vídeo ligado, com ou sem áudio, etc. – nas suas Configurações de Reunião Zoom.

6. Convide apenas pessoas que precisam estar presentes.

Convidar colegas de trabalho que não precisam participar ou tomar decisões pode ser prejudicial à qualidade da reunião. Como é possível enviar a outras partes interessadas um resumo da reunião por meio do Zoom Chat, você pode limitar a lista de participantes e simplificar a reunião. Como um convidado, certifique-se de revisar todos os convites de reunião que receber para determinar se você realmente precisa comparecer. Caso contrário, solicite uma gravação da reunião ou um resumo para obter as informações de que precisa. 

7. Se você é o anfitrião, permaneça até o fim.

A regra geral para anfitriões de reuniões é esperar até que todos tenham saído da reunião antes de desligar, para que os participantes possam sair no seu próprio ritmo e se despedir antes de desconectar. O Zoom atribuirá um anfitrião alternativo se o anfitrião original sair primeiro, mas isso não causa uma boa impressão. Um anfitrião que deixa todos os outros na reunião passa a impressão de ter ido embora da sua própria festa.

Pratique boas regras de etiqueta em reuniões por vídeo

Você não quer ser a pessoa na sua organização conhecida por agendar muitas reuniões improdutivas. Praticar uma boa etiqueta em reuniões por vídeo é fundamental para garantir que suas reuniões sejam profissionais, eficientes e valiosas.

Para obter outras dicas e truques sobre como hospedar uma excelente experiência de reunião por vídeo, agende hoje uma demonstração individual com um especialista em produtos Zoom.

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