整合通訊即服務 (UCaaS):UCaaS 如何提高現代工作團隊通訊效率

整合通訊即服務 (UCaaS):UCaaS 如何提高現代工作團隊通訊效率

全球 COVID-19 全球大流行從根本上改變了我們許多人的工作、學習和溝通方式。

在疫情爆發前,居家辦公期間被許多人視為一種福利,而如今已經成為常態。廣泛推行的居家令迫使辦公室、學校、餐廳、購物中心和聚會場所紛紛關門,使得遠距工作模式幾乎一夜之間風靡全球。

比起依賴內部部署和多平台解決方案的企業組織,採用整合通訊即服務(或稱 UCaaS 技術)的企業組織能夠更流暢地轉型為居家辦公模式。

隨著企業組織紛紛投資數位轉換,來為分散各地的工作團隊提供遠距辦公支持,UCaaS 將會被越來越廣泛的使用,並成為員工保持連結的重要工具。

何謂 UCaaS?

UCaaS 可劃分為兩個元素:「整合通訊」和「即服務」。

整合通訊意指可提供多種通訊服務的單一平台。這些服務依據組織的狀況而有所不同,但通常包含:

  • 視訊、音訊,和網路會議
  • 語音通訊/企業電話
  • 即時傳訊/聊天 

即服務意指透過雲端提供通訊服務,和內部部署解決方案恰好相反。以雲端為主的通訊可提供更大的彈性,讓使用者能更靈活地適應瞬息萬變的業務環境。

根據 Frost & Sullivan 統計,全球 UCaaS 市場預期在 2025 年之前將實現兩位數的複合年成長率。對於欲在日益遠距化的工作環境中改善通訊效果的組織來說,整合通訊是一項策略性投資。 

UCaaS 是否適合您的組織?

如果您的組織在同時使用數個不同的通訊供應商,那麼您並不孤單。根據 Zoom-Forbes Insight 報告顯示,在 2019 年,有 61% 的高階經理人表示他們的公司在同時使用三個以上的視訊通訊平台。

他們使用視訊會議方式進行內部部門會議,使用 VoIP 服務進行銷售通話,使用單獨的網路研討會平台進行大型員工訓練,這導致使用者的體驗支離破碎,不僅加大了客戶與員工通訊之間的不順暢,也加重了 IT 團隊在為不同的解決方案提供支援時的負擔。 

為因應這些挑戰,有許多現代工作場所都開始轉移到 UCaaS 模式。整合通訊解決方案可降低複雜性,促進協作,並使整個企業內的工作流程更流暢。 

UCaaS 平台優勢

UCaaS 最重要的優勢包括:

易於使用:UCaaS 能夠同時幫助傳統使用者和精通科技的科技型使用者簡化通訊方式。它可以提供滿足所有通訊需求的一站式通訊體驗,無需開啟多道應用程式。 

下面是一個整合通訊如何簡化通訊方式的範例,使用者可以將電話通話無縫轉為具有畫面分享功能的視訊通話:

強大的適應力:COVID-19 疫情表明,組織的需求可能在一夕之間發生改變。雲端通訊服務使組織可以在危機出現時維持業務延續性,快速存取公司檔案,進行靈活部署,並在遠端環境中獲得完整的通訊功能。

增進協作:員工可在單一平台上利用如視訊通話、聊天,和畫面分享功能,以可視化的方式輕鬆進行互動協作。另外,還可整合其他以雲端為主的應用程式,毫不費力地創建自訂工作流程,改善組織內部的效率和通訊。

節省成本:雲端通訊服務透過訂閱模式提供,每月費用透明且可預測。由於無需投資昂貴的硬體設備和為其升級,一般來說,成本效益更高,可最大限度減少前置資金。

如何選擇 UCaaS 供應商

想要強化和簡化您的通訊解決方案?下列是在選擇整合通訊供應商時應問的 10 個問題:

  1. 該平台是否能為我的組織提供所有需要的服務和功能
  2. 該平台是否安全?是否可以保障我們隱私和資料的安全?
  3. 是否可靠?是否有為其他組織提供過高品質的企業級語音、視訊和聊天服務?
  4. 可否提供直覺式使用者體驗,包含的功能是否可實現更好的協作和更可靠的通訊?
  5. 該平台是否可與我們組織的重要應用程式無縫整合,例如:Salesforce、Quickbooks,或 Microsoft Teams?是否有相應的方案可以改善工作流程、通訊和效率
  6. 平台有多靈活?是否支援 BYOC (接入您的專用電話營運商) 的選項、第三方 SIP 主幹連線和靈活的 API?
  7. 供應商是否可提供訓練和上線引導,幫助我提高適採用率?
  8. 供應商是否可以持續提供創新解決方案和最先進的功能
  9. 供應商是否有為我所在產業的客戶提供服務的專業經驗,例如各種使用個案和成功的實作案例?
  10. 該解決方案是否具有成本效益?是否可以讓我不必再投資和維護眾多新硬體,從而為我省錢?

要因應您組織的現有和未來需求,簡化通訊,提高員工行動性以及確保業務延續性和擴增性,選擇一個適合的 UCaaS 供應商是關鍵。
查閱更多有關 Zoom 備受好評的 UCaaS platform 的資訊,包括:Zoom MeetingsZoom Phone,或即刻申請一對一示範,暸解 UCaaS 如何讓您的組織受益。

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