Reunião e chat Guias Zoom Workplace Trabalho remoto

Novo no trabalho de home office? Veja a seguir algumas dicas para ajudá-lo a fazer reuniões profissionais.

Novo nessa coisa de home-office? Aqui vão algumas dicas para ajudá-lo a configurar, reduzir distrações, manter o sigilo e fazer reuniões profissionais.

9 minutos de leitura

Atualizada em April 15, 2024

Publicado em September 25, 2023

Neste blog

01 Como obter os softwares e as licenças corretas - Jumplink to Como obter os softwares e as licenças corretas
02 Vamos falar sobre a configuração - Jumplink to Vamos falar sobre a configuração
03 Comece a fazer reuniões e a trabalhar junto! - Jumplink to Comece a fazer reuniões e a trabalhar junto!
04 Outras dicas para o trabalho de casa - Jumplink to Outras dicas para o trabalho de casa
05 Recursos adicionais - Jumplink to Recursos adicionais
06 Comece o seu home office - Jumplink to Comece o seu home office

Zoom

Passo 1: crie uma conta Zoom - a inscrição é gratuita! Há uma versão Pro disponível, mas se uma solução rápida para reuniões em vídeo é o suficiente, a versão gratuita oferece todos os recursos e funcionalidades suficientes. Seja como for, o tempo médio para criar uma conta Zoom é de 30 segundos. Segue um resumo das diferenças:

Zoom Básico: esta é a versão gratuita. Excelente para videochamadas ilimitadas de um para um e chamadas em grupo (com limite de tempo de 40 minutos, sendo o anfitrião da reunião). Também há o recurso de mensagens diretas e de equipe ilimitadas pelo Zoom Team Chat.
Zoom Pro: por US$ 14,99 por mês, são oferecidos todos os controles aprimorados básicos de administrador nas suas reuniões, além de gravação na nuvem. Compare planos e preços para decidir pelo melhor.

Passo 2: baixe o software Zoom Meetings para o seu desktop e celular. Acesse o nosso centro de downloads aqui. A partir daí, basta iniciar sessão e está tudo pronto para começar!

O seu notebook (Mac ou PC) provavelmente tem áudio e câmera integrados, mas faz uma grande diferença para o resultado da experiência quando se tem microfone e câmera de qualidade. Para dar o melhor de si na frente das câmeras, recomendo a compra de uma webcam Logitech Brio e um conjunto de Airpods (ou os headsets sem fio Plantronics Focus UC ou Logitech Zone) se puder fazer esse investimento. Até mesmo um par de fones de ouvido habilitados para microfone com fio pode dar muito certo. Confira esse teste feito por mim. Veja essa minha rápida demonstração de áudio e vídeo com as diferentes configurações que vejo por aí: https://youtu.be/X2E4Rww0NQs Uma boa iluminação é fundamental. Tente fazer com que seu rosto receba a iluminação de uma janela próxima ou consiga uma pequena luz de webcam.

Trabalhando de casa com o Zoom - Comparação de iluminação

E não se esqueça do sinal de internet. Normalmente, a internet doméstica não é tão robusta quando àquela do seu trabalho. Isso quer dizer que se todos os membros da sua família estiverem vendo filmes e jogando, isso pode causar problemas de largura de banda. Fique tranquilo, portanto, pois o Zoom optimiza a eficiência e é bem conhecido por funcionar muito bem, seja em casa, num café ou com as redes móveis. E em casos comprometimento da largura de banda, o Zoom priorizará o áudio em detrimento do vídeo, para garantir a melhor escuta. Quando estiver tudo pronto com o software, a configuração e a internet, entre em www.zoom.us/test para testar seu áudio e vídeo. Haverá uma reunião rápida de teste para ajudar a ajustar suas configurações de comunicação.

Aqui estão alguns dos meus recursos favoritos para tornar suas reuniões produtivas e perfeitas com o Zoom.

Plano de fundo virtual (imagem ou vídeo) para esconder a bagunça

Carregar um bom plano de fundo virtual ou vídeo vai ajudá-lo a ocultar a bagunça e outras distrações visuais, especialmente para aqueles que podem estar trabalhando de um quarto improvisado, que tenham animais de estimação ou que trabalhem, de vez em quando, do balcão da cozinha da casa da sogra.

Segurar a barra de espaço do teclado para ativar o som temporariamente

Prefiro silenciar o meu som em reuniões grandes, apenas no caso do meu cachorro latir ou de alguém tocar a campainha. Manter a barra de espaço pressionada para ativar o áudio e fazer um comentário rápido simplifica a gestão do meu áudio. E reitero, isto está incluso em todos os planos do Zoom Meeting.

Compartilhamento de tela

É fácil compartilhar sua tela e trabalhar em conjunto usando o Zoom. Nossa plataforma também oferece suporte a várias pessoas compartilhando suas telas ao mesmo tempo. É ótimo para profissionais que precisam muito trabalhar em equipe, como engenheiros.

Quadro branco

O Zoom oferece suporte para colaboração em equipe em tempo real por meio do recurso quadro de compartilhamento! Embora possa ser difícil usá-lo na maioria dos dispositivos sem tela sensível ao toque, avalie a possibilidade de ingressar na reunião com um iPad e, em seguida, compartilhar/quadro de compartilhamento no iPad.

Integração com a sua agenda

Eu uso o Gmail, então vou detalhar esse fluxo de trabalho específico, mas podem ser encontradas mais informações sobre a integração das agendas do Office 365 ou Exchange aqui.

