如何防止不速之客干擾您的 Zoom 會議

如何防止不速之客干擾您的 Zoom 會議

全世界有數百萬的人使用 Zoom Meetings 來協作和保持聯絡,我們對此深感榮幸。 然而,我們有可能在毫無防備下,讓未受邀的人進入這些方便大家聚集討論的會議。

當會議資訊公開給大眾時,往往就會產生這些干擾。 使用者可能會在社群媒體上公開發佈私人會議連結,分享他們的虛擬教室資訊,以及其他資訊。 但當這些連結出現在社群媒體或其他公共論壇時,會議就會完全公開,每個人都可使用連結加入。

下列是幾個有助於防止干擾的簡單方式:

防止干擾的秘訣

  • 依照需求使用正確的 Zoom 解決方案:如果您的目的是想使用 Zoom 來主持一場讓陌生人參加的虛擬活動,請確保將 Zoom Meetings 轉為 Zoom Video Webinars,或是 Zoom Events,後兩者是專為數位活動而設計的產品。
  • 避免使用個人會議 ID (PMI):您的 PMI 基本上是針對連續型會議,且您不希望在特定的會議結束後,有局外人占據您個人的虛擬空間。
  • 管理畫面分享:您不希望讓閒雜人在您的公開會程中控制畫面,並與群組分享您不想要的內容。 您可以在會議前和期間從主持人控制列限制此一功能,讓您自己才能分享畫面。 如果停用畫面分享,白板設定也會自動停用。

防止與會者在通話期間分享畫面,您可在下方的主持人控制項中,按一下「分享畫面」旁邊的箭頭,並前往「進階分享選項」,在「誰可以分享?」的下方選擇「僅限主持人」並關閉視窗。  

您也可在視窗中的安全圖示下方切換分享權限,或在您的 Zoom 設定中變更預設分享選項。

畫面分享

管理參會者

  • 僅允許已登入使用者加入:如果有人嘗試加入您的會議,不過並未使用受邀者的電子郵件登入 Zoom,這些人將收到下列訊息:「此會議僅限授權觀眾加入」。 如果您想控制訪客名單,而僅邀請您希望參加會議的人 (例如,學校的其他學生或同事),此功能相當實用。
  • 鎖定會議:即使人在屋子裡,也最好鎖上前門。 當您鎖定已經開始的 Zoom 會議後,即使有會議 ID 和密碼,新的與會者也無法加入。 只要按一下 Zoom 視窗底部的「安全」圖示, 在彈出視窗中按一下「鎖定會議」按鈕即可。
  • 要求會議驗證碼 安排會議時會產生隨機會議 ID,並要求輸入加入驗證碼。 您可與相應的觀眾私下分享這些詳細資訊。
  • 移除不希望加入或造成干擾的與會者:您可利用安全圖示或「與會者」功能表來將某人從會議中移除。 在「與會者」功能表中,您可以將滑鼠停留在某個與會者的名稱上,接著會出現幾個選項,其中包括「移除」。 按一下該按鈕會移除會議中的某人。 您移除某人後,該人將無法重新加入會議。 不過,如果移除了不正確的人,您可以更改設定,允許已移除的參會者重新加入
  • 停用視訊:主持人可以關閉某人的視訊。 這可供主持人阻止視訊上出現不必要的、造成分心或不適當的手勢。
  • 將與會者靜音:主持人可以一次將單一與會者或所有與會者靜音/解除靜音。 主持人可以阻止來自其他與會者的不必要、分心或不適當的噪音。 您也可以在設定中啟用「進入時靜音」,以免在大型會議中造成喧鬧聲。
  • 暫停與會者活動:主持人和聯席主持人可以暫停會議,以便移除並檢舉干擾會議進行的與會者,防止會議繼續被干擾。 按一下安全圖示並選取「暫停與會者活動」,即可暫時停止所有視訊、音訊、會議中聊天、註解、畫面分享和錄製,並且停止分組討論。 您可重新啟用個別功能來恢復會議。
  • 關閉檔案傳輸:會議內檔案傳輸可允許與會者透過會議中聊天功能分享檔案。 取消此選項可防止聊天中出現大量未經請求的圖片、GIF、表情包和其他內容。
  • 關閉註解:您和觀眾可以在分享畫面期間使用註解一起塗鴉和標記內容。 您可以在 Zoom 設定中停用註解功能,阻止與會者在所有畫面上書寫。
  • 停用私人聊天:Zoom 的會議中聊天功能讓與會者可以傳送訊息給整個群組,或私下互傳訊息。 您可以限制與會者在會議進行過程中彼此聊天,以減少分心。 在會議控制項中按一下「聊天」,然後在會議中 Zoom 群組聊天視窗下方按一下三個點。 由此可切換選項,來決定哪些與會者可以在您的會議中彼此聊天。
  • 檢舉使用者:主持人/聯席主持人可以向 Zoom 的信任與安全團隊檢舉使用者,這個團隊將審查平台的任何潛在濫用並採取適當的動作。 在我們的安全圖示中,或會議左上角的綠色盾牌圖示下,可以找到此一選項,可根據需要附上螢幕擷取畫面和其他文件。

啟用等候室

等候室是保護 Zoom 會議安全的重要功能。 就如同其名稱所示,等候室是一個虛擬的預備區域,可以暫留您暫時不想加入的訪客。 這就像夜總會外面的紅絨柱一樣,讓您可以從旁仔細監視進入的客人。

會議主持人可以自訂等候室設定以進行其他控制,甚至可以設定個人使用者進入「等候室」時看見的個人化訊息,讓他們知道自己來對了地方。 此訊息確實能夠用來發佈活動的任何規則/準則 (例如,預期的目標對象)。

已更新的客製化等候室訊息

等候室是一個有效的方式,可以篩選試圖進入 Zoom 會程的人,並將不速之客拒之門外。 當您在設定中停用「在主持人之前加入」時,等候室即會自動迎接訪客進入,直到會議開始。

以負責任的方式使用 Zoom

我們希望這些安全功能有助於您持續使用我們的平台,主持安全而又成功的 Zoom 會議。 安全性對於 Zoom 來說極為重要,將持續指引我們推出新的產品更新。 我們致力於成為使用者可信賴的平台,讓他們可安心在線上互動,獲取資訊和進行商業活動。

如欲深入瞭解 Zoom 的隱私權和安全性,請參閱我們的 Trust Center

編輯註釋:此篇文章更新自 2020 年 3 月 20 日的原文,現加入有關如何防止會議被干擾的最新資訊。

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