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不熟悉在家办公?这些技巧让您秒变“会议专家” 

不熟悉在家办公?这些技巧让您秒变“会议专家” 

随着新型冠状病毒在全球引发健康问题,许多企业现在都鼓励甚至要求员工在家办公,预计有数百万人的日常生活和工作方式受到影响。但并非每个人都习惯在家办公,要在一个通常不用于办公的场所进入工作模式是一种巨大的调整。

在家办公的好处是可以节省通勤时间,可以花更多时间陪伴家人,还可以完成更多家庭事务。但在家办公的挑战也会对您的精神状态和工作效率产生重大影响,包括孤独、缺乏人际联系还有更容易分心。我们可以助您一臂之力!

无论您的办公地点是空闲的卧室、咖啡馆、图书馆还是公寓的大厅,我们提供了一些技巧,可帮助您在任何地点完成设置,减少干扰,保持自信,并秒变“会议专家”。

下载正确的许可证和软件

第 1 步:创建一个 Zoom 账户 – 可以免费注册!我们提供专业版,但如果您只是需要一个进行视频会议的快速解决方案,免费版即可提供您所需要的全部功能和特性。无论使用哪个版本,注册一个 Zoom 账户都只需 30 秒左右。概括来说,主要区别如下:

  • Zoom 基础版:这是免费版本。非常适合一对一无限视频通话和群组通话(如果您是会议主持人,则有 40 分钟的时间限制)。您还可以获得使用 Zoom Chat 进行无限直接发送和团队发送消息的功能。
  • Zoom 专业版:定价为 $14.99/月,除了云录制外,您还可以获得所有基础版功能以及增强的会议管理员控件。 请比较计划和定价,选择最适合您的版本。 

第 2 步:在您的桌面和移动设备上下载 Zoom Meetings 软件。可点击此处访问我们的下载中心。之后,您只需登录,一切准备就绪!

我们来谈谈设置

您的笔记本电脑(Mac 或 PC)通常具有内置摄像头和音频,但如果使用高质量的摄像头和麦克风,您和其他参加会议的人都将感受到很大的不同。 

要在摄像头中呈现最好的自己,如果您愿意投资的话,我建议您购买 Logitech Brio 网络摄像头和一套 Airpods(或是 Plantronics Focus UCLogitech Zone 无线耳机)。即使是一副带麦克风的有线耳机也会带来很大改善。看看我做的这个测试。您可以看到我针对常见不同设置的快速音频和视频演示:


良好的照明也是至关重要的。尝试让附近的窗户照亮您的脸,或者使用一个小网络摄像头灯。 

Zoom 在家办公 - 照明对比

另外不要忘记网络连接。通常,家庭网络不如办公室网络稳定。这意味着当其他所有家庭成员在线看电影和玩游戏时,您可能会遇到带宽问题。不过请放心,Zoom 在效率方面已经过优化,在家里、咖啡馆和移动网络上都能正常使用。在带宽受到影响的情况下,Zoom 将优先传输您的音频而不是视频,以确保其他人可以听到您的声音。  

当您完全设置好软件、装置和互联网后,请访问 www.zoom.us/test 来测试您的音频和视频。您将加入一个快速测试会议,以帮助您确认通信设置全部就绪。

开始会议和协作!

以下是我的一些建议,可以使您的 Zoom 会议更加高效和完美。 

使用虚拟背景(图像或视频)隐藏混乱

上传一个美观的图片或视频可以帮助您隐藏杂乱的背景和其他视觉上的干扰,特别是,有人可能在空闲的卧室里办公,周围可能有一只狗走来走去,也可能偶尔在岳父母或公婆家的餐桌上办公。

虚拟背景

按住键盘上的空格键来暂时解除静音

我喜欢在大型会议中保持静音,以防我的狗叫或者有人按我的门铃。按住空格键解除静音来进行简短评论,这样可以更简单地管理音频。同样,所有 Zoom Meeting 计划都包含此功能。 

Zoom - 键盘静音

屏幕共享

使用 Zoom 可以轻松共享屏幕和协作。我们的平台还支持多人同时共享各自的屏幕。这非常适合需要高度协作的团队,例如工程师。

白板

Zoom 通过我们的白板功能支持实时协作!但是大多数没有触摸屏的设备都很难使用白板,可以考虑使用 iPad 加入会议,然后在 iPad 上使用共享/白板功能。 

集成您的日历

我使用的是 Gmail,我将介绍一下具体的工作流程,但如果您使用 Office 365 或 Exchange,可以在这里找到更多关于日历集成的内容

  1. 进入您的 Zoom 管理员门户并连接您的日历。(需要 1 分钟左右)
  2. 前往安装 Zoom for G-Suite 插件,这样就可以非常轻松地将 Zoom Meeting 链接添加到所有日历事件中。

