Как избежать подключения незваных гостей к конференциям Zoom

Как избежать подключения незваных гостей к конференциям Zoom

Мы гордимся тем, что миллионы людей по всему миру используют конференции Zoom Meetings для совместной работы и организации связи. Однако без надлежащих мер предосторожности на конференции, которые призваны объединять людей, могут проникнуть незваные гости. 

Обычно проблемы возникают, когда информация о конференции становится общедоступной. Пользователь может поделиться ссылкой на приватную конференцию в социальных сетях, отправить кому-либо информацию о виртуальной аудитории и многое другое. Но когда эти данные оказываются в социальных сетях или на других общедоступных форумах, конференция становится полностью открытой, и любой пользователь может присоединиться к ней по ссылке. 

Ниже вы найдете несколько простых советов, которые помогут не допустить срывы конференций.

Советы по предотвращению срывов 

  • Выбирайте подходящее решение Zoom для своих целей. Если вы планируете использовать Zoom для организации виртуальных мероприятий с участием незнакомых вам людей, то вместо Zoom Meetings сделайте выбор в пользу Zoom Video Webinars или Zoom Events — продуктов, предназначенных именно для виртуальных мероприятий. 
  • Старайтесь не использовать идентификатор персональной конференции (PMI). По сути, ваш PMI — это одна непрерывная конференция, и вы вряд ли будете рады вторжению незнакомцев в ваше личное виртуальное пространство после окончания запланированной конференции. 
  • Управляйте демонстрацией экрана. Необходимо предотвращать ситуации, в которых случайные люди на публичном сеансе берут на себя управление экраном и демонстрируют нежелательное содержимое пользователям в группе. Вы можете ограничить такое поведение — перед конференцией и в ее ходе с помощью панели управления организатора — чтобы только вы могли демонстрировать содержимое экрана. При отключении демонстрации экрана настройка доски сообщений будет также отключена. 

Чтобы запретить участникам демонстрировать содержимое экрана в ходе вызова с помощью элементов управления организатора в нижней части экрана, нажмите стрелку рядом с «Демонстрацией экрана», а затем перейдите в «Расширенные параметры совместного использования». В разделе «Кто может осуществлять демонстрацию?» выберите «Только организатор» и закройте окно.  

Также можно включить права на демонстрацию с помощью значка «Безопасность» в окне или изменить настройки демонстрации по умолчанию в настройках Zoom.

