Muitos eventos híbridos já foram realizados desde os primeiros meses de 2020, quando tivemos que transformar rapidamente os eventos presenciais em experiências totalmente virtuais. O estilo de trabalho híbrido é um tema falado no momento, mas o que é um evento híbrido? Na sua forma mais simples, evento híbrido é qualquer evento que use a tecnologia para reunir participantes remotos e presenciais para uma experiência ao vivo. Todos nós já participamos de um evento híbrido de alguma forma, seja acessando uma reunião de trabalho em casa quando nosso filho está doente ou assistindo a um jogo ao vivo na TV com amigos em um restaurante local.

Hoje, podemos criar um evento de cair o queixo em qualquer lugar e expandir o público além das paredes tradicionais de um centro de conferências ou espaço para eventos. Isso significa mais leads e ROI para as marcas. É também o que o público espera conforme um local de trabalho híbrido mais flexível torna-se a norma. Essa mudança e os muitos benefícios dos eventos híbridos fazem com que a presença de um componente virtual na experiência ao vivo seja algo indispensável ao planejar sua estratégia de eventos futuros.

Na Zoom, recentemente organizamos a Zoomtopia, nossa conferência de usuários de 2023, na plataforma de eventos híbridos Zoom Events. Vamos levar você aos bastidores para compartilhar nossas conclusões e mostrar por que uma estratégia híbrida é o futuro dos eventos.

1. Um público maior gera um impacto maior

O primeiro e mais óbvio benefício de qualquer evento híbrido é a escala e todas as vantagens decorrentes do aumento do seu alcance. Com as ferramentas certas para gerenciar leads, seu evento pode ser um dos canais mais importantes para gerar ROI e reconhecimento.

Claro, uma maior quantidade de participantes pode aumentar a complexidade. É necessário um planejamento cuidadoso, com antecedência, para colher os benefícios claros de um público maior. O objetivo é criar um único evento integrado, em vez de duas experiências distintas. No Zoomtopia, usamos o Zoom Events para reunir todos os participantes virtuais e presenciais no lobby do evento. Um hub central de eventos facilitou muito o gerenciamento e ajudou o público presencial e virtual a se sentirem envolvidos.

Com todos os participantes do evento registrados e fazendo network em uma única plataforma, acompanhar o pipeline e obter insights também foi simples. A integração da nossa plataforma de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e a utilização dos relatórios analíticos pós-evento do Zoom Events possibilitaram análises de dados valiosas.

2. A tecnologia ajuda a ciar um evento híbrido igualitário

Quando o público se sente incluído, independentemente de onde esteja, ele pode se sentir mais envolvido, facilitando o cumprimento dos seus objetivos. Porém, como é possível criar uma experiência igualitária para todos os participantes? Uma pessoa sentada no seu home office com o gato no colo não tem a mesma experiência que uma pessoa andando e se divertindo em um evento presencial. Mas há muitas formas de fazer com que todos participem da experiência de uma maneira que seja valiosa para eles.

Todos que se inscreveram no Zoomtopia, de forma presencial ou virtual, puderam criar seu próprio perfil, navegar pelas sessões, montar sua agenda, fazer networking e acessar recursos antes e durante o evento de dois dias. Incluímos até alguns tours pelos bastidores para mostrar a todos como tudo aconteceu; afinal, quem não gosta de espiar atrás das cortinas? Nós mantivemos o ímpeto desde o momento em que Eric Yuan subiu ao palco para a palestra de abertura até Charlie Munger fazer a despedida com suas sábias palavras no encerramento do evento.

Os grandes momentos que ajudaram os participantes virtuais a se sentirem lembrados foram:

• Dar aos participantes on-line a chance de aparecer ao vivo na tela do palco do palestrante
• Ter MCs virtuais organizando e respondendo perguntas em cada sessão
• Organizar chat ao vivo e perguntas e respostas para todos os participantes virtuais e presenciais por meio do aplicativo móvel exclusivo
• Incentivar os participantes a usar a ferramenta de emoji. Os emojis trazem 🔥 em todas as nossas sessões; os participantes reagem em tempo real no mundo todo

Todos esses incrementos ajudaram as pessoas em casa, no escritório e no próprio evento a se sentirem parte da ação, reduzindo o índice de desistência e aumentando o engajamento geral.

Para deixar o evento igualitário, também é necessário deixá-lo acessível. Intérpretes de linguagem de sinais e transcrição ao vivo gerada por IA permitiram que convidados surdos ou com deficiência auditiva participassem. A tradução ao vivo ajudou a aumentar o alcance global. Com a tradução das sessões do Zoomtopia para 17 idiomas, os participantes podiam acessar o Zoomtopia em desktops, laptops e dispositivos móveis no mundo todo.

3. A IA facilita o planejamento de eventos híbridos

Com um evento de larga escala com o Zoomtopia, cada minuto conta. O Zoom AI Companion, nosso assistente de IA, foi um salva-vidas ao gerenciar várias partes em movimento. Os resumos de reuniões, por exemplo, ajudaram as equipes a se manterem informada quando, por motivos de agenda lotada, não conseguiam comparecer às reuniões de planejamento que antecederam o evento. Como nossa equipe usa o Zoom Team Chat para trabalhar em conjunto, também contamos com o AI Companion para escrever mensagens. Essa ferramenta útil nos economizou um tempo valioso e nos ajudou a ter uma comunicação mais eficiente ao longo dos vários fluxos de trabalho do evento.

