Tại thời điểm bất kỳ, bạn luôn nhận được lượng thông tin, tin nhắn và tài nguyên khổng lồ. Việc kiểm soát tất cả những điều đó dường như là không thể, buộc bạn phải cố gắng tìm cách hợp nhất các nỗ lực của mình, tiết kiệm thời gian và sắp xếp có tổ chức. Việc kết hợp các công cụ năng suất bổ sung không phải lúc nào cũng giúp ích, vì điều đó có thể khiến bạn cảm thấy bạn chỉ đang thêm vào mớ việc cần kiểm tra. Thay vào đó, bạn cần một nơi tập trung có thể đáp ứng mọi nhu cầu của bạn.

Đây chính là lúc giải pháp trò chuyện Zoom Team Chat của chúng tôi có thể hỗ trợ. Giải pháp này có sẵn trong nền tảng Zoom mà không tốn thêm phí, nên bạn hầu như có thể coi giải pháp trò chuyện liên tục này là vũ khí bí mật của mình — thứ vũ khí bạn luôn có bên mình bất cứ khi nào cần thực hiện hành động nhanh chóng.  

Tuy nhiên, một vũ khí bí mật chỉ hiệu quả khi bạn biết sử dụng. Biết cách gửi tin nhắn qua cuộc trò chuyện là một chuyện, biết cách tận dụng tối đa các tính năng của Zoom Team Chat để tận dụng tối đa thời gian của bạn là một chuyện khác.

Để giúp bạn tận dụng tối đa trải nghiệm trò chuyện, chúng tôi đã tạo ra tờ thông tin để cung cấp một số phương pháp tốt nhất để sử dụng Zoom Team Chat trong ngày làm việc.  

Mẹo sử dụng Zoom Team Chat của chuyên gia

Sử dụng chức năng trả lời

Khi cuộc trò chuyện với đồng nghiệp hoặc nhóm diễn ra nhanh chóng, có thể sẽ khó theo dõi tin nhắn nào mọi người đang phản hồi. Bằng việc chọn “Trả lời” dưới một tin nhắn, bạn sẽ trả lời trực tiếp tin nhắn và trả lời của bạn sẽ được nhóm bên dưới tin nhắn, cho những người tham gia khác biết rằng bạn đang phản hồi cùng chủ đề.

Nhúng và xem trước các liên kết 

Giữ cho các bài đăng ngắn gọn và không có URL dài bằng cách sử dụng tùy chọn “Thêm liên kết” trong trường “Định dạng” để nhúng liên kết trực tiếp trong văn bản. Sau khi đã thêm siêu liên kết, bạn có thể nhấp vào đó và chọn “Mở liên kết” để xem trước URL và đảm bảo liên kết đúng trước khi đăng tải — không ai muốn chia sẻ nhầm liên kết cả!

Hạn chế sử dụng @all và dùng @mention một cách có cân nhắc 

Khi bạn cần có sự chú ý của mọi người tới một tin nhắn trong kênh, việc dùng tính năng @all sẽ thông báo cho mọi thành viên trò chuyện nhóm hoặc thành viên kênh (dù họ có hoạt động hay không) về tin nhắn của bạn. Tuy nhiên, nếu làm vậy trong một nhóm có hàng trăm hoặc hàng nghìn thành viên, nên đảm bảo hạn chế sử dụng tính năng này. 

Bạn cũng có thể sử dụng @mention trong tin nhắn để gắn thẻ những người cụ thể trong cuộc trò chuyện nhóm hoặc kênh. Chỉ cần nhập biểu tượng @, theo sau là tên của họ, rồi chọn họ từ menu thả xuống. Bạn muốn giữ không khí thân mật? Bạn cũng có thể nhấn phím backspace trên bàn phím để xóa họ của người được nhắc đến. 

Giữ bình tĩnh và tiếp tục trò chuyện

Chúng tôi hiểu rằng khi bạn nhận được rất nhiều tin nhắn, việc trò chuyện có thể thật khó khăn. Để tránh cảm thấy bị choáng ngợp, hãy thử điều chỉnh cài đặt thông báo trong Zoom Team Chat. Bạn có thể cài đặt để tính năng này chỉ thông báo cho bạn khi bạn được nhắc đến trực tiếp, nhận tin nhắn trong cuộc trò chuyện 1:1 hoặc trò chuyện nhóm hoặc trong các kênh nhất định mà bạn chọn. Giảm bớt sự lộn xộn và mất trật tự để tập trung vào thông tin bạn cần ngay vào thời điểm đó. 

Truy cập các giải pháp khác khi bạn cần diễn giải chi tiết

Trong môi trường công việc tốc độ nhanh chóng hiện nay, đôi khi bạn cần chuyển từ tính năng trò chuyện sang điện thoại hoặc cuộc họp video khi cần diễn giải chi tiết hoặc minh họa thêm về điều gì đó. Vì Zoom Team Chat nằm trong máy khách Zoom, bạn có thể chuyển giữa các giải pháp Zoom, tất cả trong cùng một ứng dụng. Bạn thậm chí có thể bắt đầu cuộc họp trực tiếp trong cuộc trò chuyện nhóm hoặc kênh bằng cách nhấp vào biểu tượng “Họp qua video”. Và nếu bạn sử dụng Máy khách Zoom Mail cho máy tính để bàn, bạn cũng có thể chia sẻ email của bạn tới Zoom Team Chat.