Демонстрация экрана

Управление участниками

  • Разрешить вход только зарегистрированным пользователям. Если пользователь попытается присоединиться к конференции, не выполнив вход в учетную запись Zoom с помощью адреса электронной почты из приглашения, он получит следующее сообщение: «Эта конференция предназначена только для авторизованных участников». Это может быть полезно, если вы хотите управлять списком гостей и пригласить на конференцию только определенных участников, например, других учащихся вашей школы или коллег.
  • Заблокировать конференцию. Всегда разумно держать входную дверь закрытой, даже когда вы находитесь дома. При блокировке уже начатой конференции Zoom к ней больше не смогут присоединяться другие участники, даже если у них есть идентификатор и пароль конференции. Просто нажмите на значок «Безопасность» в нижней части окна Zoom. Во всплывающем окне нажмите кнопку «Заблокировать конференцию».
  • Включить код доступа конференции. Создайте случайный идентификатор конференции при планировании конференции и включите защиту входа паролем. Вы можете приватно поделиться этими сведениями с соответствующими участниками. 
  • Удалить нежелательных участников или участников, демонстрирующих неподобающее поведение. Вы можете удалять пользователей из конференции с помощью значка «Безопасность» или меню «Участники». В меню «Участники» можно навести курсор на имя участника, чтобы отобразить несколько опций, среди которых также будет «Удалить». Нажмите эту кнопку, чтобы удалить участника из конференции. После удаления участники больше не могут подключаться к конференции. Однако вы можете включить настройку, разрешающую повторное подключение удаленных участников. Это может быть полезно, если вы удалили не того пользователя.
  • Выключить видео. Организатор может выключить видеопоток участника. Эта функция позволит организатору блокировать нежелательные, отвлекающие или неподобающие жесты на видео.
  • Выключить звук участников. Организатор может выключить / включить звук для всех или отдельных участников. Организатор может блокировать нежелательный, отвлекающий или неподобающий шум для остальных участников. Вы также можете включить функцию «Выключать звук при входе» в настройках, чтобы избежать гвалта в ходе крупных конференций.
  • Приостановить действия участника. Организаторы и соорганизаторы могут приостановить конференцию, чтобы удалить нежелательных участников, отправить на них жалобу и предотвратить дальнейшие срывы мероприятия. Нажмите значок «Безопасность» и выберите «Приостановить действия участника», чтобы временно остановить работу видеосвязи, аудиосвязи, чата в конференции, комментирования, демонстрации экрана и записи, а также завершить работу сессионных залов. Чтобы продолжить конференцию, нужно повторно включить отдельные функции.
  • Выключить передачу файлов. Функция передачи файлов в конференции позволяет пользователям делиться файлами в чате во время конференции. Выключите эту функцию, чтобы защитить чат от бомбардировки нежелательными изображениями, gif-анимациями, мемами и прочим содержимым.
  • Выключить комментарии. Вы вместе с участниками можете рисовать и помечать содержимое с помощью функции комментариев в ходе демонстрации экрана. Функцию комментариев можно отключить в настройках Zoom, чтобы предотвратить рисование на экранах.
  • Отключить приватный чат. Zoom позволяет использовать чат в конференции, который участники могут использовать для отправки сообщений всей группе или же друг другу в приватном режиме. Функционал чата можно ограничить, чтобы участники не могли общаться друг с другом в чате во время конференции, снизив тем самым количество отвлекающих факторов. Нажмите «Чат» в элементах управления конференции, а затем нажмите три точки в нижней части окна группового чата в конференции Zoom. Затем можно задать параметры, определяющие круг общения пользователей в вашей конференции. 
  • Сообщить о пользователе. Организаторы теперь могут сообщать о пользователях группе доверия и безопасности Zoom, которая рассмотрит потенциальное ненадлежащее использование платформы и примет соответствующие меры. Найдите этот параметр под значком «Безопасность» или под зеленым значком со щитом в верхнем левом углу окна конференции, где можно прикрепить снимки экрана и прочую документацию при необходимости.

Включение зала ожидания

Зал ожидания — важная функция для обеспечения безопасности конференции Zoom. «Зал ожидания» полностью соответствует своему названию — это виртуальный пункт сбора гостей до входа в конференцию. Это похоже на бархатный канат перед ночным клубом, у которого стоит фэйс-контроль и аккуратно проверяет всех посетителей.

Организаторы конференции могут настроить параметры зала ожидания для получения дополнительных возможностей управления. Вы также можете изменить текст сообщения, которое показывается участникам, попадающим в зал ожидания, чтобы они могли знать, что попали по адресу. В этом сообщении можно указать правила / инструкции вашего мероприятия, например, определить целевую аудиторию.

Обновленное настраиваемое сообщение зала ожидания

Функция Зал ожидания — эффективный способ проверки потенциальных участников и отсеивания непрошеных гостей конференций в Zoom. Если вы отключите в настройках функцию «Вход раньше организатора», до момента начала конференции гостей будет автоматически приветствовать зал ожидания.

Ответственное использование Zoom

Мы надеемся, что эти функции помогут вам организовывать безопасные и успешные конференции Zoom. Безопасность — важнейшая ценность Zoom, которой мы руководствуемся при обновлении наших продуктов. Мы стремимся быть платформой, которой пользователи захотят доверить свои онлайн-взаимодействия, информацию и бизнес-процессы. 

Чтобы получить дополнительную информацию о конфиденциальности и безопасности Zoom, обратитесь в наш Trust Center.

Примечание редактора: в эту публикацию были внесены изменения по сравнению с версией от 20 марта 2020 года — добавлена самая актуальная информация по предотвращению срывов конференций.

Не забудьте поделиться этой публикацией