Group Manager, Product Marketing

Только начали работу из дома? Вот несколько советов по организации конференций на профессиональном уровне 

Только начали работу из дома? Вот несколько советов по организации конференций на профессиональном уровне 

Из-за того, что многие организации сегодня рекомендуют своим сотрудникам — а иногда и обязывают их — работать из дома в условиях международной напряженности в связи с пандемией коронавируса, миллионы людей могут столкнуться с тем, что их повседневные рабочие процессы коренным образом изменятся. Но не всем привычно работать из дома, и переход в рабочий режим в новой среде может потребовать от человека больших усилий.

Положительные стороны работы из дома — вы можете сэкономить время, затрачиваемое на дорогу, проводить больше времени с семьей и, возможно, сделать больше дел по дому. Однако связанные с таким режимом сложности, включая одиночество, необходимость поддержания связи и повышенную предрасположенность к отвлекающим факторам, могут значительно сказаться на вашем настрое и производительности. Поэтому мы будем рады вам помочь!

Не важно, где вам приходится работать, — в свободной спальне, кофейне, библиотеке или лобби многоквартирного дома, мы подготовили для вас советы, которые помогут вам настроиться, устранить отвлекающие факторы, обеспечить конфиденциальность данных и провести конференцию на профессиональном уровне.

Получение необходимой лицензии и загрузка программного обеспечения

Шаг 1. Создайте учетную запись Zoom — это бесплатно! Также доступна профессиональная версия, но если вам нужно быстрое решение для проведения видеоконференций, подойдет и бесплатная версия, которая содержит все необходимые функции и возможности. В любом случае, регистрация учетной записи Zoom займет около 30 секунд. Ниже кратко перечислены их основные отличия:

  • Базовая версия Zoom: бесплатная версия. Отлично подходит для не ограниченных по времени видеовызовов 1 на 1 и групповых вызовов (если вы являетесь организатором конференции, ее продолжительность будет ограничена 40 минутами). Кроме того, вы получите неограниченные возможности общения напрямую и в команде в Zoom Chat.
  • Профессиональная версия Zoom: за 14,99 долл. США/месяц вы получите все возможности базовой версии, а также расширенные административные средства управления конференциями и фукнцию записи в облако. Сравните тарифные планы и расценки, чтобы узнать, какой из них подходит вам лучше всего. 

Шаг 2. Загрузите ПО для Zoom Meetings на ПК и мобильное устройство. Наш центр загрузокнаходится здесь. Затем просто войдите в учетную запись и начните работу!

Давайте поговорим об обустройстве рабочего места

Ваш ноутбук (Mac или ПК), скорее всего, оснащен встроенной камерой и аудиосистемой, однако качество конференции для вас и остальных пользователей очень сильно зависит от того, насколько качественную веб-камеру и микрофон вы используете. 

Чтобы выглядеть наилучшим образом перед камерой, я рекомендую приобрести веб-камеру Logitech Brio и комплект наушников Airpods (или беспроводную гарнитуру Plantronics Focus UC или Logitech Zone), если вы готовы сделать финансовое вложение. Даже пара проводных наушников с микрофоном смогут сыграть важную роль. Взгляните на этот тест. В нем вы можете увидеть короткую демонстрацию звука и видео, получаемых с помощью распространенных комбинаций оборудования.


Хорошее освещение также играет важную роль. Постарайтесь, чтобы ваше лицо было освещено ближайшим окном или приобретите лампу для веб-камеры

Работа с Zoom из дома — сравнение освещения

И не забудьте про интернет. Обычно домашний интернет не так надежен, как офисная сеть. Это значит, что если другие члены вашей семьи смотрят потоковое видео или играют в игры, вы можете столкнуться с нехваткой пропускной способности. Можете не беспокоиться — Zoom оптимизирован для эффективной работы из дома, в кафе и в мобильных сетях. В случаях нехватки пропускной способности Zoom отдаст приоритет звуку, чтобы все гарантированно могли вас услышать.  

Когда вы закончите настраивать ПО и интернет, а также обустраивать рабочее место, перейдите по адресу www.zoom.us/test, чтобы проверить свои звук и видео. Вы присоединитесь с небольшой тестовой конференции, которая позволит привести в порядок все параметры связи.

Проводите конференции и работайте в команде!

Вот несколько полезных рекомендаций, чтобы ваши конференции в Zoom проходили безупречно и продуктивно. 

Виртуальные фоны (изображение или видео), чтобы скрыть беспорядок

Загрузите симпатичное фоновое изображение или видео, чтобы скрыть беспорядок в комнате и прочие визуальные помехи. Это будет особенно полезно тем, кто работает из свободной спальни, у кого есть собака, которая следует за своим хозяином по пятам, или тем, кто иногда работает за кухонным столом у родственников.

Виртуальный фон

Удержание пробела на клавиатуре для временного включения звука

Я предпочитаю выключать свой звук в больших конференциях на случай, если моя собака начнет лаять или кто-нибудь позвонит в дверь. Чтобы сделать короткий комментарий, мне нужно всего лишь нажать и удерживать пробел. Управлять звуком таким образом очень просто. Повторюсь, что эти функции входят во все тарифные планы Zoom Meeting. 

Zoom — выключение звука с клавиатуры

Демонстрация экрана

Zoom позволяет легко организовать совместную работу и демонстрировать экран вашего устройства. Наша платформа также поддерживает одновременную демонстрацию экрана несколькими пользователями. Эта функция отлично подходит для команд, ведущих интенсивную совместную работу, например, инженеров.

