視訊會議禮節:確保良好觀眾體驗的 7 大秘訣
在我們日常的交流中,表現出好的禮儀永遠是無可取代,且對工作場所的會議來說比以往更加重要。 一些約定俗成的原則構成了良好的會議禮節,例如:準時、保持眼神交流、專注。在視訊會議中運用這些原則,有助於建立一個具生產力的業務環境。 其也有助於提升您個人的聲譽,將您歸類在「傑出的會議主持人」之中。傳統的商業會議往往被認為沒有生產力,因為會議常發生延遲和中斷問題。 如 Zoom...
更新日期 March 25, 2024
發佈日期 September 25, 2023
您可以利用這個簡短的問題清單,評估是否真的需要開會:
如果您的回答是「是」,開會很可能是達成目的的最佳方式。否則,可考慮是否要改成傳送電子郵件、即時訊息,或在電話上快速溝通。
邀請名單上的每一個人是否都在達成會議目標方面扮演積極的角色? 如果目的是進行協作,試著將人數限制為 5 到 7 人,否則可能會有很多人參與會議,但只有少數幾人貢獻想法的情形。
議程能協助保持對話不離題,讓會議更有效率。 可事先準備好議程,並將其傳送給所有與會者,這樣他們就能針對要討論的主題構思想法,並取得最新的相關資訊。
試著將會議時間限制為 45 分鐘或更短,並避免連續安排多個會議,讓大家有時間恢復精神。 如果會議需要超過一小時 (例如進行規劃的會議),可安排幾個簡短的休息時間,讓與會者可以休息放鬆,恢復體力。
會議提醒跳出來時,請停下正在進行的工作,然後花幾分鐘時間整理思緒,讓大腦專注在即將進行的會議上。 可以喝杯水、冥想、聽音樂或四處走走,做一些事情讓自己充滿活力,能專心地參與會議。
花點時間與人建立連結,通常能讓會議效果更好。 開始正事前先聊聊週末安排,或詢問人們的近況,能營造出良好的會議氣氛。
讓每個人都有說話的機會,營造一個與會者參與討論的對話,這樣與會者才會積極參與進來。 可直接點名詢問,鼓勵與會者參與討論。 經常切換檢視方式 (在畫面分享、畫廊檢視及視訊聚焦之間切換),也能協助您吸引與會者的注意力。
避免在開會的同時進行其他工作,或是瀏覽其他內容,確保自己能盡量專心參與會議。 可利用會議反應讓主講人知道您正專心聆聽。 如果不想要打斷主講人,也可在會議中的聊天區段分享想法。
對話開始偏離主題時,可進行程序式溝通,將焦點拉回要達成的目標。 為了讓會議討論不離題,建議先將無關的討論擱置,在會議後進行後續追蹤。
傳送筆記或錄製內容時,可順便詢問對方是否有額外的意見反映或其他想貢獻的想法。 這樣做能創造出更多元包容的環境,讓缺席的人及無法自在地在會議中發表意見的人,也能貢獻想法。
每次開會後,請對會議進行評估,確定會議仍符合原本的目的,尤其是進行站立的簡短會議後更要如此。 如果不符合目的,可縮短會議時間、減少開會頻率,或直接取消會議。
Zoomtopia 2020 針對教育、健康照護、透過 Zoom 保持聯繫及打造絕佳工作區等主題提供具有豐富見解的座談會。如要觀看更多此類座談會,歡迎造訪我們的隨選視訊庫。