Удаленный рабочий режим уже стал частью нашей повседневности. Однако дистанционно управлять сотрудниками и организовывать работу рассредоточенного коллектива — задача не из легких даже для самых талантливых менеджеров. В то же время, такой формат дает массу возможностей, чтобы поддерживать команду и совершенствовать свои лидерские навыки.

Менеджер должен не только грамотно управлять работающими из дома сотрудниками, но и принимать во внимание человеческий фактор. Следует понимать, что переход на удаленный режим может отрицательно повлиять на настрой команды. В таких изменчивых условиях сложно сосредотачиваться на планировании проектов и заниматься коллективной работой. Не стоит забывать и о том, что дистанционные сотрудники иногда вынуждены прерываться на важные дела, например, заботу о детях или родителях. В такой ситуации команде как никогда важна онлайн-коммуникация с лидером. 

Как дистанционный режим влияет на работу лидеров? Что делать менеджерам, чтобы вдохновлять команду и управлять сотрудниками за пределами офиса? Какие инструменты могут помочь коллегам, которые работают удаленно?

Специально для менеджеров мы подобрали несколько полезных практик и инструментов, чтобы эффективнее организовывать работу удаленных сотрудников.

1. Сформируйте рабочую логистику

Существует несколько логистических приемов, которые упрощают сотрудникам переход на удаленный режим работы. 

Во-первых, продумайте, какое оборудование потребуется вашим сотрудникам для удаленной работы. В большинстве случаев необходимы только ноутбук с веб-камерой и хорошее интернет-соединение. Стабильный Интернет — это важнейший фактор, поскольку многие домашние Wi-Fi-системы плохо масштабируются, если сеть используется другими членами семьи, которые, например, участвуют в видеоконференции или смотрят Netflix. Преимущество Zoom заключается в том, что эта платформа отдает приоритет не видео-, а голосовой связи и предлагает пользователям внедрять индивидуальную голосовую связь или IP-телефонию. 

Во-вторых, порекомендуйте сотрудникам обустроить для себя отдельное удобное рабочее место. Напомните команде, что с нами можно делиться своими домашними офисами в социальных сетях!

Вот еще несколько полезных советов.

• Удостоверьтесь, что ваши сотрудники знают, как пользоваться Zoom и другими рабочими приложениями. Советуйте им посещать онлайн-тренинги или задавать вопросы в случаях, когда необходима помощь.
• Напоминайте сотрудникам, какие инструменты для удаленной работы есть в их распоряжении, и объясняйте, как их эффективно использовать.
• Устраивайте небольшие летучки во время еженедельных конференций, поощряйте успехи в чате и другими способами взаимодействуйте с командой. 

Дополнительный совет

Предоставьте команде контактные данные лиц, к которым можно обращаться по техническим или корпоративным вопросам, а также в случае возможных неполадок или сбоев. Так вам не придется брать на себя функции технического специалиста по удаленной работе.

Сегодня мы протестировали #zoom для #groupmeetings. Теперь можно работать из дома в формате#homeoffice столько, сколько потребуется! @uniinnsbruck @iqoqi @oeaw pic.twitter.com/hc7Y5XFptq

— Romero-Isart Group (@Romero_Isart_G) 13 марта 2020 г.

 2. Оставайтесь на связи и назначайте небольшие совещания 

Когда рабочий процесс перемещается из офиса домой, возникает риск, что некоторые проекты и предложения могут быть невольно проигнорированы. Задача менеджера — налаживать совместную работу команды и следить за тем, чтобы проекты выполнялись в нужные сроки. Лидеру очень важно утверждать для сотрудников график и помогать им придерживаться приоритетов. Сейчас, когда в офисе встретиться с сотрудниками нельзя, видеосовещания приходятся очень кстати! 

Для того, чтобы контролировать соблюдение приоритетов и обсуждать проекты, назначайте систематические совещания черезконференции Zoom. Используйте интеграции Zoom для планирования, чтобы упростить этот процесс.

Дополнительный совет

Совещания будут проходить в непринужденной атмосфере, если назначать их во время перерывов на утренний кофе или обед. Интересуйтесь, как дела у сотрудников, просите поделиться советами о том, как справляться с удаленной работой, и обсуждайте, как на этой неделе команда может их придерживаться. 

Совещание @drifteur утром в понедельник. Здорово, что благодаря #zoom мы были готовы перейти на удаленную работу. #remoteready pic.twitter.com/vV1ikbNH39

— Марлин Лоддер (@LMLodder) 16 марта 2020 г.

3. Подавайте личный пример

Видеоконференции помогают выстраивать доверие, улучшать вовлеченность и повышать производительность в команде. Тон вашего голоса, выражение лица и язык тела играют такую же важную роль, как и слова, с которыми вы обращаетесь к сотрудникам. Подавайте личный пример и обязательно включайте камеру во время разговора.

