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让会议变得更快乐、更高效的小窍门

让会议变得更快乐、更高效的小窍门

如果您感觉到自己的大部分时间被会议占据,那么您的情况并非个例。 会议科学家 Joseph Allen 博士称,疫情前管理者将 75% 的工作时间花费在准备、组织和参加会议上,但超过一半的会议效率低下。

会议如果目的明确、规划合理并有效进行,则会成为一种强大的工具,但很多会议效率不高或没有必要。 那么,我们为何要忍受糟糕的会议呢? 又该如何优化会议?

Allen 与来自罗技公司的 Nicole Baer 和 Philippe Depallens 一起在 Zoomtopia 2020 上回答了这些问题并提出了更多观点。 请观看“慎用会议的技巧”座谈会或下载我们的实用检查表,以改进您的组织的会议文化。

会议前准备

反问自己:“这次会议有必要吗?”

首先查看以下简单问题,评估是否需要开会:

  • 我的会议是否具有明确的目的/目标?
  • 协作和开放讨论对于实现我的目标是否必要?
  • 我是否需要讨论复杂或敏感信息?

如果您的回答均为“是”,会议可能是最合适的方式,否则请考虑是否可以用电子邮件、即时消息或简短的电话来代替。

削减参会者名单

邀请名单上的所有人是否都会在实现会议目标方面发挥积极作用? 如果目的是协作,请尝试设定为 5 到 7 人,否则有许多人参加,但真正有用的却寥寥无几。

制定和发送议程

议程有助于让对话聚焦主题并提高会议效率。 提前准备议程并将其发送给所有参会者,使他们能够围绕主题提前构思自己的想法,并快速了解最新的相关信息。

合理安排会议时长

尽量将会议控制在 45 分钟内,避免连续开会,让参会者有时间恢复精神。 如果您需要召开一小时以上的会议(例如规划座谈会),可考虑安排短暂的休息,让参会者得以放松和振作精神。

保持正确的思维

会议提醒弹出后,应停止当前的工作,花几分钟时间将心态调整为专注于会议。 喝一杯水、冥想、听音乐或四处走走,利用一切方式积蓄能量,让自己能够心无旁骛地参加会议。

会议技巧

从无关紧要的讨论开始

花一些时间进行个人交流,通常可以提高会议效率。 设定合适的基调,聊一下周末安排或询问下大家的近况,然后再进入正题。

积极推动会议进展

积极推动谈话进行,让每位参会者都有机会发言,从而使其能够全身心投入会议之中。 通过点名鼓励参会者积极参与。 频繁切换视图,从屏幕共享转移到画廊视图和视频聚焦等,也有助于吸引参会者的注意力。

做一个积极参与的参会者

避免同时开展多项工作或浏览其他内容,尽可能积极参与和互动。 通过使用会议反馈向发言人表明您正在聆听。 如果您不想打断别人,可以在会议聊天中分享评论。

遵守议程

当对话开始偏离主题时,请进行程序化沟通,重新专注于既定目标。 建议搁置不相关的讨论并在线下跟进,从而让会议回到正题。

专注于包容性

女性和有色人种可能会在工作场所遭遇无意识的偏见,虚拟会议可能会放大这种不平等。 请警惕发言人以及所谈论人群的身份,努力让所有人平等发表言论。

会议后跟进

发送会议要点和行动计划

利用会议录制转录笔记应用,将会议要点发送给所有相关方。 这让每个人不必整天开会也能了解相关信息。

提供其他贡献想法的机会

发送笔记或录音等相关资料时,应寻求更多反馈或意见。 这可以营造更具包容性的环境,让不想在会议中发言或不在现场的人有机会参与。

评估和取消不必要的会议

每次会后进行会议评估,以确保会议仍然符合预期目的,对于简短的站立式会议更需如此。 如果与预期目的不符,请缩短会议时长,减少会议频率或取消会议。

下载我们的“慎用会议检查表”

请查看我们的视频点播库,观看 Zoomtopia 2020 会议中更多关于教育、医疗保健、利用 Zoom 保持联系以及打造史诗级工作区等主题的精彩座谈会。

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