Content Marketer

讓會議更開心、更有效率的小秘訣

讓會議更開心、更有效率的小秘訣

如果覺得會議佔去您大部分的時間,其實並不只有您有這種感覺。 會議科學家 Joseph Allen 博士表示,疫情爆發之前,主管在一個工作天中有 75% 的時間皆花費在準備、籌辦及參與會議,但有過半數的會議評價不佳。

會議如若目的明確、有規劃且執行完善,就是一種強大的工具,不過太常有會議被認為沒效率或不必要。 為何一直有會議不好的情況呢? 還有要如何讓會議變得更好?

Zoomtopia 2020 中,Allen 與羅技公司的 Nicole Baer 和 Philippe Depallens 一同回答了這些問題並分享了其他觀點。 歡迎觀看「如何讓會議考量周到的秘訣」座談會,也可下載我們的實用檢查清單,改善貴組織的會議文化。

會議前準備

問問自己:「有必要舉行這個會議嗎?」

您可以利用這個簡短的問題清單,評估是否真的需要開會:

  • 會議有明確的目的/目標嗎?
  • 是否需要進行協作和公開討論才能達成目標?
  • 需要討論複雜或敏感資訊嗎?

如果您的回答是「是」,開會很可能是達成目的的最佳方式。否則,可考慮是否要改成傳送電子郵件、即時訊息,或在電話上快速溝通。

縮減與會者名單

邀請名單上的每一個人是否都在達成會議目標方面扮演積極的角色? 如果目的是進行協作,試著將人數限制為 5 到 7 人,否則可能會有很多人參與會議,但只有少數幾人貢獻想法的情形。

建立並發送議程

議程能協助保持對話不離題,讓會議更有效率。 可事先準備好議程,並將其傳送給所有與會者,這樣他們就能針對要討論的主題構思想法,並取得最新的相關資訊。

設定適當的會議長度

試著將會議時間限制為 45 分鐘或更短,並避免連續安排多個會議,讓大家有時間恢復精神。 如果會議需要超過一小時 (例如進行規劃的會議),可安排幾個簡短的休息時間,讓與會者可以休息放鬆,恢復體力。

調整為適合開會的心態

會議提醒跳出來時,請停下正在進行的工作,然後花幾分鐘時間整理思緒,讓大腦專注在即將進行的會議上。 可以喝杯水、冥想、聽音樂或四處走走,做一些事情讓自己充滿活力,能專心地參與會議。

會議期間適用的小秘訣

一開始先寒暄一下

花點時間與人建立連結,通常能讓會議效果更好。 開始正事前先聊聊週末安排,或詢問人們的近況,能營造出良好的會議氣氛。

採取積極主動的主持方式

讓每個人都有說話的機會,營造一個與會者參與討論的對話,這樣與會者才會積極參與進來。 可直接點名詢問,鼓勵與會者參與討論。 經常切換檢視方式 (在畫面分享、畫廊檢視及視訊聚焦之間切換),也能協助您吸引與會者的注意力。

當一個專心參與的與會者

避免在開會的同時進行其他工作,或是瀏覽其他內容,確保自己能盡量專心參與會議。 可利用會議反應讓主講人知道您正專心聆聽。 如果不想要打斷主講人,也可在會議中的聊天區段分享想法。

按照議程開會

對話開始偏離主題時,可進行程序式溝通,將焦點拉回要達成的目標。 為了讓會議討論不離題,建議先將無關的討論擱置,在會議後進行後續追蹤。

注重多元包容

女性與有色人種在工作場所中較容易遭受無意識的偏見,而虛擬會議可能會放大這種不平等情形。 請留意有哪些人說話,以及談論的是哪些人,努力讓每個人都能平等參與。

會議後進行後續追蹤

傳送重點摘要及執行事項

利用會議錄製逐字稿筆記應用程式,傳送重點摘要給所有利益關係人, 讓每個人不必整天開會也能掌握相關資訊。

提供更多貢獻想法的機會

傳送筆記或錄製內容時,可順便詢問對方是否有額外的意見反映或其他想貢獻的想法。 這樣做能創造出更多元包容的環境,讓缺席的人及無法自在地在會議中發表意見的人,也能貢獻想法。

進行評估並取消不必要的會議

每次開會後,請對會議進行評估,確定會議仍符合原本的目的,尤其是進行站立的簡短會議後更要如此。 如果不符合目的,可縮短會議時間、減少開會頻率,或直接取消會議。

下載「考量周全會議檢查清單」

Zoomtopia 2020 針對教育、健康照護、透過 Zoom 保持聯繫及打造絕佳工作區等主題提供具有豐富見解的座談會。如要觀看更多此類座談會,歡迎造訪我們的隨選視訊庫。

不要忘記分享此篇發文