如何防止不速之客干擾您的 Zoom 活動

如何防止不速之客干擾您的 Zoom 活動

對於您使用 Zoom 在保持社交距離時期來維持聯繫、遠距學習和在家辦公,我們深感榮幸。 我們看到我們的平台被運用在多種不同的地方,例如:辦公、開心聚會、公開慶祝活動、虛擬教室、瑜珈課程,以及其他五花八門的活動和體驗。

然而,原本設計為讓大家齊聚一堂的活動有可能在不小心下迎來某位不速之客。

會議干擾是如何發生的

對於虛擬活動時,如果活動的性質是對外公開,那會議資訊也就是公開的,因而有可能產生干擾。 使用者可能會在社交媒體上分享私人會議的連結、發送虛擬教室資訊給他們的朋友、將虛擬會議的邀請以電子郵件傳送出去,還有任何您想得到的分享方式。 當這些連結被傳送到社交媒體或其他公共論壇後,您的活動就已經是完全公開,任何有連結的人都可以加入。 有如婚禮和人生大事、講堂形式的教室、文化慶祝、直播觀賞聚會以及運動課程通常是公開分享,都有可能會受到干擾。  

防止干擾的秘訣

當人們使用 Zoom 平台主持虛擬活動時,我們希望可以提供一些秘訣,以確保參加活動的每一個人都是受邀參加者。  

因此,對於使用 Zoom 舉辦公共活動,有幾點注意事項:

  • Zoom 已建立 OnZoom,這是一個可帶來浸淫式體驗的完全市集。 目前僅提供給在美國的付費使用者,該平台可由組織或個人使用來建立他們自己的公開活動或系列活動。 主持人可在活動前或期間自訂設定,為觀眾建立一個安全的環境。
  • 我們也提供 Zoom Video Webinars 解決方案,其設計目的為支援直播和隨需的私人活動。 在 Zoom Webinars 中,只有主持人、聯席主持人及嘉賓可以說話、顯示視訊和分享畫面。 主持人及聯席主持人也可以調整聊天和問答功能,以確保僅有特定的內容可以顯示在更廣大的觀眾面前。
  • 由於 Zoom Meetings 並非設計用於主持公開活動,如果您最後仍以 Zoom Meetings 來主持這一類的活動,請避免在該場合使用您的個人會議 ID (PMI)。 您的 PMI 通常用於連續的會議,您絕不希望外人在會議結束後闖入您的個人虛擬空間。
  • 不論您為您的活動使用哪種 Zoom 解決方案,都請熟悉 Zoom 的設定和功能,讓您自己了解如何在需要時保護您的虛擬空間。 例如,Zoom Meetings 專用的等候室功能可協助您控制誰可參加活動。 (下文將詳述。)

如果您使用 Zoom Meetings 來主持活動,請了解那些可協助您保持會議安全並提供完美體驗的功能。  

管理畫面分享

您不會想要讓閒雜人在您的公開活動中控制畫面,並與群組分享您不想要的內容。 您可以在會議前和期間從主持人控制列限制此一功能,讓您自己才能分享畫面。

防止與會者在通話期間分享畫面,您可在下方的主持人控制項中,按一下「分享畫面」旁邊的箭頭,並前往「進階分享選項」,在「誰可以分享?」的下方選擇「僅限主持人」並關閉視窗。  