Используйте функцию «Подправить мой внешний вид», чтобы отлично выглядеть даже в те моменты, когда вы не готовы к деловой встрече. Здоровый настрой вашей команды сейчас особенно зависит от личной коммуникации. Для того, чтобы сплотить коллектив, можно также использовать виртуальные фоны. 

Собирайтесь на совещании и вместе оценивайте виртуальные фоны своих коллег за чашкой бодрящего напитка — это прекрасный способ настроиться на позитив в такие времена. Вашей команде также может понравиться идея делиться фотографиями своего домашнего офиса или обеда в общем чате. Поддерживайте легкий настрой и вдохновляйте коллег на доверительное общение. Может у кого-то есть кот, который хочет поучаствовать в совещании?

Дополнительный совет

Поверьте, указанный выше совет для совещаний в команде дает отличные результаты! Сотрудники приглашают вас в свое личное пространство, что помогает сблизиться. Используйте видео, чтобы помочь коллегам с какой бы то ни было проблемой, связанной с обустройством рабочего места.

Конференция Lab во время карантина!!!! #Science #StayHome #zoom @lusa_jj @marclrodrigues @flaviar23 @dikuczera @rafaeeu @eubiagss pic.twitter.com/AYuiZlv3Ox

— Гарольдо Оливьера (@HaroldoOliveira)20 марта 2020 г.

4. Соблюдайте принцип прозрачности

Управляя сотрудниками дистанционно, важно строго соблюдать прозрачность. Если один из членов команды не до конца понимает стратегию, задачи или приоритеты, то в зону риска попадает весь проект. Выстраивайте доверие в команде и придерживайтесь открытой коммуникации — так ваши коллеги будут чувствовать себя уверенно во время дистанционной работы. Используйте общий чат, устраивайте регулярные конференции Zoom и совершайте частые звонки. Это поможет объединить команду и не отставать от рабочего графика. Благодаря этим сервисам, которые позволяют взаимодействовать вне зависимости от обстановки, лидеры могут поддерживать среди сотрудников честное и прозрачное общение.

Дополнительный совет

Поддерживайте привычки сотрудников (например, собираться в офис или работать в стандартные рабочие часы). Такие простые действия, как подъем в 9 утра или перерыв на обед в определенное время, могут помочь сотрудникам придерживаться рабочего режима и сохранить концентрацию в работе. 

«Приемы для повышения осознанности команды», Джосия Накаш #teambuilding #teamwork #consciousness #connection #zoomhttps://t.co/dar7Xj3VDi

— Тренелл Ладд (@MrUnstoppable1) 11 марта 2020 г.

5. Добавьте немного веселья

То, что вы не находитесь в офисе, не значит, что вы не являетесь частью команды. Во втором пункте мы уже отметили, что менеджер должен выделять время на занятия, объединяющие команду, чтобы минимизировать ощущение одиночества в отрыве от коллектива и повысить товарищеский дух. Среди наших любимых виртуальных занятий — кофейные паузы, опросы Sli.do, растяжка, йога и виртуальный ланч по средам, на котором мы голосуем, у кого сегодня самый вкусный обед.

Дополнительный совет

Во время совещаний обязательно говорите сотрудникам, как важно заботиться о себе. Напоминайте им о том, что нужно дышать свежим воздухом, пить больше воды и звонить друг другу, чтобы поддерживать связь.

Дополнительные ресурсы 

Возможно, управление командой, работающей удаленно, может показаться очень нелегким занятием. Не переживайте — к вашим услугам множество ресурсов для дистанционного менеджмента. Вот несколько статей, которые помогут вам справиться с этой задачей.

• Только начали работу из дома? Вот несколько советов по организации конференций на профессиональном уровне 
• Идеи для развития восприятия культуры, общество во времена социального дистанцирования и мандаты для работы на дому
• 7 советов по использованию видеоконференцсвязи Zoom для управления дистанционными командами
• Как будут работать в будущем: Remote Year и Zoom
• Отчет о проекте: Zapier полностью переходит на удаленный режим работы вместе с Zoom
• Исчерпывающая инструкция о том, как удаленно руководить отделом продаж

Приспосабливаемся к дистанционному управлению

Руководить рабочим процессом команды — это отличный способ сгладить ощущение потери контроля. В этом и заключается задача менеджера. Предприятия приспосабливаются к удаленному формату, для вас сейчас самое время проявить креативность, готовность к инновациям и отзывчивость по отношению к самим себе, всей команде, своим клиентам, а также сообществам. Вместе — мы справимся!

Начните работу с Zoom прямо сейчас или свяжитесь со специалистом Zoom, чтобы узнать больше о том, как использовать Zoom для дистанционного управления командами.