Sắp xếp mọi thứ có tổ chức

Các ứng dụng trò chuyện có thể là nơi rất bận rộn, đặc biệt khi bạn làm việc với nhiều nhóm và các bên liên quan bên ngoài trong nhiều dự án khác nhau. Sau đây là một vài cách để bạn có thể sắp xếp các tin nhắn và kiểm soát sự hỗn độn: 

Không để cuộc họp bị lỡ dẫn đến sự cô lập  

Tính năng trò chuyện liên tục trong cuộc họp cho phép người tham gia cuộc họp giao tiếp trước, trong và sau cuộc họp bằng cách tạo cuộc trò chuyện nhóm chuyên biệt trong Zoom Team Chat cho người tham gia cuộc họp. Khi được bật, các đoạn trò chuyện trong cuộc họp sẽ hiển thị trong cuộc trò chuyện nhóm đó khi được gửi trong cuộc họp, cho phép các cuộc hội thoại tiếp tục sau khi cuộc họp kết thúc.

Sử dụng các thư mục 

Khi thanh bên Zoom Team Chat bắt đầu trông hơi lộn xộn, các thư mục là một cách tuyệt vời để tổ chức và nhóm các cuộc hội thoại, kênh và liên hệ của bạn. Bằng việc tạo các thư mục dựa trên các dự án bạn đang cộng tác hoặc nhóm bạn đang làm việc cùng, bạn có thể dễ dàng tìm được các cuộc hội thoại và kênh bạn cần. Chúng tôi cũng khuyên bạn nên tạo một thư mục cho các kênh doanh nghiệp nội bộ quan trọng để bạn không bao giờ bỏ lỡ thông tin cập nhật và có thể dễ dàng tìm được thông tin quan trọng.

Tăng năng suất bằng tính năng trò chuyện cá nhân 

Đặt các ghi chú quan trọng, lời nhắc và các mục linh tinh khác trong phần “Trò chuyện cá nhân”, mang đến cho bạn không gian làm việc chuyên biệt của riêng bạn ngay trong Zoom Team Chat — và điều này không hiển thị với người dùng khác. Để sử dụng “Trò chuyện cá nhân” trong máy khách cho máy tính để bàn, nhấp vào thẻ “Trò chuyện nhóm”. Trong mục “Đã gắn sao”, tìm tên của bạn, rồi nhập các ghi chú và nhấn “Gửi”. Việc này sẽ gửi tin nhắn cho bạn mà bạn có thể xem lại sau, không phụ thuộc vào thiết bị bạn sử dụng để truy cập ứng dụng trò chuyện.  

Tìm để thấy điều bạn cần

Hãy đối diện với điều này — khi tin nhắn, tập tin, ảnh chụp màn hình và nhiều thông tin khác gửi đến bạn từ ứng dụng trò chuyện, có thể thật khó để tìm chính xác điều bạn cần. Nhưng với chức năng tìm kiếm mạnh mẽ của Zoom Team Chat, bạn có thể dễ dàng tìm ra tài nguyên bạn cần. Trong máy khách cho máy tính để bàn, nhấp vào nút “Tìm kiếm” trên đầu thanh điều hướng. Nhập các từ khóa liên quan để tìm kiếm và theo mặc định, Zoom sẽ tìm kiếm trong các cuộc trò chuyện, kênh, tin nhắn và liên hệ của bạn để tìm các tập tin hoặc tin nhắn trùng khớp với tiêu chí tìm kiếm. Bạn cũng có thể áp dụng bất kỳ bộ lọc nào sau đây để thu hẹp tìm kiếm: “Kết quả hàng đầu”, “Liên hệ”, “Kênh”, “Tin nhắn” và “Tập tin”.

Tinh gọn công việc

Thời gian là tài nguyên quý giá nhất của bạn và Zoom Team Chat có thể giúp bạn tăng tốc mọi thứ khi bạn cần nhất. Sau đây là một vài cách bạn có thể tinh gọn các hoạt động hàng ngày bằng Zoom Team Chat: 

Đặt lời nhắc cho các tin nhắn quan trọng

Trong mớ hỗn độn của công việc hàng ngày, đôi khi chúng ta bỏ lỡ các tin nhắn quan trọng. Thay vì căng thẳng vì điều bạn có thể đã bỏ lỡ, hãy đặt lời nhắc cho các tin nhắn quan trọng vào lúc phù hợp nhất với bạn. Với tính năng nhắc tôi, bạn có thể chọn thời điểm bạn muốn được thông báo lại về tin nhắn bạn đã nhận. Điều này có thể giúp đảm bảo các tin nhắn không bị quên hoặc bỏ qua.