您也可在視窗中的安全圖示下方切換分享權限,或在您的 Zoom 設定中變更預設分享選項。

畫面分享

管理與會者

  • 僅允許已登入使用者加入:如果有人嘗試加入您的活動,不過並未使用受邀者的電子郵件登入 Zoom,這些人將收到下列訊息:「此會議僅限被授權觀眾加入」。 如果您想控制訪客名單,而僅邀請您希望參加活動的人 (例如,學校的其他學生或同事),這相當實用。
  • 鎖定會議:即使人在屋子裡,也最好鎖上前門。 當您鎖定已經開始的 Zoom 會議後,即使有會議 ID 和密碼,新的與會者也無法加入。 只要按一下 Zoom 視窗底部的「安全」圖示, 在彈出視窗中按一下「鎖定會議」按鈕即可。
  • 設定雙因素認證:您不需要分享實際的會議連結! 安排活動時會產生隨機的會議 ID,並要求輸入加入密碼。 您可與相關聯的與會者私下分享這些詳細內容。
  • 移除不希望加入或造成干擾的與會者:您可利用安全圖示或「與會者」功能表來將某人從會議中移除。 在「與會者」功能表中,您可以將滑鼠停留在某個與會者的名稱上,接著會出現幾個選項,其中包括「移除」。 按一下該按鈕會移除會議中的某人。
  • 允許被移除的與會者重新加入:當您移除某人後,該人將無法重新加入會議。 不過,如果移除了不正確的人,您可以更改設定,允許已移除的參會者重新加入。
  • 停用視訊:主持人可以關閉某人的視訊。 這可供主持人阻止視訊上不必要的、造成分心或不適當的手勢。
  • 將與會者靜音:主持人可以一次將單一與會者或所有與會者靜音/解除靜音。 主持人可以阻止其他參會者不必要,分心或不適當的噪音。 您也可以在設定中啟用「進入時靜音」,以免在大型會議中造成喧鬧聲。
  • 暫停與會者活動:主持人和聯席主持人可以暫停會議,以便移除並檢舉干擾會議進行的與會者,防止會議繼續被干擾。 按一下安全圖示並選取「暫停與會者活動」,即可暫時停止所有視訊、音訊、會議中聊天、註解、畫面分享和錄製,並且停止分組討論。 您可重新啟用個別功能來恢復會議。
  • 關閉檔案傳輸:會議內檔案傳輸可允許與會者透過會議中聊天功能分享檔案。 取消此選項可防止聊天中出現大量未經請求的圖片、GIF、網路爆紅事物和其他內容。
  • 關閉註解:您和觀眾可以在分享畫面期間使用註解一起塗鴉和標記內容。 您可以在 Zoom 設定中停用註解功能,阻止參會者在所有畫面上書寫。
  • 停用私人聊天:Zoom 的會議中聊天功能讓與會者可以傳送訊息給整個群組,或私下互傳訊息。 您可以停用該功能,限制與會者在活動進行過程中彼此聊天,以減少分心。 在會議控制項中按一下「聊天」,然後在會議中 Zoom 群組聊天視窗下方按一下三個點。 由此可切換選項,來決定哪些與會者可以在您的會議中彼此聊天。
  • 檢舉使用者:主持人/聯席主持人可以向 Zoom 的信任與安全團隊檢舉使用者,這個團隊將審查平台的任何潛在濫用並採取適當的動作。 在我們的安全圖示中搜尋此一選項,可以根據需要附上畫面擷取和其他文件。

嘗試使用等候室

等候室是保護 Zoom 會議 安全的重要功能。 就如同其名稱所示,等候室是一個虛擬的預備區域,可以暫留您暫時不想加入的訪客。 這就像夜總會外面的紅絨柱一樣,讓您可以從旁仔細監視進入的客人。

會議主持人可以自訂等候室設定以進行其他控制,甚至可以設定個人使用者進入「等候室」時看見的個人化訊息,讓他們知道自己來對了地方。 此訊息確實能夠用來發佈活動的任何規則/準則 (例如,預期的目標對象)。

Waiting Room Message

等候室相當適合用來篩選試圖進入活動的人和拒絕不受歡迎的訪客進入。

以負責任的方式使用 Zoom

我們希望這些秘訣有助於您持續使用我們的平台來主持具安全性又成功的活動。 不論是開心聚會或是瑜珈課程,都可以利用 Zoom 安全功能的優點來讓您的活動順利按照計畫進行。

並且您還可以保留 Zoom 虛擬活動的圖片! 在 LinkedInFacebookTwitter 上與我們分享這些圖片,我們會對於一些圖片按讚、設定為最愛或轉推!

編輯註釋:此篇文章更新自 3 月 20 日的原文,現加入有關如何防止會議被干擾的最新資訊。

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