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在家辦公新手?這些秘訣能協助您像專家一樣開會 

在家辦公新手?這些秘訣能協助您像專家一樣開會 

因新冠病毒帶來的全球衛生顧慮,目前有許多企業鼓勵,甚至規定員工在家辦公。預期有數百萬人的日常生活及工作方式會受到影響。不過並不是每個人都習慣在家辦公。要在非平常工作的場所進入工作狀態,可能需要很大的調整。

從好的方面看,在家辦公不僅可以省下通勤時間、有更多時間陪伴家人,還可能多完成幾件家事。不過在另一方面,在家辦公也有一些挑戰,像是孤獨感、較難保持聯繫,且更容易受到干擾。無論是對精神還是生產力,這些挑戰都可能產生相當大的影響。我們能助您一臂之力!

您現在可能改成在空閒的臥室、咖啡店、圖書館,或公寓的大廳工作。我們彙整了一些秘訣,無論您身在何處,這些秘訣都能協助您完成軟硬體配置、減少干擾、維持機密性,並像專家一樣地開會。

下載正確的授權和軟體

步驟 1:建立 Zoom 帳戶 – 可免費註冊!雖然有專業版本,不過如果只是需要一個快速的方法來透過視訊開會,免費版本已有您需要的一切功能。不管您選擇哪個版本,只要大約 30 秒的時間就能註冊好 Zoom 帳戶。簡單來說,兩個版本之間的主要差異如下:

  • Zoom 基本版:此為免費版本,適合 1 對 1 無限視訊通話及群組通話 (若為會議主持人,則有 40 分鐘的時間限制)。還可透過 Zoom Chat 獲得無限直接傳訊及團隊傳訊功能。
  • Zoom 專業版:每月只要 $14.99,就能享有基本版的所有功能,還能在會議上使用經過強化的管理員控制項,並使用雲端錄製功能。 歡迎比較計畫與定價來找出最適合您的計畫。 

步驟 2:在桌上型電腦和行動裝置上下載 Zoom Meetings 軟體。可點選此處造訪我們的下載中心。進入後,只要登入就能開始下載!

讓我們來討論一下軟硬體配置

您的筆記型電腦 (Mac 或 PC) 很可能已經內建攝影機和音訊裝置。不過優質的網路攝影機和麥克風,將為您與會議中其他人的體驗帶來相當大的差異。 

如要在鏡頭前呈現自己最佳的一面,且有餘裕投資購買設備,建議您購買 Logitech Brio 網路攝影機和一組 Airpod (或是 Plantronics Focus UCLogitech Zone 無線耳機)。即使是使用有麥克風功能的有線耳機,也能有相當不錯的效果。歡迎看看以下我做的測試,我快速示範了幾項常見的不同音訊和視訊設備組合:


擁有良好的照明非常重要。試著利用附近的窗戶照亮臉部,或是購買小型網路攝影機燈。 

Zoom 在家辦公 - 照明比較

別忘了注意網際網路部分。一般來說,家用網際網路不如辦公室網路強大穩定。這表示如果家裡所有的人都在串流播放電影及玩遊戲,就可能會有頻寬問題。不過請放心,Zoom 不僅能提供最佳效率,而且在家中、咖啡館和行動網路上都運作良好。此外,如果發生頻寬不足的情形,Zoom 會優先傳送音訊,而不是視訊,確定會議中的人員能聽到您的聲音。  

軟體、硬體和網際網路都設定好後,請前往 www.zoom.us/test 測試您的音訊和視訊。系統會讓您加入一個簡短的測試會議,協助您設好所有通訊設定。

開始開會和協作!

想要有效率又順暢無礙地使用 Zoom 開會時,我會使用以下幾種秘訣。 

利用虛擬背景 (圖片或視訊) 來隱藏雜亂的畫面

上傳好看的背景或視訊可協助您隱藏凌亂的背景畫面,或其他可能造成干擾的視覺元素。如果您是在空閒的臥室工作、狗會四處跟隨,或是偶而在岳父母或公婆家的廚房桌子上工作,此功能特別實用。

虛擬背景

按住空格鍵暫時取消靜音

參加大型會議時,我喜歡讓自己保持靜音,這樣萬一我的狗突然叫出聲,或是有人按電鈴,都不會干擾到會議進行。需要簡短發言時,利用按住空格鍵的方式來取消靜音,讓管理音訊變得簡單許多。這項功能也是所有 Zoom Meetings 計畫皆有提供。 

Zoom - 鍵盤靜音

畫面分享

使用 Zoom,輕輕鬆鬆就能分享畫面並進行協作。我們的平台也支援讓多位使用者同時分享畫面的功能,非常適合協作性高的團隊,像是工程師團隊。

白板

Zoom 支援透過白板功能進行即時協作!雖然在多數沒有觸控螢幕的裝置上,要使用白板功能可能較為困難。因此可考慮使用 iPad 加入會議,然後在 iPad 上使用分享/白板功能。 

