Yüz yüze etkinlikleri, tamamen sanal deneyimlere hızla dönüştürmek zorunda kaldığımız 2020 yılının ilk aylarından bugüne, hibrit etkinlikler konusunda büyük ilerleme kaydedildi. Hibrit çalışma biçimi, şu anda üzerinde çok konuşulan bir konu. Peki, hibrit bir etkinlik ne demek? Hibrit bir etkinlik, en basit şekliyle, uzaktan ve yüz yüze katılanların teknolojiden yararlanılarak canlı bir deneyim için bir araya getirildiği herhangi bir etkinliktir. İster çocuğunuz hasta olduğu için bir iş toplantısına evden arayarak katılmak olsun ister canlı bir maç yayınını arkadaşlarınızla birlikte mahallenizdeki restoranda televizyonda izlemek olsun, hepimiz hibrit etkinlikleri farklı şekillerde deneyimledik. 

Günümüzde istediğiniz yerden herkesi hayran bırakan bir etkinlik oluşturabilir ve kitlenizi bir konferans merkezinin veya etkinlik mekanının duvarlarının ötesine genişletebilirsiniz. Bu, markalar için daha fazla satış fırsatı ve yatırım getirisi demektir. Ayrıca daha esnek bir hibrit çalışma ortamı standart hale geldiği için kitlelerin de beklentisi bu yöndedir. Yaşanan bu dönüşüm ve hibrit etkinliklerin sunduğu sayısız fayda nedeniyle, geleceğe dönük etkinlik stratejinizi planlarken düzenleyeceğiniz canlı deneyimlerin sanal bir boyutunun olması önemli bir gereklilik haline gelmiştir. 

Zoom olarak, kısa süre önce 2023 kullanıcı konferansımız Zoomtopia'yı hibrit etkinlik platformumuz Zoom Events'te düzenledik. Şimdi sizi sahne arkasına götürerek bu etkinlikten çıkardığımız önemli dersleri paylaşacak ve etkinliklerin geleceği için hibrit bir stratejinin neden önem taşıdığını göstereceğiz. 

1. Daha büyük bir kitle, daha büyük bir etki yaratır

Hibrit bir etkinliğin en önemli faydası, etkinliğin ölçeği ve bu sayede erişim alanınızın genişlemesiyle birlikte gelen avantajlardır. Düzenlediğiniz etkinlik, satış fırsatlarını yönetmeye yönelik doğru araçlarla, yatırım getirisi elde etmek ve farkındalık oluşturmak için en önemli kanallarınızdan biri olabilir. 

Elbette, daha fazla katılımcı, daha fazla karmaşıklık demektir. Daha büyük bir kitlenin sunduğu avantajdan faydalanmak için dikkatli ve önceden planlama yapmak gerekir. Amaç, iki farklı deneyim yerine bütünlük içinde tek bir etkinlik oluşturmaktır. Zoomtopia için, Zoom Events platformunu kullanarak sanal ve yüz yüze katılımcıları etkinlik lobisinde bir araya getirdik. Tek bir genel etkinlik merkezine sahip olmak, etkinliğin yönetilmesini çok kolaylaştırdı ve seyircinin yüz yüze ve sanal üyelerinin etkinliğin bir parçası olduklarını hissetmelerini sağladı. 

Etkinliğe katılan herkesin tek bir platform üzerinden kaydolup ağ oluşturması sayesinde iletişimleri takip etmek ve içgörüler çıkarmak da çok kolaydı. Müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) platformumuzu entegre ettiğimiz ve Zoom Events’in etkinlik sonrası raporlarını kullandığımız için de zengin veri analizlerinin üretilmesi mümkün oldu. 

2. Teknoloji, eşitliği gözeten bir hibrit etkinlik oluşturulmasını sağlar 

Seyircileriniz, nerede olurlarsa olsunlar kendilerini etkinliğe dahil hissedebilirlerse etkinliğinize katılım düzeyi artar ve hedefleriniz daha kolay erişilebilir hâle gelir. Ancak her katılımcı için eşit bir deneyimi nasıl oluşturabilirsiniz? Kucağında kedisiyle ev ofisinde oturan bir kişiyle yüz yüze düzenlenen bir etkinlikte gezip dolaşan bir kişinin aynı deneyimi yaşaması mümkün değildir. Ancak herkesi, kendileri için anlamlı olacak şekilde deneyimin bir parçası hâline getirmenin pek çok yolu vardır. 

Yüz yüze veya sanal katılımcı olarak Zoomtopia’ya kaydolan herkes, iki günlük bu etkinlik öncesinde ve sırasında kendi profillerini oluşturma, oturumlara göz atma, kendi planlarını hazırlama, ağ oluşturma ve kaynaklara erişme fırsatına sahipti. Etkinliğin nasıl düzenlendiğini herkese göstermek için sahne arkası gezilerine de yer verdik. Sahne arkasına bir göz atmaktan kim hoşlanmaz, değil mi? Açış konuşması için Eric Yuan’ın sahneye fırtına gibi çıktığı andan etkinliğin kapanışında Charlie Munger’ın bizi bilgelik dolu sözlerle uğurladığı ana kadar ivmemizi koruduk.

