Sự kiện kết hợp đã tiến một bước dài kể từ những tháng đầu năm 2020 khi chúng tôi phải nhanh chóng chuyển đổi sự kiện trực tiếp thành trải nghiệm trực tuyến hoàn toàn. Ở hiện tại, cách làm việc theo hình thức kết hợp đang là chủ đề nóng, nhưng sự kiện kết hợp là gì? Ở dạng đơn giản nhất, sự kiện kết hợp là bất kỳ sự kiện nào sử dụng công nghệ để đưa người dự thính từ xa và trực tiếp đến với nhau trong một trải nghiệm trực tiếp. Chúng ta đều đã trải nghiệm sự kiện kết hợp theo hình thức nào đó, dù là khi gọi vào cuộc họp công việc từ nhà vì con bạn bị ốm hoặc khi xem trận đấu trực tiếp trên tivi cùng bạn bè tại nhà hàng địa phương. 

Ngày nay, bạn có thể tạo sự kiện ấn tượng từ bất cứ đâu và tăng số lượng khán giả vượt ngoài những giới hạn trước đây của trung tâm hội nghị hay không gian sự kiện. Nghĩa là tăng khách hàng tiềm năng và lợi tức đầu tư cho thương hiệu. Đó cũng là mong đợi của khán giả khi nơi làm việc theo hình thức kết hợp linh hoạt hơn trở nên phổ biến. Sự dịch chuyển này cùng với nhiều lợi ích của sự kiện kết hợp khiến việc sở hữu thành phần trực tuyến trong trải nghiệm trực tiếp trở thành yếu tố cần phải có đầy giá trị khi bạn lên kế hoạch cho chiến lược sự kiện trong tương lai. 

Zoom vừa tổ chức hội nghị người dùng 2023 mang tên Zoomtopia trên chính nền tảng sự kiện kết hợp của mình, Zoom Events. Chúng tôi sẽ đưa bạn vào hậu trường để chia sẻ những bài học của chúng tôi và giúp bạn hiểu vì sao chiến lược kết hợp chính là tương lai của sự kiện. 

1. Khán giả càng đông, tác động càng lớn

Lợi ích đầu tiên và dễ thấy nhất của mọi sự kiện kết hợp là quy mô và tất cả những lợi thế đi kèm với việc mở rộng phạm vi tiếp cận. Khi có công cụ phù hợp để quản lý khách hàng tiềm năng, sự kiện của bạn có thể là một trong những kênh chủ chốt để tạo lợi tức đầu tư và tăng mức nhận biết thương hiệu. 

Đương nhiên, càng nhiều người dự thính thì có thể càng phức tạp. Lên kế hoạch sớm kỹ càng là cần thiết để thu được lợi ích rõ ràng từ lượng khán giả lớn hơn. Mục tiêu là tạo một sự kiện tích hợp thay vì hai trải nghiệm riêng biệt. Đối với Zoomtopia, chúng tôi sử dụng Zoom Events để đưa tất cả người dự thính trực tuyến và trực tiếp lại với nhau trong phòng đợi sự kiện. Việc tổ chức một trung tâm sự kiện tập trung giúp dễ quản lý hơn rất nhiều, đồng thời giúp khán giả trực tiếp và trực tuyến cảm thấy mình được tham gia. 

Hoạt động theo dõi quy trình và thu thập thông tin chi tiết cũng rất đơn giản khi tất cả người tham gia sự kiện được đăng ký và kết nối trong một nền tảng. Khả năng tích hợp nền tảng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và khai thác báo cáo phân tích sau sự kiện của Zoom Events giúp thu thập số liệu phân tích dữ liệu chuyên sâu. 

2. Công nghệ mang đến sự kiện kết hợp công bằng 

Khi khán giả cảm thấy mình được tham gia bất kể họ ở đâu, điều đó giúp tăng mức tương tác của bạn và giúp bạn tiếp cận mục tiêu dễ dàng hơn. Nhưng làm sao để tạo trải nghiệm công bằng cho mỗi người tham gia? Một người ngồi trong văn phòng tại nhà với con mèo nằm trên đùi sẽ có trải nghiệm khác với một người lắc lư theo nhạc khi tham gia sự kiện trực tiếp. Nhưng có rất nhiều giải pháp để giúp tất cả mọi người hòa mình vào trải nghiệm theo cách có giá trị với họ. 

Bất cứ ai đã đăng ký tham gia Zoomtopia, trực tiếp hay trực tuyến, đều có thể thiết lập hồ sơ của riêng mình, xem qua các phiên, xây dựng chương trình, kết nối và truy cập tài nguyên trước và trong suốt sự kiện kéo dài hai ngày này. Chúng tôi thậm chí đã tổ chức các chuyến tham quan hậu trường để cho mọi người thấy cách tổ chức sự kiện này — vì có ai lại không tò mò phía sau cánh gà chứ? Chúng tôi duy trì sự hứng thú của mọi người từ khoảnh khắc Eric Yuan tiến lên sân khấu để đọc bài diễn văn khai mạc, cho đến khi Charlie Munger kết thúc sự kiện bằng những lời phát biểu đầy thông thái.

