как избежать подключения неприглашенных гостей к конференциям Zoom

как избежать подключения неприглашенных гостей к конференциям Zoom

Мы гордимся тем, что вы используете Zoom для обеспечения связи во времена социального дистанцирования, удаленного обучения и работы на дому. Мы видели бесчисленное множество примеров использования нашей платформы — для работы, неформальных встреч, празднований, виртуального обучения, сеансов йоги и многих других мероприятий.

Однако без надлежащих мер предосторожности на мероприятия, которые должны объединить людей, могут проникнуть незваные гости. 

Как происходит срыв конференции

Когда дело касается виртуальных мероприятий, срывы могут происходить, когда мероприятие и, следовательно, информация о конференции, становятся общедоступными. Пользователь может поделиться ссылкой на приватную конференцию в социальных сетях, отправить информацию о виртуальной аудитории своим друзьям, отправить приглашение на виртуальное мероприятие по электронной почте — всего не перечислить. Но когда эти данные оказываются в социальных сетях или на других общедоступных форумах, мероприятие становится полностью открытым, и любой пользователь может войти в него по ссылке. Свадьбы, особые события в жизни, лекционные мероприятия, культурные празднования, сеансы совместного просмотра и спортивные занятия, в основном, создаются как общедоступные мероприятия, что делает их потенциально уязвимыми для срыва.  

Советы по предотвращению срывов 

Так как люди используют платформу Zoom для организации виртуальных мероприятий, мы хотели бы дать вам несколько советов, позволяющих убедиться в том, что в мероприятие будут входить только приглашенные пользователи.  

Поэтому мы хотели бы дать вам пару советов по организации публичных мероприятий с помощью Zoom.

  • Компания Zoom разработала OnZoom — площадку для иммерсивных проектов. В настоящее время платформа доступна только пользователям из США. Ее могут использовать как физические, так и юридические лица для создания собственных общественных мероприятий или их серий. Организаторы могут менять настройки до и во время мероприятия, чтобы создать безопасную среду для присутствующих.
  • Кроме того, на платформе существует решение для проведения видеовебинаров Zoom Video Webinars, которое поддерживает частные мероприятия, доступные в реальном времени и по требованию. В Zoom Webinars только организаторы, соорганизаторы и докладчики имеют возможность говорить, транслировать видео и демонстрировать содержимое экранов. Организаторы и соорганизаторы могут также настроить функции чата и вопросов и ответов, чтобы только определенный контент мог отображаться для более широкой аудитории.
  • Сервис Zoom Meetings не предназначен для организации публичных мероприятий; однако если вам придется использовать его для этой цели, не используйте свой идентификатор персональной конференции (PMI). По сути, ваш PMI — это одна непрерывная конференция, и вы вряд ли будете рады вторжению незнакомцев в ваше личное виртуальное пространство после окончания вечеринки.
  • Независимо от того, какой тип решения Zoom вы выберете для организации своего мероприятия, ознакомьтесь с его настройками и функциями, чтобы понять, как можно защитить свое виртуальное пространство при необходимости. Например, функция Зал ожидания в сервисе Zoom Meetings позволяет контролировать состав пользователей, приходящих на мероприятие. (Подробнее см. ниже.)

Если вы используете сервис Zoom Meetings для организации мероприятия, ниже вы найдете список функций, которые помогут вам организовать безопасный и бесперебойный процесс.  

Управление демонстрацией экрана

Необходимо предотвращать ситуации, в которых случайные люди на публичном мероприятии берут на себя управление экраном и демонстрируют нежелательное содержимое пользователям в группе. Вы можете ограничить такое поведение — перед конференцией и в ее ходе с помощью панели управления организатора — чтобы только вы могли демонстрировать содержимое экрана.

Чтобы запретить участникам демонстрировать содержимое экрана в ходе вызова с помощью элементов управления организатора в нижней части экрана, нажмите стрелку рядом с «Демонстрацией экрана», а затем перейдите в «Расширенные параметры совместного использования». В разделе «Кто может осуществлять демонстрацию?» выберите «Только организатор» и закройте окно.  

Также можно включить права на демонстрацию с помощью значка «Безопасность» в окне или изменить настройки демонстрации по умолчанию в настройках Zoom.

