Zoom Workplace Phòng và không gian làm việc Zoom nói về Zoom Cuộc sống ở Zoom Làm việc theo hình thức kết hợp

Zoom nói về Zoom: cách chúng tôi làm việc theo hình thức kết hợp

Đối với một số người, làm việc theo hình thức kết hợp nghĩa là đến văn phòng vào một số ngày nhất định; đối với những người khác, điều đó có nghĩa là đến văn phòng bất cứ lúc nào họ muốn. Tại Zoom, làm việc theo hình thức kết hợp bao gồm cả hai ý trên. 
8 số phút đọc

Cập nhật vào June 07, 2023

Đăng vào May 01, 2023

Hybrid work

Hỗ trợ làm việc nhóm linh hoạt dù ở tại văn phòng hay ngoài văn phòng

Một số nhân viên đến trụ sở của chúng tôi tại San Jose, California khi họ muốn làm việc tại văn phòng hoặc khi họ biết những nhân viên khác sẽ đến. Các nhóm khác như đơn vị sản phẩm và kỹ thuật của chúng tôi đã cùng nhau nỗ lực để cộng tác trực tiếp và kiểm nghiệm trực tiếp sản phẩm cho hoạt động làm việc theo hình thức kết hợp của chúng tôi. 

Vào mỗi sáng thứ Tư, các thành viên nhóm sản phẩm và kỹ thuật của chúng tôi sống gần trụ sở đến làm việc tại văn phòng San Jose. Thời gian đi làm của từng thành viên có chút khác nhau. Một số người bắt đầu ngày làm việc của họ sớm hơn để có thể đưa con đến trường, trong khi những người khác đi làm muộn để tránh tắc đường. Mỗi nhân viên chọn thời điểm phù hợp nhất với lịch trình riêng.

Một lợi ích chính của làm việc tại văn phòng vào ngày thứ Tư là: khả năng sử dụng các cải tiến về làm việc theo hình thức kết hợp của chúng tôi — Đặt trước không gian làm việc, tính năng này được nhóm sử dụng để đặt trước bàn làm việc cạnh nhau, Zoom Rooms và những tính năng khác — và xác định ngay tại đó các lĩnh vực cần cải thiện khác. Những thông tin thực tiễn này đang chứng minh giá trị vô giá trong việc giúp nâng cao các sản phẩm dịch vụ của chúng tôi và thật tốt khi tất cả nhân viên cùng nhau dùng bữa trưa sau khi xong việc.

Một nhóm nữa thích sử dụng sản phẩm mà họ quảng bá là nhóm nào? Nhóm sản phẩm bảng trắng. Khi tổ chức hội thảo để trao đổi về các tính năng mới hoặc giải quyết vấn đề, nhóm nhanh chóng tạo và chia sẻ Zoom Whiteboard ngay trong buổi hội thảo phát hiện vấn đề.

Zoom Whiteboard
Zoom Whiteboard trong thực tế.

Là nhóm làm việc theo hình thức kết hợp, một số thành viên làm việc tại văn phòng trên bảng trắng liên tục bằng cách sử dụng thiết bị Zoom Rooms dành cho màn hình cảm ứng , trong khi các thành viên nhóm khác tham gia từ xa trên máy tính xách tay, máy tính bảng và thậm chí điện thoại di động nếu họ đang di chuyển. Nhóm thường xuyên xem lại bảng để phát triển thêm các ý tưởng, chia sẻ bảng bên ngoài nhóm để thu thập thông tin bổ sung quý giá, đi đến sự đồng thuận, đạt được sự chấp thuận và thậm chí trình bày dưới dạng tài liệu cuối cùng. Maribeth Brown, quản lý tiếp thị sản phẩm cho biết: “Chúng tôi tiết kiệm thời gian khi không phải tạo 3-4 bản thuyết trình và tài liệu để chỉnh sửa, đạt được sự chấp thuận và chia sẻ sau cuộc họp với nhóm”.

