Search
List all posts
Everything
Comment empêcher les trouble-fêtes de participer à votre événement Zoom
mars 20, 2020 by Zoom

Nous sommes ravis que tant de monde trouve que Zoom soit une manière facile de rester connecté en ces temps de distanciation sociale, fermetures d’écoles et périodes de travail à domicile. Apéritifs, pauses-cafés, après-midis détentes, cours de danse, sessions de yoga et autres événements virtuels organisés sur Zoom… Votre créativité et votre résilience en ces temps difficiles sont une source d’inspiration !

Dans la mesure où de plus en plus de personnes utilisent notre plateforme et organisent leurs événements virtuels avec Zoom, nous voulons nous assurer que tout le monde ait les meilleures intentions. Comme sur la plupart des forums publics, il arrive que quelqu’un (invité ou non) perturbe un événement dont le but est de rassembler des personnes.

Voici quelques rappels pour utiliser Zoom et organiser des événements publics :

  • Lorsque vous partagez le lien de votre réunion sur les réseaux sociaux ou d’autres plateformes, votre événement devient… extrêmement public. N’IMPORTE QUI ayant le lien peut rejoindre votre réunion.
  • Évitez d’utiliser votre de réunion personnelle (NRP) pour organiser des événements publics. Votre NRP constitue, en quelque sorte, une réunion continue, et vous ne voulez pas que n’importe qui puisse « mettre le bazar » dans votre espace virtuel personnel une fois la fête finie. Découvrez-en davantage au sujet des ID de réunion et apprenez à générer un ID de réunion aléatoire (à la marque 0:27) dans ce didacticiel vidéo.
  • Familiarisez-vous avec les paramètres et fonctionnalités de Zoom afin de comprendre comment protéger votre espace virtuel le cas échéant. Par exemple, la salle d’attente est une fonctionnalité incroyablement utile, qui permet aux hôtes de contrôler l’arrivée et le départ des participants. (Cf. ci-dessous)

Vous trouverez ci-dessous la liste des fonctionnalités de Zoom qui peuvent vous aider à partager votre apéro ou votre chorégraphie virtuelle en toute sécurité, sans interruption indésirable. Ok, Zoomer ? C’est parti !

Gérer vos participants

Utilisez ces fonctionnalités pour sécuriser votre événement Zoom et gérer votre réunion en toute confiance :

  • Permettre uniquement aux utilisateurs connectés de participer : si quelqu’un essaie de rejoindre votre événement et n’est pas connecté à Zoom avec l’adresse e-mail sur laquelle cette personne a été invitée, elle recevra ce message : Cette option est pratique si vous souhaitez contrôler la liste des participants et invitez uniquement les personnes souhaitées à votre événement – d’autres étudiants de votre école ou vos collègues, par exemple.