Vá para o portal de administração do Zoom e conecte a sua agenda. (Leva cerca de 1 minuto)
Instale o plug-in Zoom para G-Suite para tornar muito mais simples adicionar links do Zoom Meeting a todos os eventos da sua agenda.

Aqui tem um vídeo de menos de 1 minuto sobre como integrar sua agenda (demonstração do Gmail).

Anotação sobre o conteúdo compartilhado

Fazer edições de design ou de documentos é muito mais fácil quando se pode fazê-las em conjunto. Certifique-se de aproveitar as funcionalidades de coanotação para simplificar o trabalho em equipe.

Aproveite o chat na reunião para compartilhar arquivos e recursos

Eu uso o chat na reunião como uma forma de compartilhar links ou recursos que possam ser abordados na reunião. Por exemplo, os membros da equipe compartilharão documentos do Google, URLs ou apenas comentários rápidos (para não interromper as conversas em andamento).

Habilite o recurso “Retocar minha aparência” para um aprimoramento sutil do vídeo

Essa funcionalidade pode ser habilitada através das configurações do Zoom. Ajuda a reduzir a quantidade de olheiras e manchas leves na pele, proporcionando uma aparência melhor.

Proteção da sua experiência de reunião

A configuração do seu escritório pode se embasar em suas preferências de segurança, mas sua configuração de trabalho remoto pode requerer alguma ajuda. O Zoom tem uma série de recursos excelentes para proteger suas reuniões e proporcionar privacidade. Com o Zoom, é possível:

Bloquear sua reunião e exigir uma senha para ingresso
Habilitar o recurso sala de espera e admitir/expulsar usuários quando estiver pronto para recebê-los ou não
Restringir os participantes da reunião somente para usuários autenticados com o mesmo domínio
Habilitar uma marca d'água no áudio e no vídeo se o conteúdo da reunião for confidencial
Limitar o compartilhamento de tela ao conteúdo de um aplicativo específico, em vez de mostrar toda a sua área de trabalho, para impedir que os participantes vejam, acidentalmente, algo que não deveriam.

Aquelas saídas para o café, tomar água ou para reuniões presenciais, geralmente marcam o ritmo do dia a dia no escritório, e é importante manter rotinas semelhantes em casa. Nossa principal recomendação é que mantenha a sua rotina tal e qual faria se estivesse indo ao escritório. Fazer as mesmas coisas que sempre faz pela manhã - escovar os dentes, tomar banho, tomar café da manhã, dentre outras. Isso ajudará a acolher as mudanças e manter o foco. Confira dicas dos usuários Zoom sobre o trabalho de casa:

Arrumar-se: arrume-se dos pés à cabeça. Deve-se vestir uma camisa ou traje que normalmente usaria no trabalho de escritório e não aquela camisa velha e surrada para fazer faxina.
Intervalos regulares: assim como no escritório, faça pausas regulares a cada hora para evitar o desgaste excessivo. Leve o cachorro para passear de novo (o cachorro vai adorar), coloque a roupa suja para lavar ou passe 15 minutos ao ar livre com as crianças (elas vão adorar também).
Alongar-se! Desligue seu vídeo e estique-se um pouco de hora em hora. Dê uma volta pela cozinha entre uma chamada e outra ou use uma bola de massagem ou outro massageador nas costas para evitar torcicolos. Ou torne a coisa ainda mais divertida e use um plano de fundo virtual em vídeo simulando uma academia e convide seus colegas para se exercitar!
Avisar sobre sua disponibilidade: publique sua agenda para que outras pessoas possam vê-la e saibam quando procurá-lo. É possível reservar horários para trabalhar em projetos, definir lembretes para tarefas importantes e até reservar um tempo para os preparativos do jantar. Também é possível alternar o status do Zoom Team Chat para ocupado quando for necessário focar em um projeto.
Eliminar distrações: feche a porta para se isolar um pouco e ter privacidade, principalmente em casa. Até mesmo uma simples cortina pode ser útil para delimitar seu espaço. Será desejável também fechar guias e pausar notificações para não ficar tentado a verificar constantemente as mídias sociais. É uma possibilidade agendar uma ou duas reuniões de 10 minutos ao longo do dia, para estabelecer momentos específicos para as redes sociais, funcionando como uma pausa e como uma atualização pessoal.
Porém, evite o isolamento e a solidão: muitas pessoas precisam desse contato pessoal com a equipe, por isso é útil ter reuniões diárias. Quem sabe até mesmo um "almoço coletivo" com os colegas pelo Zoom. Fale ao vivo ou desative o áudio e converse pelo chat com o grupo ou individualmente, o que for melhor para o tipo de conversa que precisar desenvolver.

Há uma série de ótimas referências por aí sobre as práticas recomendadas para trabalho em casa e para organizar experiências digitais. Aqui vão algumas:

Lembre-se sempre - todos na sua equipe provavelmente estão no mesmo barco. Um cachorro latindo ou a campainha tocando durante uma reunião não é o fim do mundo. Dê o seu melhor para preparar o seu espaço de trabalho, adapte-se às novas rotinas e configurações e releve as pequenas coisas. Você está se saindo muito bem! Comece a usar o Zoom hoje mesmo com uma licença básica gratuita ou fale com um especialista em produtos Zoom para descobrir como levar o Zoom para sua organização.