Nhóm sản phẩm và kỹ thuật lớn hơn cũng sử dụng bảng trắng khi cần tạo sơ đồ nhanh. Như Andrew Chuong, quản lý sản phẩm cấp cao, lưu ý: “Ngay cả khi gặp mặt trực tiếp, tôi vẫn sử dụng bảng trắng để tạo ghi chú và sơ đồ nhằm giải thích các ý tưởng rõ hơn. Đôi khi, rất khó để hiểu được một khái niệm khi không có hình ảnh minh họa. Bảng trắng cho phép tôi lên ý tưởng khái niệm, đồng thời tạo ra sơ đồ mà tôi có thể tham khảo lại sau này”.

Củng cố mối quan hệ khách hàng qua làm việc theo hình thức kết hợp

 

Dù ở đâu, mọi việc chúng tôi làm đều hướng đến khách hàng. Chúng tôi gặp gỡ khách hàng trong thời gian thực, cộng tác trong các buổi khởi động và dự án hướng dẫn nhập môn theo lịch trình không đồng bộ và thảo luận với khách hàng để nhận phản hồi của họ về mọi trải nghiệm trên Zoom. Sau đây là một vài cách chúng tôi thực hiện điều đó:

 

Sự kiện kết nối khách hàng và giám đốc điều hành kéo dài ba ngày trong môi trường kết hợp

 

Hội nghị kết hợp gần đây do Hội đồng Tư vấn của Khách hàng (CAB) thực hiện đã kết nối hơn 50 người, cả trực tuyến và trực tiếp, để tạo vòng phản hồi toàn diện về những cải tiến mới nhất của chúng tôi. 

 

Bố trí ban cố vấn khách hàng
Bố trí hội nghị kết hợp của ban cố vấn khách hàng.

 

Megan Donaldson, trưởng nhóm hỗ trợ khách hàng toàn cầu tại Zoom cho biết: “Điều quan trọng là chúng tôi mang đến lựa chọn linh hoạt cho các thành viên ban cố vấn khách hàng không thể tham dự hội nghị trực tiếp do bị trùng lịch họp, lý do y tế hoặc chính sách đi lại của công ty”. “Một thành viên ban cố vấn khách hàng trực tiếp đã lo lắng về tình trạng tắc nghẽn giao thông vào ngày cuối cùng của hội nghị, nhưng vì đây là sự kiện kết hợp nên cô đã có thể rời đi sớm và tham gia hội nghị từ ứng dụng di động Zoom trên xe”.

 

Thành công của hội nghị không thể thiếu những thành phần sau đây của nền tảng Zoom:

 

  • Zoom Rooms. Thông tin thú vị: Nhóm dịch vụ sự kiện của chúng tôi đã biến phòng khách sạn thành Zoom Room bằng cách bố trí đầy đủ micrô, màn hình và camera chỉ trong chưa đầy một ngày.
  • Trò chuyện liên tục trong cuộc họp. Những người tham gia hội nghị trao đổi trong và sau các cuộc họp bằng tính năng trò chuyện liên tục trong cuộc họp. Khi một người tham gia phải rời hội nghị để tham dự cuộc gọi khác, họ vẫn có thể trả lời câu hỏi xuất hiện trong cuộc trò chuyện. 
  • Bản ghi cuộc họp và các chương thông minh. Sau hội nghị, chúng tôi cần tổng hợp các phần quan trọng trong các bản ghi cuộc họp kéo dài nhiều giờ. Nhóm của chúng tôi đã sử dụng các chương thông minh để nhanh chóng thu thập những phản hồi và thảo luận có ý nghĩa.