Sau đây là những khoảnh khắc gây ấn tượng mạnh nhất cho người dự thính trực tuyến:

• Người tham gia trực tuyến có cơ hội xuất hiện trực tiếp trên màn hình sân khấu của diễn giả
• MC ảo dẫn chương trình và trả lời câu hỏi trong mỗi phiên
• Tổ chức trò chuyện trực tiếp và phiên Hỏi đáp cho tất cả những người tham gia trực tuyến và trực tiếp thông qua ứng dụng di động riêng
• Khuyến khích người tham gia sử dụng công cụ biểu tượng cảm xúc. Biểu tượng cảm xúc truyền 🔥 cho tất cả các phiên khi người dự thính tương tác theo thời gian thực trên toàn cầu

Tất cả những điểm bổ sung này đã giúp những người ngồi tại nhà, trong văn phòng và tại địa điểm sự kiện cảm thấy họ là một phần của sự kiện, nhờ đó giảm tỷ lệ rời đi và tăng mức tương tác cho tất cả mọi người. 

Tổ chức sự kiện công bằng đồng nghĩa với việc ai cũng có thể tham gia. Phiên dịch viên ngôn ngữ ký hiệu và tính năng phiên âm trực tiếp do AI tạo ra cho phép khán giả bị điếc hoặc khiếm thính có thể tham gia, trong khi bản dịch trực tiếp giúp mở rộng phạm vi tiếp cận toàn cầu. Nhờ việc dịch các phiên Zoomtopia sang 17 ngôn ngữ, người dự thính có thể theo dõi Zoomtopia từ máy tính để bàn, máy tính xách tay và thiết bị di động ở mọi nơi trên thế giới. 

3. Lập kế hoạch sự kiện kết hợp dễ dàng hơn nhờ có AI

Với một sự kiện có quy mô lớn như Zoomtopia thì mỗi phút đều đáng giá. Trợ lý AI của chúng tôi Zoom AI Companion là vị cứu tinh khi nói đến việc quản lý một tình huống phức tạp có nhiều yếu tố thay đổi. Chẳng hạn như bản tóm tắt cuộc họp đã giúp nhóm cập nhật thông tin khi họ không thể tham dự nhiều cuộc họp lập kế hoạch trước thềm sự kiện do lịch trình dày đặc. Từ khi nhóm chúng tôi sử dụng Zoom Team Chat để làm việc cùng nhau, chúng tôi cũng nhờ cậy AI Companion soạn tin nhắn. Công cụ hữu ích này giúp chúng tôi tiết kiệm thời gian quý báu và giao tiếp hiệu quả hơn khi phải xử lý đồng thời nhiều luồng công việc sự kiện.

Chúng tôi còn sắp ra mắt nhiều tính năng khác được AI hỗ trợ trong Zoom Events để trợ giúp người chủ trì và người dự thính sự kiện vào ngày 20 tháng 11 tới. Khả năng soạn tin nhắn trò chuyện trong phòng đợi sự kiện được AI hỗ trợ của Zoom Events cho phép người dự thính và người chủ trì nhanh chóng kết nối với những người khách khác mà không bị mất tập trung vào nội dung phiên trực tiếp. Ngoài ra, người chủ trì có thể soạn email nhờ vào AI Companion, loại bỏ phần lớn các nhiệm vụ hành chính hậu trường khi có thể nhanh chóng soạn email lời mời và tiếp thị thông qua nền tảng Zoom Events. 

4. Chuẩn bị cho những điều bất ngờ 

Việc tổ chức sự kiện quy mô lớn đòi hỏi phải lên kế hoạch cẩn thận nhưng kể cả sự kiện được lên kế hoạch tỉ mỉ nhất cũng có thể gặp trắc trở. Nền tảng sự kiện dễ sử dụng cho phép nhóm của bạn tinh gọn việc sản xuất và luôn đồng bộ, từ đó giảm rủi ro gặp phải trục trặc tiềm ẩn. Nếu sự kiện diễn ra đều đặn, việc kiểm tra sát sao các số liệu phân tích giúp bạn chuẩn bị chu đáo hơn cho sự kiện tiếp theo.

Nền tảng Zoom Events hướng dẫn bạn qua quy trình từng bước đơn giản để giúp bạn xây dựng sự kiện từ đầu. Với Zoomtopia, chúng tôi đã tăng cường mức hỗ trợ từ đội ngũ Dịch vụ sự kiện; đây là đội ngũ bổ sung, cung cấp kiến thức chuyên môn về kỹ thuật và sản xuất cho khách hàng đối với những sự kiện kết hợp phức tạp hơn. Chúng tôi cũng xem xét dữ liệu năm ngoái để phân tích hành vi và tương tác của người dự thính để cung cấp thông tin và chuẩn bị kỹ lưỡng cho chiến lược năm 2023. 

