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Zoom Phone 如何協助幼稚園至高中學校克服電話三大挑戰

Zoom Phone 如何協助幼稚園至高中學校克服電話三大挑戰

雖然學校已採用數位方式進行教學和通訊,但電話對於幼稚園至高中的通訊仍具有重要地位。 當出現學生緊急問題或需要進行時間緊迫的談話時,教師、行政人員和家長更有可能拿起電話,而不是發送電子郵件。

然而,舊式的數位電話系統對於索拉諾縣教育辦公室 (SCOE) 產生很多問題,這一個位於加州的機構為索拉諾縣各學區提供教育服務、支援和計畫。 SCOE 的資訊服務和技術總監 Steven Ramos 和我們分享了為何轉換成如同 Zoom Phone 這樣的現代化雲端 VoIP 電話系統後,就可以解決他們在電話上的挑戰。

挑戰 1:『過時且不易維護』的電話系統

「我們舊的[on-premises]數位電話系統已經過時。」Ramos 表示, 「從技術角度來看,這個系統既老舊、花費龐大,又不易維護。 我們需要有網路工程師來安裝新的電話。」

除此以外,舊的電話系統也對使用者不友善。 「人們不清楚應如何轉移電話通話。 人們也不知道如何查看他們的語音留言,除非他們在辦公室裡。」Ramos 補充道。

『這不需用到大量的技術人員』

經過技術部門試用後,Ramos 的三人小組將 Zoom Phone 部署給 SCOE 總部和三所學校校園內的 250 名使用者。 「這不需用到大量的技術人員。」Ramos 表示, 「進展真的很順利。 現在我們不需要請工程師來操作我們的電話系統,這對學校來說是一個好消息。」

挑戰 2:『行動性是一個大問題』

當教師移到新教室,行政管理人員移到辦公室時,沒有一種簡便的方法可重新設定電話程式,從而讓職員保留他們現有的電話號碼。

「電話號碼並沒有跟著人走。」Ramos 表示, 「行動性是一個大問題。 當有人移到不同的地點時,我們就需要更改他們的電話號碼,重新印刷名片和通訊錄。」

『一個號碼走遍天下』

有了 Zoom Phone 後,只要一核發員工的電話號碼,那就是他們的電話號碼,不會再改變。」Ramos 表示。

這不僅解決了與名片和通訊錄相關的後勤問題,也讓 SCOE 員工在疫情期間遠距工作時可輕鬆地與彼此聯絡。

「我們不需記住大家在哪裡,也不用問應該要用哪一個號碼。撥號時只有一個號碼。」Ramos 表示, 「一個號碼走遍天下。 任何時候、任何地方、任何裝置,都是如此。」

挑戰 3:教育工作者沒有隱私權

當 SCOE 轉換成遠距教學後,教育工作者即無法再使用學校的電話來聯絡家長和學生。

「這對學校是一個大問題[during COVID]。」Ramos 表示, 「他們用什麼電話? 當他們不在校園時,他們必須從自己的手機撥打電話。 這也產生了責任歸屬問題。 您不見得希望學生和他們的家人都有老師的私人號碼。」

『工作號碼只用於工作』

「[Zoom Phone]讓員工在使用自己的手機處理政府事務時所產生的問題獲得了解決方法。」Ramos 表示, 「這對於學校和公家單位來說極其重要。 有了 Zoom Phone 後,工作號碼只用於工作。 那是您的辦公號碼、簡訊用號碼,也是您的手機號碼。」

SCOE 教職工依賴的更多 Zoom Phone 功能

根據 Ramos 的說法,以下 Zoom Phone 的功能對於在幫助教職工通訊以及遠端工作時特別有價值:

  • 通話佇列 —「我們為家長設定了一條支援線路,讓他們在一個通話佇列中可以對六個人依次響鈴,以確保他們可連絡上相關人員。 使用舊的電話系統則根本無法做到。」
  • 撥出來電者 ID —「不需透露自己的號碼給任何人。」
  • 簡訊傳訊 —「當老師使用他們自己的手機收發工作相關簡訊時,這有可能會讓他們全部的訊息也被找到。 我們告訴職員說,所有從學生和其家庭進出的傳訊都要透過 Zoom 頻道進行。」
  • 軟體電話—「我們只要有電話桌機 1/4 的數量就夠用了。 從電腦使用軟體電話來進行電話對話更合理。」
  • Zoom 通訊錄—「我不用特地翻閱通訊錄。 我只要拿起電話進入 Zoom 的通訊錄,輸入名稱後就可以聯絡了。」
  • 通話委派—「以前我們會需要一名網路工程師來為我們的數位電話系統編寫程式。 通話委派是那些深藏不露,但使用起來極為好用的功能之一。」
  • 升級為會議—「將電話通話轉為會議,這讓我可以分享畫面,這真的很了不起。」

觀看我們隨需的網路研討會,深入了解 Zoom Phone 如何透過增強的安全功能、運作效率和輕鬆使用的特色,來改善您的幼稚園至高中通訊。

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