Гибридные мероприятия вошли в обиход еще с начала 2020 года, когда нам пришлось оперативно преобразовывать очные мероприятия в полностью виртуальные. Тема гибридной работы в наши дни более чем актуальна. Но что же собой представляет гибридное мероприятие? В простейшем виде гибридное мероприятие — это любое мероприятие, объединяющее удаленных и очных присутствующих в реальном времени с помощью специальных технологий. Каждый из нас так или иначе бывал на гибридном мероприятии: например, участвовал в рабочей конференции из дома, если ребенок заболел, или смотрел матч в реальном времени по телевизору с друзьями в местном ресторане.

В наши дни можно создать ошеломительное мероприятие без привязки к месту и расширить свою аудиторию за пределы конференц-центра или пространства для проведения мероприятий. Таким образом бренды могут увеличить количество потенциальных клиентов и возврат на инвестиции. И именно этого ожидает современная аудитория, ведь более гибкое гибридное рабочее место становится стандартным атрибутом. Вследствие этого перехода и благодаря множеству преимуществ гибридных мероприятий такой виртуальный компонент события в реальном времени станет ценной и неотъемлемой основой при построении стратегии будущих мероприятий.

Недавно компания Zoom провела конференцию пользователей 2023 года, Zoomtopia, на собственной платформе гибридных мероприятий Zoom Events. Мы проведем вас «за кулисы», поделимся своими выводами и наглядно продемонстрируем, почему гибридная стратегия — это будущее мероприятий.

1. Больше аудитория — лучше результат

Первый и самый очевидный плюс любого гибридного мероприятия — это его масштаб и все преимущества, которые предусматривает расширение охвата. С правильными инструментами для управления потенциальными клиентами мероприятие может стать одним из основных каналов для формирования возврата на инвестиции и узнаваемости.

Конечно же, из-за большего количества присутствующих работа может усложняться. Тщательное и заблаговременное планирование позволит воспользоваться всеми преимуществами большей аудитории. Цель состоит в том, чтобы создать одно интегрированное мероприятие вместо двух отдельных. Для проведения Zoomtopia мы использовали Zoom Events, чтобы собрать всех виртуальных и очных присутствующих вместе в лобби мероприятия. Один основной центр мероприятий значительно упростил управление и позволил очным и виртуальным участникам аудитории почувствовать себя вовлеченными.

Поскольку все участники мероприятия регистрировались и взаимодействовали на одной платформе, это также упростило отслеживание воронки продаж и получение аналитических сведений. Интеграция нашей платформы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и доступ к аналитическим отчетам по итогам мероприятия Zoom Events позволили нам извлекать содержательные аналитические данные.

2. Технологии обеспечивают равные возможности на мероприятии

Если участники аудитории чувствуют свою вовлеченность, независимо от местонахождения, это поможет улучшить их заинтересованность и упростить достижение целей. Но как же дать равные возможности каждому участнику? Очевидно, что у участника, сидящего на рабочем месте на дому, и у посетителя очного мероприятия будут разные возможности. Тем не менее существует множество способов вовлечь каждого участника мероприятия интересным для него образом.

Каждый, кто зарегистрировался для участия в Zoomtopia, как очного, так и виртуального, мог настроить собственный профиль, просматривать список сеансов, создавать свою программу, общаться и получать доступ к ресурсам до и во время этого двухдневного мероприятия. Мы даже предусмотрели тур «за кулисы», чтобы показать всем процессы организации. Кто же откажется узнать, как все это работает? Это было увлекательнейшее мероприятие: от момента, когда Эрик Юань вышел на сцену, чтобы произнести основной доклад, и до вдумчивого напутствия Чарльза Мангера (Charlie Munger) в конце мероприятия.

Ключевые моменты, которые помогли сохранить вовлеченность виртуальных присутствующих:

• возможность для онлайн-участников выступать в реальном времени с экрана на сцене докладчиков;
• возможность задавать вопросы и получать на них ответы на каждом сеансе через виртуальные коннекторы конференций;
• организация чата в реальном времени и сеанса вопросов и ответов для всех виртуальных и очных участников с помощью отдельного мобильного приложения;
• побуждение участников к использованию инструмента эмодзи. Символы эмодзи разожгли 🔥 на всех наших сеансах, ведь присутствующие из разных уголков мира смогли оставлять свои реакции в реальном времени.

Все эти дополнения помогли тем, кто участвовал из дома, офиса и места проведения, почувствовать себя частью мероприятия, что позволило снизить процент отсеивания посетителей и повысить вовлеченность всех присутствующих.

Обеспечить равные возможности на мероприятии — значит, помимо прочего, сделать его доступным. Сурдопереводчики и расшифровка в реальном времени, созданная с помощью ИИ, помогли посетителям с нарушениями или отсутствием слуха участвовать в мероприятии, а перевод в реальном времени позволил расширить международный охват. Благодаря возможности переводить сеансы Zoomtopia на 17 языков присутствующие смогли подключаться к Zoomtopia с ПК, ноутбуков и мобильных устройств, находясь в разных уголках мира.

3. ИИ упрощает планирование гибридных мероприятий

На таком крупномасштабном мероприятии, как Zoomtopia, каждая минута на счету. Zoom AI Companion, наш помощник на основе ИИ, стал спасательным кругом в вопросах организации динамичных компонентов. Например, сводки конференции помогли участникам команды войти в курс дела, если они не смогли присутствовать на многих конференциях по планированию, предшествующих мероприятию, из-за плотного графика. Поскольку наш коллектив ведет совместную работу с помощью Zoom Team Chat, решение AI Companion также упростило составление сообщений. Этот полезный инструмент позволил сэкономить ценное время и повысить эффективность коммуникации в условиях совмещения нескольких рабочих процессов на мероприятии.

