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视频会议礼仪:确保出色观众体验的 7 大诀窍

视频会议礼仪:确保出色观众体验的 7 大诀窍

有礼貌在我们的日常交往中必不可少,这在工作会议中显得比以往尤为重要。 良好的会议礼仪中有一些约定俗成的规则,例如准时、保持眼神交流、集中注意力等。如果将这些原则应用到视频会议中,将有利于提高业务环境的效率。 这也助于提升作为“优秀会议主持人”的个人声誉。

由于频繁出现延迟和中断,传统业务会议的效率通常极为低下。 诸如 Zoom 这样可靠且简单易用的视频会议平台,将有助于公众重拾对会议的良好印象,另外也有一些有效的方法可确保所有观众充分利用所分配的时间。

一些常识性的会议礼仪是众所周知的,包括避免在会议期间饮食、注意身体语言以及尊重交谈对象等。 下面介绍另外 7 大礼仪诀窍,这些诀窍有助于确保 Zoom 会议的专注性和有效性。 

1. 会议开始时一定要对每名参会者进行介绍。

与现场会议或社交活动一样,您首先会对两位素不相识的人员进行相互介绍,然后才会开始交谈。 这同样也适用于虚拟会议。 请务必在会议开始时介绍所有参会者,以营造舒适轻松的环境并促进互动。

2. 务必打造干净整洁、适合工作的背景。

您希望观众将注意力放在会议内容上,而不是杂乱的办公室或出彩的艺术品上。 使用干净整洁的背景,并摆放与工作环境相适宜的艺术品和装饰,能够减少对观众的干扰。 另外,会议场所应保持安静,减少背景噪声和人员走动。 如果不得不在杂乱或吵闹的地点开会,Zoom 的虚拟背景功能可以很方便地消除背景干扰。 

3. 交谈时注视摄像头而不是自己。

如果您在交谈时注视屏幕上的自己,那么其他人会觉得您的注意力在别的地方。 交流时直视摄像头,这会让观众感觉您在注视他们而不是别的地方,从而营造出人人都在参与和互动的交流氛围。 务必将网络摄像头和显示器放在与眼睛平齐的位置,这样您可以注视摄像头并促进与其他观众的眼神交流。 

4. 消除干扰并聚焦议程。

您的即时通讯软件的通知、电话铃声,以及电脑上正在运行的其他应用程序,都可能会造成干扰,让观众感到不受尊重和重视。 消除这些干扰将有助于让观众保持注意力并避免被打断。 

5. 留意您的音频和视频设置。

检查您的麦克风是否已解除静音且摄像头已开启,确保所有观众可以在您发言时听到和看到您。 如果您注意到会议中有人发言但其麦克风已静音,您可以通过在“管理参会者”选项卡中要求其解除静音,提醒他们已静音。 您还可以在 Zoom 会议设置中管理开始和加入会议的方式,包括开启视频、进入会议时静音等。

6. 仅邀请必要的参会者。

邀请不必参与会议或决策的同事,可能会影响会议的质量。 您可以通过 Zoom Chat 向其他相关人员发送一份会议摘要,从而限制观众人数并简化会议流程。 作为受邀人,请务必查看您所收到的任何会议邀请,确定是否确实需要参加。 如果不需要,请获取会议录制内容或摘要以了解所需的信息。 

7. 如果您是主持人,请最后再离开。

会议主持人的一般规则是:等所有其他人都离开会议后再挂断,这样观众能够以自己的节奏离开,并在断开前进行最后的沟通。 如果原来的主持人已先行退出,Zoom 将指定一位备选主持人,但可能会给人留下不好的印象。 主持人将所有其他人丢在会议中,就好像不管不顾地离开自己的派对一样。

使用良好的视频会议礼仪

您一定不希望自己安排的会议总是效率低下,并给其他人这种印象。 使用良好的视频会议礼仪,对于确保会议的专业性、效率和价值至关重要。

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