Khi tới thời điểm diễn ra, vài điều sau đây sẽ giúp bạn yên tâm khi tổ chức sự kiện kết hợp. Đầu tiên là tính năng hậu trường của Zoom Events. Đây thực sự là một phòng nghỉ ảo, nơi người tham gia chính có thể chuẩn bị sẵn sàng và trò chuyện ở hậu trường, giúp đảm bảo phiên trực tiếp diễn ra mượt mà. Thứ hai, với những chuyến đi bị chậm trễ bất ngờ và thay đổi khác vào phút chót về danh sách diễn giả sự kiện, yếu tố trực tuyến sẽ đảm bảo chương trình vẫn có thể tiếp tục. 

5. Tiết kiệm tài nguyên quý giá

Số người tham gia là khoản tiết kiệm chi phí rõ ràng nhất trong sự kiện kết hợp; ít người dự thính và diễn giả trực tiếp đồng nghĩa với ít người có mặt tại chỗ. Ngoài ra còn có khả năng tiết kiệm chi phí sản xuất sự kiện. 

Chúng tôi sử dụng xưởng sản xuất được tích hợp của Zoom Events để tạo đồ họa có chất lượng truyền hình cho khán giả trực tuyến trong suốt các phiên nội dung theo nhóm nhằm tránh chi phí sản xuất tốn kém. Ngoài việc giúp xây dựng sự kiện với ít chi phí hơn, xưởng sản xuất còn tinh giản việc vận hành sự kiện bằng cách cho phép một người điều hành toàn bộ chương trình trực tuyến từ máy tính xách tay. 

Bạn không cần đầu tư vào một nền tảng riêng khi muốn có nơi lưu trữ nội dung sau sự kiện. Tất cả các phiên và tài nguyên Zoomtopia đều có tại phòng đợi sự kiện. Nhóm chúng tôi có thể lấy nội dung từ thư viện sự kiện theo yêu cầu này, tái sử dụng chúng thành nội dung luôn được quan tâm và chia sẻ chúng trên nhiều nền tảng. 

6. Giảm lượng khí thải các-bon 

Tính bền vững là một lợi ích đáng kể khác của sự kiện kết hợp. Khi có ít diễn giả và người dự thính đến sự kiện hơn, cũng như ít tài liệu in tại chỗ hơn, bạn có thể giúp giảm lượng khí thải các-bon của doanh nghiệp. Với mục tiêu đạt được nền kinh tế có lượng khí thải ròng bằng 0 đến năm 2050 của Nhà Trắng, doanh nghiệp nào cũng đang tìm cách mở rộng hoạt động bền vững. Tổ chức nhiều sự kiện kết hợp và trực tuyến hơn chính là một cách hỗ trợ các mục tiêu môi trường của doanh nghiệp. 

Các lợi ích của sự kiện kết hợp đang định hình tương lai 

Khi hình thức sự kiện chỉ diễn ra trực tuyến trở nên cần thiết vào năm 2020, chúng tôi nhận thấy mình có thể tổ chức trải nghiệm trực tuyến thành công. Việc trở lại sự kiện trực tiếp trong năm 2022 là điều mới lạ với tất cả những người tham gia sau thời gian dài tạm nghỉ. Chúng tôi nhanh chóng nhận ra điều gì tạo nên trải nghiệm tại chỗ tuyệt vời và thành phần trực tuyến có thể có giá trị ra sao. Zoomtopia 2022 là sự kiện kết hợp quy mô lớn đầu tiên của chúng tôi, cho phép thử nghiệm các tính năng mà chúng tôi đã tích hợp vào Zoom Events từ sau đó và thể hiện tại sự kiện năm nay.

Tại Zoomtopia 2023, chúng tôi đã có trải nghiệm thú vị khi sử dụng toàn bộ nền tảng Zoom Events và khám phá tất cả lợi ích của sự kiện kết hợp. Chúng tôi tận mắt chứng kiến việc sử dụng hiệu quả cả hai kịch bản và xây dựng sự kiện kết hợp nổi bật có thể giúp bạn mở rộng phạm vi tiếp cận và tạo nhu cầu một cách bền vững và tiết kiệm chi phí như thế nào. Sau khi đạt số người tham dự cao gấp mười lần so với những năm trước, cũng như thu hút khán giả toàn cầu và thu thập vô số nội dung mà chúng tôi có thể sử dụng cả năm, chúng tôi rất hào hứng với việc tiếp tục phát triển chiến lược sự kiện kết hợp khi bước sang năm 2024. Rất mong bạn sẽ đồng hành cùng chúng tôi trong hành trình này!

Tìm hiểu chi tiết

Tìm hiểu thêm về cách Zoom Events có thể giúp bạn trong sự kiện kết hợp tiếp theo.