Sanal katılımcılara dikkat edilmesini sağlayan önemli anlar arasında aşağıdakiler sayılabilir:

• Çevrim içi katılımcılara sahnedeki konuşmacı ekranında canlı görünme şansının verilmesi
• Her oturumda sanal sunucuların soruları alıp yanıtlamasına olanak tanınması
• Tüm sanal ve yüz yüze katılımcılar için, özel bir mobil uygulama yoluyla canlı sohbet ve soru-cevap oturumları düzenlenmesi
• Katılımcıların emoji aracını kullanmaya teşvik edilmesi. Dünyanın dört bir yanındaki katılımcıların gerçek zamanlı olarak tepkilerini göstermesine olanak tanıyan emojiler, tüm oturumlarımıza 🔥 kattı.

Yapılan tüm bu ilaveler, evlerinde, ofislerinde ve etkinlik mekanında bulunan herkesin etkinliğin bir parçası olduklarını hissetmesini sağlayarak etkinliği terk etme oranını düşürdü ve katılım düzeyini artırdı. 

Eşitliği gözeten bir etkinlik düzenlemek, etkinliğinizi erişilebilir kılmak anlamına da gelir. İşaret dili çevirmenleri ve yapay zekâ tarafından oluşturulan dökümler, işitme engelli veya ağır işiten seyircilerin katılım göstermesine olanak tanırken canlı çeviriler de global ölçekte erişimimizin artmasını sağladı. Zoomtopia oturumlarının 17 dile çevrilmesi sayesinde, dünyanın dört bir yanından katılımcılar masaüstü ve dizüstü bilgisayarlarından ve mobil cihazlarından Zoomtopia’ya katılabildi. 

3. Yapay zeka hibrit etkinliklerin planlanmasını kolaylaştırır

Zoomtopia gibi çok büyük ölçekli bir etkinlikte, her dakika önemlidir. Yapay zeka asistanımız Zoom AI Companion, sürekli değişen çok sayıda bileşenin yönetilmesi konusunda tam bir cankurtarandı. Örneğin toplantı özetlerimiz, etkinlik öncesinde yapılan planlama toplantılarına yoğun programları nedeniyle katılamayan ekip üyelerinin toplantılarda konuşulanlardan haberdar olmasını sağladı. Ekibimiz, birlikte çalışırken Zoom Team Chat çözümünü kullandığı için, mesajların oluşturulmasında da AI Companion’a bel bağladık. Bu kullanışlı araç, değerli vaktimizden tasarruf etmemizi ve etkinlikle ilgili çok sayıda işi aynı anda yürütürken daha verimli bir şekilde iletişim kurmamızı sağladı.

Etkinlik düzenleyenlere ve katılımcılara yardımcı olacak yapay zeka destekli çok sayıda özellik, 20 Kasım'da Zoom Events’te sunulacak. Etkinlik lobisinde yapay zeka desteğiyle Zoom Events sohbet mesajları oluşturabilme olanağı katılımcıların ve etkinliği düzenleyenlerin, canlı oturumdaki içeriğe odaklanmaya devam ederken diğer misafirlerle hızla iletişime geçmesine olanak tanıyacak. Ayrıca etkinliği düzenleyenler, AI Companion yardımıyla e-postalar oluşturabilecek ve böylece davet ve pazarlama e-postalarını Zoom Events platformu üzerinden hızla oluşturarak sahne arkasındaki idari görevlerin omuzlarına bindirdiği büyük yükten kurtulacak. 

4. Beklenmedik durumlara hazırlıklı olun 

Büyük ölçekli bir etkinlik hazırlamak için çok dikkatli planlama yapmak gerekir ancak son derece titiz planlanan bir etkinlikte bile sürprizler yaşanabilir. Kullanımı kolay bir etkinlik platformu kullanmak, prodüksiyonun düzenli olmasını sağlama ve senkronizasyon içinde kalma konusunda ekibinize destek olarak aksaklık yaşanma olasılığını azaltır. Etkinliği düzenli aralıklarla yapıyorsanız, analizleri yakından izlemek de bir sonraki etkinlik için daha iyi hazırlanmanızı sağlayabilir.

Zoom Events platformu süreç boyunca size adım adım yol göstererek etkinliğinizi sıfırdan oluşturmanıza yardımcı olur. Zoomtopia için karmaşık hibrit etkinliklerde teknik açıdan ve prodüksiyon konusunda uzmanlık sunan bir eklenti olarak kullanılabilen Etkinlik Hizmetleri ekibimizin desteğini de devreye soktuk. 2023 stratejimizi şekillendirmek ve eksiksiz bir şekilde hazırlamak için katılımcı davranışlarını ve reaksiyonlarını analiz etmek amacıyla geçen yılın verilerine de göz attık. 