А уже 20 ноября в Zoom Events появится еще больше возможностей на основе ИИ, которые упростят работу организаторам мероприятий и участие присутствующим. Имея возможность создавать сообщения чата Zoom Events с помощью ИИ в лобби мероприятия, посетители и организаторы смогут быстро связываться с другими гостями и при этом сохранять фокус на содержимом сеанса в реальном времени. Кроме того, AI Companion поможет организаторам создавать сообщения электронной почты, что избавит их от тягот административных задач по организации, позволяя быстро генерировать приглашения и маркетинговые сообщения электронной почты с помощью платформы Zoom Events. 

4. Подготовка к неожиданным обстоятельствам

Для проведения крупномасштабного мероприятия необходимо тщательное планирование, но даже на самых продуманных мероприятиях могут возникнуть непредвиденные обстоятельства. Простая в использовании платформа мероприятий позволяет коллективу оптимизировать проведение и синхронизировать процессы, сокращая шансы возникновения потенциальных проблем. Если мероприятие проходит на регулярной основе, следует также внимательно изучать его аналитику, чтобы лучше подготовиться к следующему мероприятию.

Платформа Zoom Events поможет пройти пошаговый процесс и создать мероприятие с нуля. Для Zoomtopia мы добавили поддержку нашей команды по обслуживанию мероприятий. Это дополнительная услуга, в рамках которой специалисты предоставляют клиентам помощь в технических вопросах и проведении более сложных гибридных мероприятий. Мы также учитывали прошлогодние данные, проанализировав поведение и реакции присутствующих, чтобы тщательно и взвешенно составить стратегию мероприятия 2023 года.

Для успешного проведения трансляции гибридного мероприятия стоит продумать несколько моментов. Во-первых, закулисный сеанс Zoom Events. Эта функция фактически представляет собой виртуальную комнату, где участники группы могут готовиться к выступлению и общаться в чате «за кулисами», чтобы сеанс в реальном времени прошел гладко. Во-вторых, на случай непредвиденных опозданий и других возникающих в последнюю секунду пертурбаций в очереди докладчиков важно предусмотреть возможность виртуального выступления, чтобы мероприятие продолжалось независимо от обстоятельств.

5. Экономия ценных ресурсов

Количество людей — самая очевидная экономия средств на гибридных мероприятиях. Чем меньше количество очных участников и докладчиков, тем меньше будет людей в месте проведения. Однако также существует возможность экономить на проведении мероприятия.

С помощью встроенной в Zoom Events студии для проведения мероприятий мы создали для нашей виртуальной аудитории качественные визуальные материалы телевизионного уровня, которые демонстрировались во время сеансов работы с содержимым в сессионных залах. Это позволило избежать значительных трат на проведение. Помимо сокращения затрат на организацию мероприятия, студия для проведения мероприятий упрощает операции: всего один оператор может вести все виртуальное действо с ноутбука.

Не нужно вкладывать средства в отдельную платформу при поиске места размещения содержимого после мероприятия. Все наши сеансы и ресурсы Zoomtopia доступны в реальном времени в лобби мероприятия. Наш коллектив может извлекать материалы из этой библиотеки мероприятия по требованию, преобразовывать их в обновляемое содержимое и распространять на различных платформах.

6. Сокращение углеродного следа

Экологичность — еще одно преимущество гибридных мероприятий. Благодаря тому, что на мероприятие будет ехать меньше докладчиков и присутствующих и потребуется меньше печатных материалов на месте, можно уменьшить углеродный след своей компании. В связи с поставленной Белым домом целью перейти на экономику с нулевым уровнем выбросов к 2050 году все компании ищут пути расширения экологичного подхода к своей деятельности. И один из таких путей — организация гибридных и виртуальных мероприятий, которые посодействуют достижению целей вашей компании в отношении воздействия на окружающую среду.

Будущее за гибридными мероприятиями

Когда в 2020 году пришлось прибегнуть к исключительно виртуальным мероприятиям, мы узнали, что организовать успешное событие в онлайн-формате вполне реально. Вернуться к очным мероприятиям в 2022 году после такого длительного перерыва было в новинку для всех участников. Мы быстро поняли, что делает работу на месте удобной и насколько ценным может быть виртуальный компонент. Мероприятие Zoomtopia 2022 стало нашим первым крупномасштабным гибридным событием, на котором мы смогли испытать функции, внедренные с тех пор в Zoom Events и продемонстрированные на мероприятии этого года.

В рамках Zoomtopia 2023 мы получили море удовольствия от использования всех возможностей платформы Zoom Events и открыли для себя все преимущества гибридных мероприятий. На собственном опыте мы убедились в том, что благодаря применению обоих форматов и организации запоминающегося гибридного мероприятия можно расширить охват и создать спрос с оптимальными затратами и экологичным подходом. С учетом того, что наше мероприятие посетило в десять раз больше участников, чем в предыдущих годах, а также нам удалось вовлечь международную аудиторию и собрать целую коллекцию материалов, которые можем использовать в течение года, мы с энтузиазмом продолжаем развивать стратегию гибридных мероприятий по мере приближения 2024 года. И надеемся, что вы присоединитесь к нашему увлекательному приключению!

Дополнительно

Узнайте больше о том, как Zoom Events может упростить организацию вашего следующего гибридного мероприятия.