这里有一段不到 1 分钟的视频,介绍了关于如何集成日历(Gmail 演示)

为共享内容添加注释

当您可以联合进行注释和编辑时,设计或文档编辑将变得十分简单。确保利用共同注释功能来简化协作。 

Zoom 共同注释

利用会议聊天来共享文件和资源

我使用会议聊天来共享可能会在会议中讨论的链接或资源。例如,团队成员可以共享 Google 文档、URL,或者只是快速评论(而不中断正在进行的对话)。 

Zoom - 会议聊天

启用“美颜”进行细微的视频增强

可通过 Zoom 设置启用此功能。有助于减少眼袋和轻微的皮肤斑点,使您看起来更精致。

Zoom - 美颜

保障您的会议体验

您的办公室装置可能已经设好安全首选项,但对于远程办公装置而言,可能需要进一步的保护。Zoom 具备大量出色的功能,可以保护您的会议以及提供隐私保护。利用 Zoom,您可以:

  • 锁定会议并要求使用密码加入
  • 启用等候室功能,当您准备好让用户加入时才允许他们加入/开始
  • 限制会议参会者仅包含具有相同域的验证用户
  • 如果会议内容敏感,请在音频和视频上启用水印
  • 屏幕共享限制为特定应用的内容,而不是整个桌面的内容,这样参会者就不会意外看到其他内容。

其他在家办公技巧

在办公室时,泡咖啡、接水或者面对面开会通常会将一天的时间分成不同的部分。在家办公时,保持类似的习惯也很重要。我们的主要建议是保留您的日常活动,就像在办公室办公一样。像往常一样在早上完成各种事情 – 刷牙、洗澡、吃早餐等等,这将帮助您适应改变,保持专注。 

以下是 Zoom 用户提供的其他一些在家办公技巧:

  • 着装:从头到脚穿好衣服。您应该穿一件通常去办公室工作时穿的衬衫或套装,而不是您在打扫车库时穿的破旧衬衫。
  • 定时休息:就像在办公室一样,每小时主动休息一次,从而避免倦怠。可以遛遛狗(您的狗会喜欢的!)、洗衣服,或者花 15 分钟和孩子们在户外玩耍(他们也会喜欢的!)。
  • 拉伸!停下您的视频,每小时稍微拉伸一下。在通话间隙拿着笔记本电脑绕着厨房转一圈,或者在背上使用曲棍球或按摩器来避免酸痛。也可以为会议增添一些乐趣,使用虚拟视频锻炼背景,在会议中完成几组健身动作!
  • 传达自己的忙闲情况:发布您的日历,这样其他人可以查看并快速了解您手头工作。您可以留出时间来处理项目,为重要的任务设置提醒,甚至可以预留晚餐时间。当您需要专心处理一个项目时,您还可以将 Zoom Chat 的状态切换为“忙碌”。
  • 排除干扰:关上门,给自己一些私人的独立空间,尤其是在家里。甚至挂一个窗帘来分隔您的空间也会有所帮助。您还可以关闭标签页并暂停通知,这样可以避免不断查看社交媒体。即使在一天中安排一到两次十分钟的会议来检查您的资讯,也可以让您休息一下,让自己有所期待。
  • 但要避免孤立和孤独:很多人需要与团队成员保持私人联系,所以团队每天进行简短的概况会议和签到将很有帮助。您甚至可以通过 Zoom 和同事们组织一次“集体午餐”。可以实时交谈或禁用音频,与小组或一对一私下交谈,您可以选择任意方式来展开对话和建立联系。

其他资源 

关于在家办公和打造数字体验的最佳实践,有很多优秀的资源可供参考。以下是其中一些资源:

开始在家办公

请记住,您团队中的每个人处境可能都一样。会议期间的狗叫或门铃声也没什么大不了。努力准备好您的工作空间,适应您的新习惯和工作安排,摆脱琐事的干扰。您做得很好!!

立即通过免费的基本许可证开始使用 Zoom,或与 Zoom 产品专家交谈,了解如何开始在您的组织中使用 Zoom。

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