Em 20 de novembro, teremos ainda mais recursos de IA no Zoom Events para auxiliar os participantes e os anfitriões. O recurso de mensagens de chat geradas por IA no lobby do Zoom Events permitirá que participantes e anfitriões façam contato rapidamente com outros convidados, sem perder o foco no conteúdo da sessão ao vivo. Além disso, os anfitriões poderão escrever e-mails com o AI Companion, eliminando o peso das tarefas administrativas nos bastidores ao gerar convites e e-mails de marketing rapidamente usando a plataforma Zoom Events.

4. Prepare-se para o inesperado

Organizar um evento de larga escala exige um planejamento cuidadoso, mas até eventos meticulosamente planejados podem reservar surpresas. Ter uma plataforma de eventos fácil de usar ajuda a equipe a agilizar a produção e permanecer sincronizada, reduzindo a chance de possíveis contratempos. Se o seu evento tiver uma cadência regular, examinar as análises de perto também pode ajudar você a se preparar melhor para o próximo.

A plataforma Zoom Events orienta você através de um processo simples, passo a passo, para montar seu evento do zero. No Zoomtopia, incluímos o suporte da nossa equipe de Serviços de Eventos, disponibilizada como um complemento para oferecer conhecimento técnico e de produção aos clientes no caso de eventos híbridos mais complexos. Também demos uma olhada nos dados do ano anterior para analisar o comportamento e as reações dos participantes a fim de embasar e preparar minuciosamente nossa estratégia para 2023.

Na hora do espetáculo, alguns aspectos nos dão tranquilidade um evento híbrido. O primeiro é o recurso de bastidores do Zoom Events. Efetivamente, esse recurso é uma sala verde virtual onde os palestrantes podem se preparar e conversar nos bastidores, ajudando a garantir um fluxo simplificado para a sessão ao vivo. Em segundo lugar, no caso de atrasos imprevistos de deslocamento e outras mudanças de última hora na programação dos palestrantes do evento, um componente virtual garante que o show possa continuar.

5. Economize recursos valiosos

O número de participantes é a economia de custos mais aparente em eventos híbridos; menos participantes e palestrantes presenciais significa menos pessoas no local. Mas também existe a possibilidade de economizar na produção do evento.

Nós usamos o estúdio de produção integrado do Zoom Events para criar elementos gráficos com qualidade de TV para o público virtual durante as sessões de conteúdo simultâneo para evitar uma produção de alto custo. Além de ajudar a deixar o evento mais econômico, o estúdio de produção simplifica as operações do evento ao, permitir que um operador execute todo o show virtual a partir do seu laptop.

Não há necessidade de investir em uma plataforma separada ao procurar um local para conteúdo pós-evento. Todas as nossas sessões e recursos do Zoomtopia ficam no lobby do evento. Nossa equipe pode extrair ativos dessa biblioteca de eventos sob demanda, adaptá-los em conteúdo atemporal e compartilhá-los em várias plataformas.

6. Reduza sua pegada de carbono

A sustentabilidade é outro benefício significativo dos eventos híbridos. Com menos palestrantes e participantes em deslocamento para o evento e menos necessidade de materiais impressos no local, você pode ajudar a reduzir a pegada de carbono da sua empresa. Com o objetivo da Casa Branca de atingir uma economia com emissão líquida zero até 2050, todas as empresas estão buscando formas de ampliar suas práticas sustentáveis. Organizar mais eventos híbridos e virtuais é uma forma de apoiar os objetivos ambientais da sua empresa.

Os benefícios dos eventos híbridos estão moldando o futuro

Quando eventos exclusivamente virtuais tornaram-se necessários em 2020, descobrimos que era possível organizar uma experiência on-line bem-sucedida. O retorno aos eventos presenciais em 2022 foi algo inovador para todos os envolvidos após uma pausa tão longa. Aprendemos rapidamente o que constitui uma boa experiência presencial e como um componente virtual pode ser valioso. O Zoomtopia de 2022 foi nosso primeiro evento híbrido em larga escala, nos permitindo testar recursos que incorporamos no Zoom Events e demonstramos no evento deste ano.

No Zoomtopia de 2023, foi maravilhoso usar a plataforma completa do Zoom Events e descobrir todos os benefícios dos eventos híbridos. Vimos em primeira mão como aproveitar o melhor dos dois cenários. Montar um evento híbrido excepcional pode ajudar você a aumentar seu alcance e gerar demanda com mais economia e sustentabilidade. Depois de alcançar um mais público dez vezes maior do que nos anos anteriores, envolver uma audiência internacional e coletar pacotes de conteúdo que podemos usar ao longo do ano, é uma alegria continuar evoluindo nossa estratégia de eventos híbridos conforme avançamos para 2024. Esperamos ter você conosco nessa aventura!

Mais informações

Saiba mais como o Zoom Events pode ajudar você no seu próximo evento híbrido.