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Os eventos virtuais e híbridos chegaram para ficar: comece seu planejamento com nosso guia avançado

Os eventos virtuais e híbridos chegaram para ficar: comece seu planejamento com nosso guia avançado

Os planejadores de eventos tiveram que aprender rapidamente como fazer a transição das experiências presenciais para as virtuais em 2020. Mas o que podemos esperar da indústria de eventos a partir de 2021? Com as restrições a viagens e grandes reuniões, muitos organizadores estão aderindo a um formato virtual ou híbrido neste ano ou planejando incorporar componentes virtuais no futuro.

A boa notícia é que agora os planejadores de eventos têm mais recursos para criar uma experiência digital tão boa quanto uma experiência presencial. Com planejamento, preparação e uma boa dose de criatividade, você pode projetar uma experiência que vai além dos limites que qualquer um de nós imaginava para os eventos virtuais um ou dois anos atrás.

Um guia para planejadores de eventos virtuais

Criamos um Guia avançado para planejamento e organização de eventos virtuais no Zoom que mostra tudo o que você precisa saber para organizar eventos digitais relevantes e bem-sucedidos. Veja alguns destaques abaixo e acesse o guia completo para obter listas de verificação úteis, instruções passo a passo e muito mais!

As soluções certas facilitam o trabalho

Você deve hospedar seu evento no Zoom Meetings ou no Zoom Video Webinars? A resposta depende de vários fatores, como o tamanho do seu público, o nível de interação que você deseja e quão bem você conhece os participantes. Nosso guia detalha os melhores casos de uso para cada solução e fornece dicas úteis para escolher a ideal para seu evento. Além disso, compartilhamos algumas das integrações de aplicativos favoritas para ajudá-lo a realizar seu evento de forma mais eficiente.

Crie uma experiência virtual envolvente

Projete seu evento com oportunidades para interagir e reduza a evasão de participantes. Veja a seguir algumas dicas do nosso guia:

  • Planeje uma programação concisa que cative seu público do início ao fim.
  • Crie sessões que vão além da visualização passiva – faça pesquisas com seu público, responda a perguntas ao vivo e use salas simultâneas ou chat.
  • Envie brindes do evento ao público, um vale-presente de delivery de comida ou outros itens divertidos que eles possam desfrutar.

Use nossas listas de verificação para planejar e se preparar

Planejar um evento virtual integrado requer muitas etapas, desde a coordenação do conteúdo até a definição das configurações corretas para o seu webinar. Temos listas de verificação para suas equipes técnicas, de produção, e de apresentação para garantir que todos saibam o que precisam fazer antes do grande dia.

Divulgue seu evento

Configure um site ou página de destino do evento que tenha tudo o que o seu público precisa saber – data, hora, dados do palestrante, detalhes da sessão, informações de registro e respostas às perguntas mais frequentes. Em seguida, divulgue seu evento por e-mail, artigos de blog, mídia social e outros veículos de mídia. Não se esqueça de pedir a seus parceiros, patrocinadores e palestrantes para compartilhar nas redes sociais deles também.

Você está pronto para o grande dia?

Agende um horário para que seus palestrantes e a equipe de produção analisem a nossa lista de verificação de simulação e resolvam quaisquer problemas técnicos ou de conteúdo com antecedência.

Quando você estiver pronto para a transmissão ao vivo, tenha nosso guia de eventos à mão para saber quais itens de última hora precisam ser resolvidos. Teste microfones e câmeras, abra a sessão mais cedo para que os participantes possam ingressar e verifique as configurações de gravação e transmissão ao vivo para ter certeza de que estão funcionando corretamente.

O que fazer depois do evento

As ações que você realiza após o evento são quase tão importantes quanto o próprio evento. Colete feedback por meio de uma pesquisa de evento, analise relatórios, disponibilize o conteúdo gravado e acompanhe os leads de marketing. Você também deve se sentar com sua equipe para fazer um balanço, avaliar as metas de eventos e fazer planos de melhorias.

Veja informações detalhadas sobre cada uma das sessões acima no nosso guia, incluindo como usar alguns dos nossos recursos de eventos mais populares, como Enquetes, Salas simultâneas e transmissão ao vivo
Para obter mais informações, confira nosso guia com a Hubspot sobre como hospedar eventos digitais que geram receita.

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