整合日曆

我個人是使用 Gmail,所以使用這個工作流程進行說明。如果您使用的是 Office 365 或 Exchange,這裡提供更多日曆整合的說明。

  1. 先前往 Zoom 管理員入口網站,然後連線至日曆。(約需 1 分鐘時間)
  2. 安裝 Zoom for G-Suite 外掛程式。這樣一來,要在日曆活動中加入 Zoom Meeting 連結,就變得超級簡單。

這裡有一個如何整合日曆 (以 Gmail 為例) 的視訊,全長不到 1 分鐘。

在分享內容上加上註解

如果可以共同加上註解並進行編輯,編輯設計或文件的過程將會輕鬆許多。請務必利用共同註解功能來簡化協作。 

Zoom 共同註解

利用會議聊天功能來分享檔案與資源

我將會議聊天功能當做一種分享連結或資源的方式,透過此功能分享會議中可能會討論到的連結或資源。舉例來說,團隊成員會分享 Google 文件、URL,或是在不想打斷正在進行的對話時,使用聊天功能快速發表評論。 

Zoom - 會議聊天

啟用「美顏」功能稍微修飾自己在視訊中的樣子

這項功能可透過 Zoom 設定啟用,能協助減輕眼袋和輕微皮膚瑕疵的明顯程度,讓您更上鏡頭。

Zoom - 美顏

確保會議安全無虞

辦公室的軟硬體配置可能已經設好您的安全性偏好設定,不過您的遠端工作配置可能需要進一步保護。Zoom 提供許多可保護會議安全並保障隱私的絕佳功能。藉助 Zoom,您將能:

  • 鎖定會議並將會議設定為需有密碼才能加入
  • 啟用等候室功能,在準備好讓使用者加入時,才讓使用者進入/開始會議
  • 將會議與會者限制為僅限同一網域中的已驗證使用者
  • 為機密會議內容啟用音訊及視訊浮水印
  • 畫面分享功能限制為僅分享特定應用程式的內容,而不是分享整個桌面的內容,避免與會者不小心看到不該看到的內容。

其他在家辦公秘訣

在辦公室時,通常會利用泡咖啡、倒水或面對面開會等,將一天的時間分成不同部分。在家裡時,保持相同的習慣相當重要。我們非常建議您就算在家,也保持跟在辦公室工作一樣的習慣,像是早上也一樣刷牙、淋浴、吃早餐等。這樣的習慣可協助您適應變化並保持專注。 

以下提供一些 Zoom 團隊成員的在家辦公秘訣:

  • 穿好衣服:從頭到腳,任一環節都不遺漏。應穿著平常到辦公室上班會穿的襯衫或外套,而不是打掃車庫時穿的破舊襯衫。
  • 定時休息:就像在辦公室上班一樣,每小時主動休息一下可避免身心疲勞。可以多帶狗出去散步一次 (狗會很開心!)、把髒衣服丟進洗衣機裡,或是陪孩子們在外面玩一下 (孩子們也會很開心!)。
  • 伸展筋骨!每個小時都暫停視訊,稍微伸展一下。可以利用兩個通話之間的時間,去廚房轉一圈,或是使用袋棍球或按摩器按摩背部,避免痠痛。也可以利用虛擬視訊運動背景,在會議中完成幾組訓練動作,讓會議更有樂趣!
  • 告知忙碌與空閒時間:發佈日曆,讓其他人能看到您的日曆,快速瞭解哪些時間已有安排。您可以安排一段時間處理專案、為重要工作設定提醒,甚至是預留時間準備晚餐。需要專心處理專案時,也可將 Zoom Chat 狀態切換為忙碌。
  • 減少干擾:關上門能讓自己有點隱私,並與房外稍做隔離,在家工作時更需要這樣。即使只是掛個布簾來隔開工作空間,也可能有所幫助。也可考慮關閉不需要的標籤,並暫停通知,讓自己不會分分秒秒都想查看社交媒體。即便只是在一天中,設定一、兩個 10 分鐘的會議來查看動態,還是能休息一下,並讓自己有可期待的事物。
  • 避免讓自己陷入孤立及孤獨的狀態:許多人都需要與團隊保持聯繫,維持人際交流,因此每天舉行簡短的團隊概況會議和簽到都有所幫助。您甚至可以安排「小組午餐」,透過 Zoom 與同事一起共進午餐。您可以透過即時方式交談,或是停用音訊,私下與小組聊天或與單一對象進行一對一談話,利用任何方式協助自己開啟對話、保持聯繫,獲得所需的人際交流。

其他資源 

無論是在家辦公,還是打造數位體驗,都有很多很棒的最佳做法資源可助您一臂之力,以下是其中幾項資源:

開始在家辦公

別忘了,您團隊中的每一個人,極有可能都處於相同的處境。會議中有狗狗叫聲,或有人按電鈴,都是可以理解的。盡力準備好工作場所、適應新生活和工作環境,小事情不用特別在意。您表現的很好!

您可以透過免費的基本授權,馬上開始使用 Zoom,或是與 Zoom 產品專家洽談,瞭解如何開始在貴組織中採用 Zoom。

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