Обмен через доску сообщений

Zoom поддерживает совместную работу в реальном времени благодаря функционалу доски сообщений! Хотя доской сообщений может быть сложно пользоваться на устройствах, не оснащенных сенсорным экраном, попробуйте войти в конференцию с помощью iPad и затем демонстрируйте экран/используйте доску сообщений на iPad. 

Интеграция календаря

Я использую Gmail, поэтому пройдусь по этому рабочему процессу, но вы можете найти другие интеграции календаря здесь, если вы используете Office 365 или Exchange.

  1. Перейдите на портал администратора Zoom и подключите свой календарь. (Занимает около 1 минуты)
  2. Установите плагин Zoom for G-Suite, чтобы легко добавить ссылки на Zoom Meeting во все события календаря.

Просмотрите это короткое видео, чтобы узнать об интеграции календаря (демонстрация с Gmail).

Комментирование демонстрируемых материалов

Вносить правки в проект или документацию станет намного проще, если вы сможете комментировать или редактировать материалы вместе с другими пользователями. Убедитесь, что вы используете возможности совместного комментирования, чтобы упростить совместную работу. 

Совместное комментирование в Zoom

Использование чата в конференции для обмена файлами и ресурсами

Я использую чат как средство обмена ссылками или ресурсами, которые могут обсуждаться в конференции. Например, члены группы будут обмениваться документами Google, URL-адресами или просто короткими комментариями (чтобы не вмешиваться в идущие диалоги). 

Zoom — чат в конференции

Включите функцию «Подправить мой внешний вид», чтобы внести небольшие коррективы в видеоизображение

Эту функцию можно включить в настройках Zoom. Она помогает убрать мешки под глазами и небольшие дефекты на коже, обеспечивая более свежий внешний вид.

Zoom — подправить мой внешний вид

Защита конференций

Офисная среда обычно бывает хорошо защищена, но удаленному рабочему месту может потребоваться дополнительная защита. Zoom предлагает множество отличных функций для защиты конференций и обеспечения конфиденциальности. Zoom позволяет:

  • Блокировать конференции и требовать пароль для входа
  • Включать функцию Зал ожидания и разрешать/запрещать пользователям входить в конференцию, когда вы будете готовы
  • Разрешить участие в конференции только авторизованным пользователям с тем же доменом
  • Использовать водяные знаки на звуке или видео, если материалы конференции являются конфиденциальными
  • Ограничить демонстрацию экрана только до содержимого определенного приложения, а не рабочего стола в целом, чтобы участники не могли случайно увидеть то, что не должны.

Прочие советы по работе из дома

Ваш день в офисе обычно разбавлен походами к кофеварке, кулеру с водой или личными встречами, поэтому важно выполнять схожие действия и дома. Наша основная рекомендация — поддерживать свой рабочий процесс в таком же состоянии, как и в офисе. Делайте все, что обычно делали с утра, — чистите зубы, принимайте душ, завтракайте и т. д. — это поможет вам принять изменения и сосредоточиться. 

Ниже вы найдете другие советы по работе из дома, предоставленные другими пользователями Zoom.

  • Одежда: оденьтесь полностью. Наденьте рубашку или костюм, который обычно носите в офисе, а не старую прохудившуюся майку, которую надеваете при уборке в гараже.
  • Делайте регулярные перерывы: делайте перерывы по собственной инициативе каждый час, как и в офисе, чтобы избежать выгорания. Погуляйте лишний раз с собакой (собака будет в восторге!), запустите стирку или проведите 15 минут на улице с детьми (они будут в не меньшем восторге!).
  • Потягивайтесь! Отключите видео и делайте небольшую растяжку каждый час. Устройте пробежку на кухне между вызовами или используйте мяч для лакросса или массажер, чтобы снять напряжение в спине. Или попробуйте немного повеселиться — поставьте виртуальный фон со спортивным видео и начните занятия прямо во время конференции!
  • Сообщите о своей занятости: опубликуйте свой календарь, чтобы другие пользователи могли просмотреть его и быстро ознакомиться с часами вашей занятости. Вы можете выделить время на работу по проектам, установить уведомления для важных задач и даже зарезервировать время для начала обеда. Кроме того, вы можете установить статус «Занят» в Zoom Chat, когда необходимо сосредоточиться над проектом.
  • Устраните отвлекающие факторы: закройте дверь, чтобы уединиться, особенно при работе из дома. Также можно повесить занавеску, чтобы разделить пространство. Кроме того, будет лучше закрыть лишние вкладки и отключить уведомления, чтобы избежать соблазна постоянно проверять учетные записи в социальных сетях. Даже если вы зададите один или несколько 10-минутных перерывов для проверки социальных сетей в течение дня, вы получите время для отдыха и повод отвлечься.
  • Избегайте изоляции и одиночества: многим людям нужен личный контакт с командой, поэтому будет полезно устраивать ежедневные пятиминутные совещания и переклички. Вы даже можете устроить групповой ланч с коллегами в Zoom. Общайтесь в реальном времени или отключите звук и общайтесь с группой в чате 1 на 1, чтобы провести нужную беседу или диалог.

Дополнительные ресурсы 

Существует множество отличных ресурсов с рекомендациями по работе из дома и организации цифровых процессов. Вот некоторые из них:

Начните работать из дома

Просто помните — все члены вашей команды находятся в таком же положении. Лай собаки или звонок в дверь во время конференции — это не конец света. Приложите все усилия к подготовке рабочего места, адаптируйтесь к новым процессам и рабочей обстановке и не обращайте внимание на мелочи. У вас отлично получается!

Начните работать с Zoom сегодня с бесплатной базовой лицензией или свяжитесь со специалистом по продукции Zoom, чтобы начать использовать Zoom в вашей организации.

Не забудьте поделиться этой публикацией