 

Cuộc họp của giám đốc điều hành

 

Không chỉ mỗi ban cố vấn khách hàng có không gian dành riêng cho các cuộc thảo luận tùy chỉnh, các cuộc thảo luận này cũng thường xuyên diễn ra trong Trung tâm hội nghị điều hành (EBC) của chúng tôi, một không gian hướng đến việc tập hợp nhóm điều hành và chuyên gia nghiệp vụ của Zoom cùng với khách hàng để tạo ra trải nghiệm được chọn lọc kỹ lưỡng, nhằm giải quyết những thách thức kinh doanh quan trọng và giới thiệu những cải tiến mới nhất của Zoom.

 

Mona Gorjestani, lãnh đạo ECB toàn cầu cho biết: “Việc lập kế hoạch cho cuộc họp điều hành cần có sự tham gia của rất nhiều người”. Đó là lý do tại sao nhóm của Mona tạo ra kênh Zoom Team Chat để kết nối mọi người trong mỗi cuộc họp. Kênh này đóng vai trò là cơ sở chính cho nhóm ECB, nhóm phụ trách khách hàng, giám đốc điều hành và người dẫn dắt thảo luận. Kênh này giúp mọi người chia sẻ nội dung, ý tưởng và cập nhật trong kênh khi các thành viên chuẩn bị cho ngày diễn ra sự kiện. 

 

Mona và nhóm của cô ấy tận dụng những cải tiến mới nhất để làm cho các cuộc họp trở nên sống động, hấp dẫn và năng động nhất có thể. Các tính năng AI mạnh mẽ như thư viện thông minh, một tính năng Zoom Rooms kết hợp AI và phần cứng tiên tiến để tạo nguồn cấp video cá nhân của những người tham gia trong phòng và trình điều khiển thông minh (trong phiên bản beta), giúp xác định góc tốt nhất để hiển thị các cá nhân trong Zoom Room, thúc đẩy sự công bằng trong cuộc họp cho dù người tham gia ở đâu. Và để nâng cao giá trị sản xuất, nhóm EBC thường tích hợp Zoom với vMix, phần mềm phát trực tiếp chất lượng cao để tạo trải nghiệm tham quan kết hợp sống động. 

 

Tiếp theo: Zoom Sessions, cách mới để tạo trang đích tùy chỉnh cho từng cuộc họp. Bằng cách sử dụng Zoom Sessions, dịch vụ mở rộng tính năng cho các sự kiện một phiên, nhóm EBC có thể cung cấp cho khách hàng một trung tâm tổng hợp để tổ chức cuộc họp điều hành, bao gồm chế độ xem chương trình, diễn giả và thông tin tiểu sử, ID cuộc họp, nội dung, v.v.

 

Để tìm hiểu thêm về những cải tiến Zoom mới nhất được chúng tôi sử dụng để giúp củng cố mối quan hệ khách hàng, hãy xem blog Zoom nói về Zoom của chúng tôi về Trợ Lý Ảo Zoom và Zoom Revenue Accelerator.

 

Tối đa hóa năng suất và tính linh hoạt

Mặc dù việc cộng tác với nhóm và phục vụ khách hàng tiêu tốn rất nhiều thời gian trong công việc hàng ngày, chúng tôi vẫn có trách nhiệm cá nhân, các chương trình và kết quả cần đưa ra. Đó là chưa tính đến các nhu cầu trong cuộc sống cá nhân của chúng tôi, cho dù là đưa con đến trường, dắt chó đi dạo hay đến buổi hẹn với bác sĩ. Có thể khó đảm đương được hết mọi việc; đó là lý do tại sao những nhân viên Zoom như Greg DiPaolo, giám đốc nhóm tiếp thị trên web sử dụng một số tính năng Zoom để hoạt động năng suất và sẵn sàng cho nhiều hoạt động trong khi đảm bảo cân bằng giữa công việc và cuộc sống. 