Tiết kiệm thời gian với sự hỗ trợ của AI 

Nếu bạn cần đưa ra phản hồi đúng lúc, bạn có thể sử dụng tính năng soạn thảo bằng Zoom IQ của Zoom Team Chat (dùng thử miễn phí với các khách hàng trong các gói được chọn)* để soạn thảo tin nhắn cho bạn dựa trên bối cảnh cuộc hội thoại. Bạn có thể thay đổi ngữ điệu và độ dài tin nhắn để tùy chỉnh các phản hồi được gợi ý.

Cân nhắc cài đặt tin nhắn trạng thái 

Tin nhắn trạng thái cho phép bạn hiển thị ghi chú như một phần của hồ sơ Zoom Team Chat mà người khác có thể thấy khi họ chọn liên hệ của bạn hoặc trò chuyện với bạn. 

Đây là một cách tuyệt vời để chia sẻ các cập nhật với đồng nghiệp, chẳng hạn như vắng mặt khỏi văn phòng, khi bạn sẽ trả lời chậm hoặc khi bạn đi công tác trong ngày. Bạn cũng có thể cài đặt cho tin nhắn trạng thái hết hạn vào một thời điểm nhất định — cuối kỳ nghỉ phép của bạn chẳng hạn.

Tinh giản quy trình làm việc bằng các thành phần tích hợp 

Bạn muốn chuyển nhanh một tài liệu quan trọng đến thành viên nhóm? Bạn đang tìm kiếm cách truy cập ứng dụng bên thứ ba mạnh mẽ mà không phải rời khỏi nền tảng Zoom? Zoom Team Chat tích hợp với hàng tá ứng dụng phổ biến, cho phép các nhóm tiết kiệm thời gian và tinh giản các luồng công việc.

Chú ý đến biểu tượng hiện diện 

Ngay lập tức biết được đồng nghiệp của bạn có đang rảnh để trò chuyện hay không bằng cách dùng biểu tượng hiện diện. Những biểu tượng đó trong ứng dụng trò chuyện của chúng tôi tạo điều kiện dễ dàng biết mọi người có đang rảnh không và cho người khác biết trạng thái (hiện diện) của bạn. 

Có nhiều trạng thái hiện diện, bao gồm một hình tròn trống màu xám biểu thị bạn đang ngoại tuyến, một hình tròn màu xanh lá biểu thị bạn đang trực tuyến, một biểu tượng camera video biểu thị bạn đang tham gia cuộc họp Zoom và nhiều biểu tượng khác. Thật tốt để biết chúng có nghĩa là gì. Nói chung, thời điểm tốt nhất để liên hệ ai đó là khi họ hiển thị với biểu tượng màu xanh lá (đang rảnh). Để được thông báo ngay khi họ rảnh, nhấp vào ba dấu chấm bên cạnh tên người liên hệ và chọn “Thông báo cho tôi khi rảnh”.

Tìm hiểu thêm về ứng dụng trò chuyện của chúng tôi

Trong thời đại khi mà bạn liên tục phát triển nhiều thông tin hơn, ứng dụng trò chuyện sẽ cung cấp nền tảng quan trọng cho hoạt động cộng tác có tổ chức và năng suất àm việc cao. Với Zoom Team Chat, bạn không chỉ nhận được ứng dụng trò chuyện — bạn có một trung tâm cộng tác được thiết kể để không chỉ tổ chức hoạt động giao tiếp trò chuyện mà còn hợp nhất toàn bộ nền tảng Zoom ở một nơi. Ứng dụng trò chuyện của chúng tôi hoạt động hòa hợp với phần còn lại trong các phương thức của Zoom để giảm sự phức tạp và cho phép các luồng công việc mượt mà, thúc đẩy cộng tác trên khắp các cuộc họp, điện thoại, bảng trắng và các phương thức khác.

Tham gia cùng chúng tôi trong hội thảo trực tuyến, nơi bạn sẽ tìm hiểu cách sử dụng Zoom Team Chat để giảm chi phí trong khi mở rộng quy mô để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh mới — đăng ký ngay.

*Soạn thảo bằng Zoom IQ của Zoom Team Chat hiện chỉ khả dụng bằng tiếng Anh với các gói Zoom One (Doanh nghiệp lớn Nâng cao, Doanh nghiệp lớn, Kinh doanh Nâng cao, Kinh doanh, Chuyên nghiệp) và các gói Zoom cũ được chọn (Người chủ trì được chỉ định của doanh nghiệp lớn, Người chủ trì hoạt động của doanh nghiệp lớn, Zoom Meetings Doanh nghiệp lớn, Zoom Meetings Kinh doanh, Zoom Meetings Chuyên nghiệp) — dưới dạng bản dùng thử miễn phí trong thời gian giới hạn. Có thể không dành cho các phân khúc và vị trí địa lý nhất định. 

Các tính năng dùng thử có thể bị ngừng hoặc chỉnh sửa vào bất cứ lúc nào và có thể chịu áp dụng giới hạn về mức sử dụng, giới hạn vùng hoặc giấy phép và tuân thủ các điều khoản và điều kiện khác.