Hibrit bir etkinlik düzenliyorsanız etkinliğin başlama saati geldiğinde kafanızın rahat olmasını sağlayacak birkaç şey vardır. Bunların ilki, Zoom Events’in sahne arkası özelliğidir. Bu özellik, panelistlerinizin sahne arkasında hazırlanıp sohbet edebilmesini ve canlı oturumun sorunsuz bir şekilde sürmesini sağlayan verimli çalışan sanal bir kulistir. İkinci olarak, seyahatlerde yaşanan beklenmeyen gecikmeler ve etkinlikteki konuşmacıların sırasında yaşanan diğer son dakika değişiklikleri için, sanal bir bileşene sahip olmak etkinliğin her şeye rağmen sürmesini sağlar. 

5. Değerli kaynaklardan tasarruf edin

Kişi sayısı, hibrit bir etkinliğin sağladığı en büyük maliyet tasarrufudur; yüz yüze katılan kişi ve konuşmacı sayısının daha az olması etkinlik mekanında daha az kişi olması anlamına gelir. Buna ek olarak, etkinliğin prodüksiyonu bakımından tasarruf yapma imkanı da söz konusudur. 

Ara içerik oturumları sırasında sanal izleyicilerimiz için televizyon kalitesinde görseller üretebilmek için Zoom Events’in yerleşik prodüksiyon stüdyosunu kullanarak yüksek prodüksiyon maliyetlerinden kaçınmayı başardık. Prodüksiyon stüdyosu, etkinlik düzenleme sürecinin daha uygun maliyetli olmasını sağlamanın yanı sıra tek bir operatörün sanal etkinliğin tamamını dizüstü bilgisayarından yönetmesine olanak tanıyarak etkinlik operasyonlarının daha basit olmasını da sağlar. 

Etkinlik sonrası içerikler için kullanabileceğiniz bir yer varken ayrı bir platforma yatırım yapmaya gerek yoktur. Zoomtopia oturumlarımızın ve kaynaklarımızın hepsi, etkinlik lobisinde saklanmaktadır. Ekibimiz istediği materyali bu isteğe bağlı etkinlik kütüphanesinden alabilir, materyalleri kullanarak unutulmaz içerikler üretebilir ve bunları farklı platformlarda paylaşabilir. 

6. Karbon ayak izinizi azaltın 

Hibrit etkinliklerin sunduğu diğer bir önemli avantaj da sürdürülebilirliktir. Etkinliğe katılmak için daha az sayıda konuşmacı ve katılımcının seyahat etmesinin gerekmesi ve etkinlik mekanında basılı olarak kullanılması gereken materyallerin daha az olması sayesinde işletmenizin karbon ayak izinin azaltılmasına katkıda bulunabilirsiniz. Beyaz Saray’ın 2050 yılına kadar net sıfır emisyon ekonomisine erişme hedefi doğrultusunda, tüm işletmeler sürdürülebilir uygulamalarını artırmanın yollarını aramaktadır. Daha çok hibrit ve sanal etkinlik düzenlemek, işletmenizin çevreyle ilgili hedeflerine erişmesini desteklemenin yollarından biridir. 

Hibrit etkinliklerin sunduğu faydalar geleceği şekillendiriyor 

2020 yılında tamamen sanal etkinliklerin zorunlu hale gelmesiyle birlikte, çevrim içi olarak başarılı bir etkinlik düzenlemenin mümkün olduğuna tanık olduk. Uzun bir aranın ardından 2022 yılında yüz yüze etkinliklere geri dönmek, etkinliklerde yer alan herkes için tuhaf bir histi. Yüz yüze bir deneyimin başarılı olmasını nelerin sağladığını ve etkinliklerde sanal bir bileşene yer vermenin ne kadar değerli olduğunu hızla öğrendik. Zoomtopia 2022, büyük ölçekli ilk hibrit etkinliğimizdi. Bu etkinlik, bize bu süre zarfında Zoom Events bünyesinde sunduğumuz ve bu seneki etkinlikte sergilediğimiz özellikleri test etme olanağını sundu.

Zoomtopia 2023’te, Zoom Events platformunu tam anlamıyla kullanarak ve hibrit etkinliklerin faydalarını keşfederek harika zaman geçirdik. Her iki dünyanın da iyi yanlarını almanın ve olağanüstü bir hibrit etkinik düzenlemenin erişiminizi genişletmenizi ve uygun maliyet karşılığında sürdürülebilir bir şekilde talep oluşturmanızı sağlayabileceğini ilk elden gördük. Önceki yıllardaki katılımın on katını başarmış, global bir kitlenin katılımını sağlamış ve yıl boyunca kullanabileceğimiz içerikler toplamış olarak, 2024 yılına girerken hibrit etkinlik stratejimizi sürdüreceğimiz için büyük heyecan duyuyoruz. Bu macerada bize katılmanızı diliyoruz!

Daha fazla bilgi edinin

Zoom Events’in bir sonraki hibrit etkinliğinizde size nasıl yardımcı olabileceği konusunda daha fazla bilgi edinin.