  • Verrouiller la réunion : il est toujours judicieux de verrouiller votre porte d’entrée, même lorsque vous êtes à la maison. Lorsque vous verrouillez une réunion Zoom qui a déjà commencé, aucun nouveau participant ne peut s’y présenter, même s’il possède l’ID et le mot de passe de la réunion (si vous en avez exigé un). Dans la réunion, cliquez sur Participants en bas de votre fenêtre Zoom. Dans la fenêtre contextuelle Participants, cliquez sur le bouton Verrouiller la réunion.
  • Définir votre propre authentification à deux facteurs : vous n’avez pas besoin de partager le lien de votre réunion ! Générez un ID de réunion aléatoire lorsque vous programmez votre événement et exigez un mot de passe pour la rejoindre. Vous pouvez alors partager cet ID de réunion sur Twitter, mais envoyer uniquement le mot de passe par message privé.
  • Supprimer les participants indésirables ou perturbateurs : à partir du menu Participants, vous pouvez passer votre souris sur le nom d’un participant et plusieurs options apparaîtront, notamment l’option Supprimer. Cliquez pour renvoyer quelqu’un de la réunion.
  • Autoriser les participants supprimés à revenir dans une réunion : lorsque vous supprimez quelqu’un, cette personne ne peut plus revenir dans la réunion. Sachez cependant que vous pouvez configurer vos paramètres pour permettre à tous les participants supprimés de revenir, si vous avez renvoyé la mauvaise personne.
  • Empêcher les participants de partager leur écran : soyez la star de votre événement et soyez le(a) SEUL(E) à partager votre écran. Dans les contrôles de l’hôte, cliquez sur la flèche à côté de Partage d’écran, puis sur Options de partage avancées. Dans « Qui peut partager ? », choisissez « Hôte uniquement » et fermez la fenêtre. Vous pouvez également en faire votre paramètre par défaut pour toutes vos réunions.
  • Mettre les participants en attente : vous pouvez mettre tout le monde en attente, et les connexions vidéo et audio des participants seront temporairement suspendues. Cliquez sur la vignette de la vidéo d’un participant et sélectionnez Mettre en attente le participant pour activer cette fonctionnalité. Cliquez sur Annuler la mise en attente dans la liste des participants lorsque vous êtes prêt-e à les réactiver.
  • Désactiver la vidéo : les hôtes peuvent désactiver la vidéo d’un participant. Ainsi, les hôtes peuvent bloquer les gestes indésirables, perturbateurs ou inappropriés sur la vidéo ou empêcher que l’intérieur de la poche de votre ami, certes fascinante, vous vole la vedette.
  • Couper le son des participants : les hôtes peuvent activer/désactiver le micro des participants, individuellement ou à tous les participants à la fois. Les hôtes peuvent bloquer le bruit indésirable, perturbateur ou inapproprié des autres participants. Vous pouvez également activer l’option Couper le micro à l’entrée dans vos paramètres pour éviter le brouhaha dans les réunions qui regroupent un grand nombre de participants.
  • Désactiver le transfert de fichiers : le transfert de fichiers pendant la réunion permet aux personnes de partager des fichiers par le biais de l’outil de discussion. Désactivez cette option pour éviter que la discussion soit inondée d’images indésirables, GIF, mèmes et autre contenu.
  • Désactiver les annotations : vous et vos participants pouvez prendre des notes et écrire du contenu à l’aide d’annotations pendant le partage d’écran. Vous pouvez désactiver la fonctionnalité d’annotation dans vos paramètres Zoom pour empêcher que les participants écrivent partout sur l’écran.
  • Désactiver les conversations privées : Zoom possède un outil de discussion durant la réunion pour que tout le monde ou tous les participants puissent s’envoyer des messages privés. Empêchez les participants de discuter les uns avec les autres pendant votre événement et limitez les distractions. Ainsi, vous éviterez que des messages indésirables ne soient reçus pendant la réunion.

Expérimenter la salle d’attente

L’une des meilleures manières d’utiliser Zoom pour des événements publics est d’activer la fonctionnalité Salle d’attente. Tout comme son nom l’indique, la salle d’attente est une zone d’attente virtuelle qui empêche vos invités de rejoindre une réunion avant que vous ne soyez prêt-e à les recevoir. C’est un peu comme la file d’attente devant une discothèque : vous êtes le videur qui fait attention à qui entre ou non.

Les hôtes de réunion peuvent personnaliser les paramètres de la salle d’attente pour avoir encore plus de contrôle et peuvent personnaliser le message que les gens voient lorsqu’ils arrivent dans la salle d’attente, afin qu’ils soient sûrs d’être au bon endroit. Ce message est la zone idéale pour publier les règles/principes applicables à votre événement, par exemple pour expliquer à qui s’adresse l’événement en question.

La salle d’attente est une excellente manière de choisir qui entre dans votre événement et tenir les intrus éloignés.

Utiliser Zoom de manière responsable

Zoom est un excellent moyen de rester connecté en ce moment, et nous espérons que ces astuces vous aideront à continuer à organiser des événements à l’aide de notre plateforme ! Si vous n’êtes pas certain-e qu’un événement public Zoom soit la meilleure option, partagez uniquement le lien de la réunion avec vos amis, vos collègues et vos clients. Vous pouvez même le protéger par un mot de passe.

 

Et continuez à nous envoyer vos photos de vos événements virtuels sur Zoom ! Partagez-les avec nous sur LinkedIn, Facebook et Twitter (et bientôt Instagram !) et nous nous ferons un plaisir de liker, d’ajouter en favoris et de re-tweeter certaines d’entre elles !