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視訊會議禮節:確保良好觀眾體驗的 7 大秘訣

視訊會議禮節:確保良好觀眾體驗的 7 大秘訣

在我們日常的交流中,表現出好的禮儀永遠是無可取代,且對工作場所的會議來說比以往更加重要。 一些約定俗成的原則構成了良好的會議禮節,例如:準時、保持眼神交流、專注。在視訊會議中運用這些原則,有助於建立一個具生產力的業務環境。 其也有助於提升您個人的聲譽,將您歸類在「傑出的會議主持人」之中。

傳統的商業會議往往被認為沒有生產力,因為會議常發生延遲和中斷問題。 如 Zoom 這樣可靠易用的視訊會議平台已幫助會議重建形象,但仍然有其他方式可確保您的所有觀眾都可充分利用所分配的時間。

在最常見的會議禮儀中,有一些是非常容易執行的,例如:避免飲食、注意身體語言,還有尊重說話者。 下列是其他七大禮節秘訣,這些秘訣有助於確保 Zoom 會議讓人專注且有生產力。 

1. 確保在會議一開始先介紹每一個人。

就如真實的會議或社交活動一樣,您不會在未介紹兩個互相不認識的人之前就直接展開對話。 虛擬會議也同樣適用這一個常規。 確保在您主持活動的一開始就介紹所有的人,以創造一個令人愉悅的環境,且可激發參與程度。

2. 確保您的背景乾淨整潔,適用於工作。

您會想要您觀眾的焦點放在會議內容,而不是放在您凌亂的辦公室,或是惹眼的藝術收藏上。 讓背景配置保持整潔,且擺飾和藝術品適合工作環境,如此才能降低觀眾分心的機會。 您也應嘗試從一個安靜的區域參加會議,讓背景噪音和人遠走動保持在最低程度。 如果您不得不在凌亂或吵雜的地點舉行會議,Zoom 所提供的虛擬背景功能是一個杜絕背景干擾的簡易方式。 

3. 交談時要眼看攝影機,而不是看著自己。

如果您在談話時看著螢幕上的自己,會讓人感覺您似乎沒有專心於此。 談話時對著攝影機進行眼神直接交流,可給予觀眾您是看著他們,而不是望著旁邊的印象,如此可製造一個大家都有融入對話的氣氛。 確保將您的網路攝影機和顯示器對準在眼睛高度,如此就可以對著攝影機看,並提高與其他觀眾眼神交流的機會。 

4. 排除干擾並專注在議程上。

傳訊應用程式的提醒通知、鈴響和您桌上型電腦上的應用程式可能會造成干擾,讓您的觀眾感覺被看輕,不受尊重。 減少這些干擾有助於提升對會議的專注性,且可保持會議不被中斷。 

5. 留意您的音訊和視訊設定。

檢查您的麥克風是否取消靜音,以及攝影機是否開啟,以確保所有觀眾在您說話時都可聽到和看到您。 如果您注意到有人在會議中說話,但他的麥克風是靜音時,您可以在「管理與會者」標籤中要求他們取消靜音來提醒他們。 您也可在 Zoom 會議設定中管理開始和加入會議的方式——比方開啟視訊、以靜音方式進入會議等。

6. 僅邀請需要出席的與會者加入會議。

邀請不需要出席或是不參與決策的同事加入會議,會對會議品質造成不利。 您可以透過 Zoom Chat 為其他相關人員寄送會議摘要,如此您可以限制觀眾人數,以保持會議順暢。 您被邀請加入會議時應檢視任何您所收到的會議邀請,以確保您是否真的需要參加。 如果沒有參加會議的需要,可要求給予您會議錄製內容或是摘要,來獲得您所需的資訊。 

7. 如果您是主持人,應留到最後才離開。

會議主持人的一般通則是等到所有人都離開會議後才切斷連線,如此可讓觀眾以自己的步調離開,並在斷線前進行最後的交流。 如果原來的主持人先行離開,Zoom 會指派一位備選主持人,只是這會留下不好的印象。 留下會議中的人自己先行離開的主持人,有如從您自己的宴會中不告而別一樣。

使用良好的視訊會議禮節

您不會想讓自己成為那一個在組織裡,被人指說是安排很多會議都沒有生產力的人。 使用良好的視訊會議禮節極為重要,可確保您的會議具有專業性、效率和價值。

如需其他秘訣和技巧,了解如何主持一場讓人留下深刻體驗的視訊會議,請即刻安排由 Zoom 產品專員為您提供一對一示範

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