Với nhóm nhân viên chủ yếu làm việc từ xa, Greg tìm ra các cách tạo không gian để nhân viên nhận được sự trợ giúp khi cần. Greg giải thích: “Dựa vào tính chất làm việc từ xa của nhóm, tôi sẽ thường tổ chức "giờ tư vấn hỗ trợ" linh hoạt trên Zoom Huddles (trong phiên bản beta) để cả nhóm có thể dừng lại và chia sẻ thông tin cập nhật, đặt câu hỏi hoặc chỉ là hỏi han nhau”. “Đây là cách tuyệt vời để giải quyết nhiều lịch trình và múi giờ khác nhau.” 

Anh ấy không phải là người duy nhất bắt đầu sử dụng tính năng hội ý để giúp các nhóm làm việc theo hình thức kết hợp tương tác linh hoạt, tự nhiên, giống như làm việc trực tiếp. Các nhóm và phòng ban, chẳng hạn như nhóm tiếp thị của chúng tôi, đang tạo và sử dụng các cuộc hội ý để có một không gian ảo chung nhằm kết nối tự nhiên qua video, âm thanh hoặc trò chuyện, thường dành cho các cuộc trò chuyện ngắn về dự án hoặc chỉ để cập nhật thông tin.

Các cuộc hội ý
Nhóm tiếp thị của chúng tôi tổ chức giờ giao lưu qua Zoom Huddles.

Nói đến duy trì hoạt động có tổ chức, Zoom Apps là phần thiết yếu trong quy trình của Greg. “Nhóm của tôi luôn dùng các thành phần tích hợp ứng dụng Zoom trong các cuộc họp. Ví dụ, nhóm của tôi sử dụng ứng dụng Asana để thảo luận về các dự án nhóm mới nhất. Những thành phần tích hợp được nhúng này cho phép chúng tôi theo kịp tốc độ làm việc nhanh chóng, hoàn toàn trong môi trường làm việc theo hình thức kết hợp”, anh cho biết.  

Tốc độ nhanh chóng không chỉ dành cho công việc. Trong gia đình bận rộn của Greg, các tính năng như “Remind Me” [Nhắc tôi] trong Zoom Team Chat giúp anh cập nhật cuộc trò chuyện về công việc khi tập luyện bóng bầu dục và tính năng chuyển các cuộc họp từ máy tính sang điện thoại hỗ trợ anh tham dự cuộc họp khi đến lúc đón con về nhà.

Anh cũng ghi nhận nền ảo là tính năng cần phải có. Anh nói đùa: “Cho dù tôi đang cố gắng che đi đống đồ chơi mà các con vừa bày bừa ra hay thường xuyên chuyển phòng để tìm không gian yên tĩnh, nền ảo giúp tôi hiện diện nhất quán trong cuộc họp và ít nhất là thể hiện được sự chuyên nghiệp trong suốt quá trình”.

Quản lý mục đích công việc chứ không phải địa điểm làm việc

Mỗi nhân viên nên làm việc tại địa điểm và theo phong cách mang đến sự hạnh phúc, an toàn và thành công. Đó là lý do tại sao chúng tôi hỗ trợ nhân viên trong nhiều môi trường làm việc khác nhau; chúng tôi biết nền tảng Zoom hỗ trợ phong cách làm việc của nhân viên, bất kể nhân viên ở đâu hay thuộc nhóm nào.

Bằng cách thúc đẩy kết nối con người sâu sắc và nhiều cách thức cộng tác, nền tảng Zoom đổi mới giúp thúc đẩy cảm giác tin tưởng lẫn nhau, yếu tố quan trọng để các nhóm cảm thấy gắn kết và được trao quyền để thực hiện công việc tốt nhất dù ở bất cứ nơi đâu.

Khi bạn có niềm tin, công việc không còn được định nghĩa là nơi làm việc nhất định mà là bất cứ nơi đâu nhân viên cảm thấy gắn kết và có mục đích trong công việc.

Khách hàng của chúng tôi yêu thích chúng tôi

Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox
Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox

Zoom - Nơi bạn kết nối