Демонстрация экрана

Управление участниками

  • Разрешить вход только зарегистрированным пользователям. Если пользователь попытается присоединиться к мероприятию, не выполнив вход в учетную запись Zoom с помощью адреса электронной почты из приглашения, он получит следующее сообщение: «Эта конференция предназначена только для авторизованных участников». Это может быть полезно, если вы хотите управлять списком гостей и пригласить на мероприятие только определенных участников, например, других учащихся вашей школы или коллег.
  • Заблокировать конференцию. Всегда разумно держать входную дверь закрытой, даже когда вы находитесь дома. При блокировке уже начатой конференции Zoom к ней больше не смогут присоединяться другие участники, даже если у них есть идентификатор и пароль конференции. Просто нажмите на значок «Безопасность» в нижней части окна Zoom. Во всплывающем окне нажмите кнопку «Заблокировать конференцию».
  • Настроить собственную двухфакторную аутентификацию. Вам не придется делиться фактической ссылкой на конференцию! Создайте случайный идентификатор конференции при планировании мероприятия и включите парольную защиту входа. Вы можете приватно поделиться этими сведениями с соответствующими участниками. 
  • Удалить нежелательных участников или участников, демонстрирующих неподобающее поведение. Вы можете удалять пользователей из конференции с помощью значка «Безопасность» или меню «Участники». В меню «Участники» можно навести курсор на имя участника, чтобы отобразить несколько опций, среди которых также будет «Удалить». Нажмите эту кнопку, чтобы удалить участника из конференции.
  • Разрешить удаленным участникам повторное подключение. После удаления участники больше не могут подключаться к конференции. Однако вы можете включить настройку, разрешающую повторное подключение удаленных участников, — это может быть полезно, если вы удалили не того пользователя.
  • Выключить видео. Организатор может выключить видеопоток участника. Эта функция позволит организатору блокировать нежелательные, отвлекающие или неподобающие жесты на видео.
  • Выключить звук участников. Организатор может выключить / включить звук для всех или отдельных участников. Организатор может блокировать нежелательный, отвлекающий или неподобающий шум для остальных участников. Вы также можете включить функцию «Выключать звук при входе» в настройках, чтобы избежать гвалта в ходе крупных конференций.
  • Приостановить действия участника. Организаторы и соорганизаторы могут приостановить конференцию, чтобы удалить нежелательных участников, отправить на них жалобу и предотвратить дальнейшие срывы мероприятия. Нажмите значок «Безопасность» и выберите «Приостановить действия участника», чтобы временно остановить работу видеосвязи, аудиосвязи, чата в конференции, комментирования, демонстрации экрана и записи, а также завершить работу сессионных залов. Чтобы продолжить конференцию, нужно повторно включить отдельные функции.
  • Выключить передачу файлов. Функция передачи файлов в конференции позволяет пользователям делиться файлами в чате во время конференции. Выключите эту функцию, чтобы защитить чат от бомбардировки нежелательными изображениями, gif-анимациями, мемами и прочим содержимым.
  • Выключить комментарии. Вы вместе с участниками можете рисовать и помечать содержимое с помощью функции комментариев в ходе демонстрации экрана. Функцию комментариев можно отключить в настройках Zoom, чтобы предотвратить рисование на экранах.
  • Отключить приватный чат. Zoom позволяет использовать чат в конференции, который участники могут использовать для отправки сообщений всей группе или же друг другу в приватном режиме. Функционал чата можно ограничить, чтобы участники не могли чатиться друг с другом во время мероприятия, снизив тем самым количество отвлекающих факторов. Нажмите «Чат» в элементах управления конференции, а затем нажмите три точки в нижней части окна группового чата в конференции Zoom. Затем можно задать параметры, определяющие круг общения пользователей в вашей конференции. 
  • Сообщить о пользователе. Организаторы теперь могут сообщать о пользователях группе доверия и безопасности Zoom, которая рассмотрит потенциальное ненадлежащее использование платформы и примет соответствующие меры. Найдите этот параметр под значком «Безопасность», где можно прикрепить снимки экрана и прочую документацию при необходимости.

Попробуйте зал ожидания

Зал ожидания — важная функция для обеспечения безопасности конференции Zoom. «Зал ожидания» полностью соответствует своему названию — это виртуальный пункт сбора гостей до входа в конференцию. Это похоже на бархатный канат перед ночным клубом, у которого стоит фэйс-контроль и аккуратно проверяет всех посетителей.

Организаторы конференции могут настроить параметры зала ожидания для получения дополнительных возможностей управления. Вы также можете изменить текст сообщения, которое показывается участникам, попадающим в зал ожидания, чтобы они могли знать, что попали по адресу. В этом сообщении можно указать правила / инструкции вашего мероприятия, например, определить целевую аудиторию.

Waiting Room Message

Функция Зал ожидания — отличный способ проверки потенциальных участников и отсеивания непрошеных гостей.

Ответственное использование Zoom

Мы надеемся, что эти советы помогут вам организовывать безопасные и успешные мероприятия с помощью нашей платформы и в дальнейшем. Будь то неформальная встреча или сеанс йоги — убедитесь в том, что мероприятие пройдет по плану, используя функции обеспечения безопасности Zoom.

И продолжайте публиковать снимки экранов из виртуальных мероприятий Zoom! Делитесь ими с нами в LinkedIn, Facebook и Twitter, чтобы мы могли их оценивать и репостить!

Примечание редактора: в эту публикацию были внесены изменения по сравнению с исходной версией от 20 марта — добавлена самая актуальная информация по предотвращению срывов мероприятий.

Не забудьте поделиться этой публикацией